Filtrar, ordenar y guardar sus vistas
Cada lista de To Bill tiene la misma barra de herramientas: facturas, presupuestos, clientes, artículos, gastos, cobros, impagados, banco, diario, salarios, tiempo, usuarios, Drive… La aprende una vez y funciona en todas partes.
La barra de herramientas
- La búsqueda de la lista. Escriba un número, un nombre, un título o un importe: la lista se filtra mientras escribe. Intro aplica inmediatamente, Esc borra.
- Los filtros. Los más útiles están a la vista: para las facturas, Estado, Fecha, Importe IVA incl. y Cliente.
- Más filtros. Los demás filtros de la lista: para las facturas, Vencimiento, Pagada el, Moneda y Envío. Una marca señala un filtro ya configurado.
- Vistas. Listas filtradas ya preparadas, y las que usted ha guardado.
- Ordenar por. El orden de la lista.
Las pestañas encima de la barra (Todas, En espera, Enviadas, Pagadas…) son atajos del filtro Estado: muestran el número de documentos de cada estado.
Filtrar una lista
Haga clic en un filtro, por ejemplo Estado. Marque uno o varios valores: la lista se actualiza con cada clic. La cifra a la derecha de cada valor es el número de documentos afectados.
Combine tantos filtros como necesite. Cada filtro activo aparece bajo la barra en forma de etiqueta (1), por ejemplo Estado: Enviadas. Haga clic en la etiqueta para modificarla, en × para quitarla, o en Borrar todo (2) para volver a la lista completa. El número de resultados se muestra a la derecha.
Hay cuatro tipos de filtros:
| Filtro | Cómo funciona |
|---|---|
| Una lista de opciones (estado, categoría, tipo…) | Marque uno o varios valores. A partir de seis opciones, un campo Buscar… ayuda a encontrar la correcta. |
| Un período (fecha, vencimiento, pagada el…) | Elija Este mes, El mes pasado, Este trimestre, Este año o El año pasado, o un Período elegido con Del y Al, y haga clic en Aplicar. Algunas listas también proponen Esta semana, de lunes a domingo. |
| Un importe | Introduzca un Mínimo, un Máximo o ambos, al estilo suizo (1'250.50), y haga clic en Aplicar. La etiqueta muestra, por ejemplo, Desde 500.00. |
| Un cliente, una factura | Escriba algunas letras y elija en la lista. |
En cada filtro, Quitar lo elimina.
Una lista vacía
Si ningún documento coincide, la lista muestra Ningún resultado con estos filtros. Haga clic en Borrar los filtros para volver a ver toda la lista.
Ordenar
Haga clic en Ordenar por, elija el campo y después Ascendente o Descendente.
También puede hacer clic en el encabezado de una columna que lleva dos pequeñas flechas: un primer clic ordena según esa columna, un segundo invierte el orden. Solo ordena una columna a la vez.
Guardar una vista
Una vista es una lista filtrada y ordenada que recupera con un clic.
- Vistas listas: cada lista propone algunas. Para las facturas: Vencidas, Por enviar, Por cobrar y Pagadas este mes.
- Mis vistas: las que usted ha guardado.
Configure los filtros y el orden de la lista.
Haga clic en Vistas. En Guardar esta vista con un nombre (1), escriba un nombre, por ejemplo «Importes altos enviados», y haga clic en Guardar.
Para volver a usarla, abra Vistas y haga clic en su nombre. El botón muestra entonces Vista: seguido del nombre.
Para eliminarla, haga clic en el icono de la papelera junto a su nombre.
Un nombre tiene 40 caracteres como máximo. Una lista guarda hasta 12 vistas. Guardar una vista con un nombre que ya existe la sustituye.
Sus vistas se quedan en su navegador
Las vistas guardadas y los últimos filtros se guardan en este navegador, para usted y para esta empresa. No le siguen a otro ordenador, y sus colegas no los ven. Para compartir una lista filtrada, envíe su enlace.
Compartir una lista filtrada
La dirección de la página contiene sus filtros y su orden. Cópiela desde la barra de direcciones del navegador y envíela: su colega abre exactamente la misma lista, siempre que tenga acceso a los mismos datos. Por ejemplo:
/dashboard/invoices?status=sent&amountMin=500&sort=dueDate&order=ascEl botón Atrás del navegador anula el último filtro cambiado.
Lo que To Bill recuerda
Cuando vuelve a una lista, To Bill la abre tal como la dejó: búsqueda, filtros, orden y número de Filas por página. La página mostrada, en cambio, vuelve a la primera. Un enlace que contiene filtros siempre tiene prioridad sobre lo recordado.
Algunas listas se abren ya filtradas: el banco en los movimientos por tratar, el diario en el ejercicio en curso, el inmovilizado en el que está en uso. Si quita ese filtro, To Bill lo recuerda.
En un teléfono
La barra se reduce a la búsqueda y al botón Filtros, con el número de filtros activos. Abre Filtros y orden: las vistas, el orden y todos los filtros. Cada elección se aplica enseguida; Ver 7 facturas cierra el panel, Borrar todo lo quita todo.
Actuar sobre varios documentos
Marque líneas de la lista, o la casilla del encabezado para toda la página: aparece una barra bajo las líneas, con el número de documentos marcados, por ejemplo «2 seleccionadas», y las acciones agrupadas. Permanece visible mientras se desplaza por la lista; Borrar selección lo desmarca todo y la hace desaparecer.
| Lista | Acciones agrupadas |
|---|---|
| Facturas | Enviar (por correo electrónico o por correo postal), Cambiar estado, Enviar un recordatorio, Eliminar |
| Presupuestos | Enviar (por correo electrónico), Cambiar estado, Eliminar |
| Clientes, artículos, gastos, cobros, usuarios, invitaciones | Eliminar |
Los filtros de cada lista
| Lista | Busca en | Filtros | Vistas listas |
|---|---|---|---|
| Facturas | N.º, cliente, título, importe | Estado, Fecha, Importe IVA incl., Cliente, Vencimiento, Pagada el, Moneda, Envío | Vencidas, Por enviar, Por cobrar, Pagadas este mes |
| Notas de crédito | N.º, cliente, factura vinculada | Estado, Fecha, Importe IVA incl., Cliente, Moneda | Este mes, Borradores |
| Presupuestos | N.º, cliente, título, importe | Estado, Fecha, Importe IVA incl., Cliente, Válido hasta, Moneda | Esperando respuesta, Vencen este mes, Aceptados |
| Facturas recurrentes | Título, cliente, importe | Estado, Frecuencia, Próxima factura, Cliente, Importe IVA incl., Moneda | Por facturar este mes, En pausa |
| Clientes | Nombre, e-mail, localidad, código postal, contacto | Tipo, Localidad, Facturas impagadas, Añadido el | Con facturas impagadas, Nuevos este año |
| Artículos | Nombre, código, descripción | Tipo, Precio, Tipo de IVA, Unidad, Moneda | Servicios, Productos, Sin IVA |
| Gastos | Proveedor, concepto, importe | Proveedor, Categoría, Fecha, Importe IVA incl., Pago, Justificante, Moneda | Sin justificante, Este mes, Por pagar |
| Cobros | Factura, cliente, importe | Fecha, Cliente, Importe, Medio de pago, Factura, Tipo | Este mes, El mes pasado, Pagos parciales |
| Por pagar | Proveedor, n.º de factura | Proveedor, Vencimiento, Retraso, Dirección del proveedor, Estado, Importe, Moneda | Vencidas, Vencen esta semana, Dirección por completar |
| Impagados | Cliente o proveedor, n.º de factura | Cliente o Proveedor, Retraso, Importe, Vencimiento | Vencidos, Más de 90 días, Vencen este mes |
| Banco | Nombre, concepto, importe | Contraparte, Importe, Fecha, Tipo de movimiento, Estado | Por tratar, Entradas de este mes, Salidas de este mes |
| Diario | N.º, concepto, importe | Ejercicio, Cuenta, Período, Origen, Importe, Justificante | Sin justificante, Asientos manuales, Este mes |
| Inmovilizado | Nombre, inventario, cuenta | Estado, Categoría, Fecha de adquisición, Valor de compra | En uso, Vendidos o dados de baja, Adquiridos este año |
| Asientos recurrentes | Nombre, cuenta, importe | Estado, Frecuencia, Próximo asiento, Importe | Vencidos, Por contabilizar este mes, En pausa |
| Por validar | Proveedor, n.º de documento | Proveedor, Importe, Fiabilidad, Recibido el | Fiabilidad baja, Recibidos este mes |
| Períodos de IVA | Período, año | Año, Estado | Por declarar, Declarados |
| Tiempo | Descripción, proyecto, cliente | Facturación, Proyecto, Fecha, Persona, Duración, Cliente | Por facturar, Este mes, Mis registros |
| Proyectos | Nombre, código, cliente | Estado, Cliente y, según sus permisos, Presupuesto, Por facturar, Parte facturada | Activos y, según sus permisos, Por facturar, Presupuesto superado |
| Empleados | Nombre, n.º de empleado, localidad | Estado, Cantón, Retribución, Porcentaje de ocupación, Fecha de alta, Fecha de baja, Por completar | En servicio, Por completar, Pagados por hora, Bajas de este año |
| Nóminas | Mes | Mes, Estado, Bruto, Pagado | Borradores, Este año, El año pasado |
| Usuarios | Nombre, correo, rol | Rol, Última actividad, Acceso | Activos este mes, Administradores |
| Invitaciones | Correo, rol | Estado, Rol | Caducadas, Pendientes |
| Registro de actividad | N.º de documento, cliente | Tipo, Persona, Fecha | Mis acciones, Este mes, Facturas y presupuestos |
| Drive | Nombre del archivo o de la carpeta | Tipo, Modificado el, Tamaño | PDF, Imágenes, Modificados este mes |
Para buscar en toda la empresa a la vez, use mejor la búsqueda (⌘K o Ctrl+K).