Il pilota automatico dei giustificativi
Lei carica le sue ricevute e le fatture dei fornitori. Il pilota automatico le legge, propone la categoria e il conto, controlla gli importi e l’IVA, poi attende il suo consenso. Quando lei lo permette, contabilizza da solo i giustificativi sicuri.
Prima di iniziare
- La contabilità deve essere attiva: veda Attivare la contabilità.
- L’IA della sua azienda deve essere attivata: veda L’assistente IA. Senza di essa, To Bill legge solo il codice QR delle fatture: veda Giustificativi e lettura automatica.
- Sul suo telefono, l’app To Bill fotografa una ricevuta e la invia qui: veda Scansionare uno scontrino o una fattura con il telefono.
- Le sue categorie di spesa devono avere il loro conto: veda Le impostazioni contabili.
Caricare i giustificativi
Nel menu, apra Contabilità, poi Da convalidare.
Clicchi su Aggiungi giustificativi (1), oppure trascini i suoi file su Depositi qui scontrini e fatture dei fornitori. PDF o foto (JPEG, PNG, HEIC), fino a 20 alla volta, 10 MB ciascuno.
To Bill indica … giustificativo aggiunto: lettura in corso. Qualche secondo dopo, ogni giustificativo è letto.
In alto, tre contatori: i giustificativi Da convalidare, la quota di Registrazioni senza intervento su 30 giorni e la sua Soglia di confidenza. Le schede (2) separano i giustificativi Da convalidare, Registrati e Rifiutati.
Che cosa fa il pilota automatico
- Conserva il file così come l’ha caricato.
- Legge il codice QR di una QR-fattura, senza IA: fornitore, IBAN, riferimento, importo e scadenza. L’IBAN proviene sempre dal codice QR, mai dall’IA.
- L’IA legge il resto: fornitore, numero IDI, data, numero, valuta, totale, righe IVA e una breve descrizione. Per questa lettura, il giustificativo parte verso l’IA con tutto ciò che vi è stampato: veda Che cosa riceve l’IA.
- Controlla: un campo mancante, un’IVA che non corrisponde al totale, un’aliquota IVA che non era in vigore a quella data, un numero IDI non valido, una data futura, un possibile duplicato.
- Propone la categoria e il suo conto, a partire dalle sue decisioni passate per questo fornitore, da una regola bancaria o dall’IA. Indica la sua confidenza: Sicuro al … %.
Contabilizza da solo un giustificativo solo se tutte queste condizioni sono riunite: lei lo ha permesso, l’IA conferma ciò che dicono le sue decisioni passate o una regola bancaria, la confidenza raggiunge la sua soglia e nulla blocca. Il primo giustificativo di un nuovo fornitore attende quindi sempre il suo consenso.
Convalidare un giustificativo
- Nella scheda Da convalidare, verifichi la proposta di ogni riga: la categoria, il conto e il motivo.
- Clicchi su Accetta. Se manca un’informazione, il pulsante si chiama Completa: il giustificativo si apre affinché lei lo compili.
- Per un documento che non è un giustificativo, clicchi su Rifiuta.
Per vedere il dettaglio, clicchi sulla riga. La scheda mostra Il giustificativo, Cosa è stato letto con l’origine di ogni valore (QR, IA o Lei), la Proposta e, se il giustificativo è in attesa, Perché attende.
Un valore errato? Clicchi su Correggi, lo modifichi, poi clicchi su Registra con questi valori.
Accettare un giustificativo crea la spesa, con la sua IVA e il file allegato come giustificativo, poi la registrazione nel giornale. Una QR-fattura diventa una fattura del fornitore da pagare, con la sua scadenza: veda Le fatture dei fornitori da pagare.
Da tastiera
| Tasto | Azione |
|---|---|
| j / k | Riga successiva / precedente |
| o o Spazio | Aprire il giustificativo |
| Invio | Accettare |
| e | Correggere |
| x | Rifiutare |
| u | Annullare l’ultima azione |
Dopo ogni decisione, il messaggio che compare propone Annulla per qualche secondo.
Annullare un giustificativo contabilizzato
- Apra la scheda Registrati e trovi il giustificativo.
- Clicchi su Annulla. To Bill storna la registrazione, toglie la spesa e rimette il giustificativo in Da convalidare.
- Lo corregga, poi lo accetti di nuovo.
Può anche aprire il giustificativo e cliccare su Correggi: To Bill storna la vecchia registrazione, poi contabilizza i nuovi valori. In un periodo chiuso, lo storno viene rifiutato.
Il pilota automatico impara
Ogni giustificativo che accetta o corregge gli insegna la categoria di quel fornitore. Dopo una correzione, o una seconda conferma, propone una regola bancaria per quel fornitore: Per questo fornitore è proposta una regola bancaria: la trovate in Banca › Regole. Entra in vigore solo se la attiva. Veda Le regole bancarie.
Impostare il pilota automatico
In Impostazioni › IA, sezione Pilota automatico, oppure in Contabilità › Impostazioni:
- Contabilizzare da solo i giustificativi sicuri: se attivato, il pilota contabilizza i giustificativi sicuri; se disattivato, tutti i giustificativi attendono il suo consenso.
- Soglia di confidenza: dal 50 % al 99 %. Al di sotto, il giustificativo attende. Il 90 % è un buon punto di partenza.
Per impostazione predefinita, il pilota contabilizza da solo a partire dal 90 %. Per cambiare queste impostazioni occorre il diritto di gestire la contabilità.
Le righe bancarie
In Contabilità › Banca, l’IA propone anche una fattura aperta o un conto per le righe che nient’altro ha riconosciuto. Lo fa dopo ogni importazione di un estratto, oppure quando clicca su Proponi con l'IA. Le sue proposte portano la nota Suggerimento dell'IA e non vengono mai contabilizzate da sole: le accetta riga per riga. Veda Riconciliare i movimenti bancari.
Quando l’IA è disattivata
To Bill accetta sempre i suoi giustificativi e legge il codice QR delle QR-fatture. Propone ancora la categoria dei suoi fornitori noti, ma non contabilizza più nulla da solo. Lo indica un banner: L'IA è disattivata per la sua azienda. Nessun giustificativo viene inviato all’IA: i campi che il codice QR non fornisce restano da compilare.
Base legale
- Ogni registrazione è documentata da un giustificativo, cartaceo o elettronico: art. 957a cpv. 2 n. 2 e cpv. 3 CO. To Bill allega il file caricato alla spesa come giustificativo.
- I giustificativi si conservano per dieci anni: art. 958f cpv. 1 CO.