Pagare i salari con un file di pagamento

Una volta finalizzata la paga, To Bill crea un file di pagamento nel formato svizzero (pain.001): un bonifico per dipendente, verso l’IBAN della sua scheda. Lei lo carica nel suo e-banking e lo firma: tutti i salari partono in una volta.

Prima di iniziare

• La paga del mese è Finalizzata. Veda Fare la paga del mese.
• Ogni dipendente da pagare ha un IBAN per il salario (non un QR-IBAN) e un indirizzo con almeno la Località e il Paese. Veda Aggiungere e gestire i suoi dipendenti.
• La sua banca accetta i file pain.001 nel suo e-banking. È il caso delle banche svizzere.

Creare il file

1. Apra Salari, poi la paga finalizzata del mese.

2. Clicchi su File di pagamento, in alto a destra.

3. Conto da addebitare (1): scelga il conto dell’azienda che paga i salari. L’elenco riprende i suoi conti bancari e l’IBAN della sua QR-fattura. Per un altro conto, scelga Altro IBAN… e lo inserisca: un IBAN svizzero, non un QR-IBAN.

4. Data di esecuzione (2): il giorno in cui la banca deve pagare. Al più presto oggi.

   

5. Verifichi il numero di salari e il totale, poi clicchi su Scarica il file.

6. Nel suo e-banking, apra l’importazione dei file di pagamento, carichi il file, verifichi i pagamenti e li firmi.

I file creati sono elencati nella paga, sotto File di pagamento, con la loro data di esecuzione, il loro totale e l’ora di creazione. Ogni creazione viene iscritta nel registro degli accessi.

Un solo file al mese

Se per questa paga è già stato creato un file, la finestra lo indica in rosso: Un file di pagamento è già stato creato il … (… pagamenti): caricatene uno solo, altrimenti i salari sono pagati due volte. Carichi un secondo file solo se il primo non è mai stato trasmesso alla banca.

Le schede da completare

Prima di creare il file, To Bill verifica ogni dipendente da pagare. Se manca qualcosa, la finestra mostra Completi la scheda di questo dipendente prima di creare il file, con ciò che manca: località, paese o IBAN.

1. Clicchi su Completa accanto al dipendente. La sua scheda si apre in una nuova scheda del browser.
2. Completi l’indirizzo o l’IBAN, poi clicchi su Salva.
3. Torni alla scheda della paga: l’elenco si aggiorna. Il pulsante Scarica il file diventa attivo quando non manca più nulla.

Se a essere incompleto è l’indirizzo della sua azienda, To Bill glielo segnala ma crea comunque il file: la sua banca usa l’indirizzo che conosce. Lo completi in Impostazioni › Azienda.

Rimborsare le spese anticipate da un dipendente

Una spesa che un dipendente ha pagato di tasca propria per l’azienda gli è dovuta. La registri in Spese con Pagato con › Un collaboratore (nota spese), poi scelga chi l’ha anticipata in Anticipato da: veda Registrare una spesa. Compare allora in Salari › Da rimborsare, fino al rimborso.

1. Apra Salari › Da rimborsare. Le spese sono raggruppate per dipendente (1), con il totale dovuto.
2. Spunti le spese da rimborsare.
3. Scelga come (2):
   • Con la prossima paga: la paga successiva del dipendente aggiunge una riga Rimborso spese anticipate all’importo versato, fuori dal salario (né AVS né certificato di salario);
   • Con un bonifico: scelga il Conto da addebitare e la Data di esecuzione, poi clicchi su Crea il file. To Bill crea un file di pagamento pain.001 verso l’IBAN del dipendente, da caricare nel suo e-banking.

I rimborsi previsti figurano sotto Previsti con una paga (Annullare li toglie finché la paga non è finalizzata); quelli fatti, sotto Rimborsati, con la loro paga o il loro file. Una spesa senza dipendente indicato attende sotto Collaboratore da precisare: scelga chi l’ha anticipata con Anticipato da…. Il bonifico richiede un IBAN nella scheda del dipendente.

In contabilità

La spesa è stata contabilizzata quando l’ha registrata, a credito del conto dei dipendenti. Il rimborso salda questo conto, con la paga o con la registrazione del bonifico: il costo non è mai contato due volte.

Salari confidenziali

Il file porta il motivo SALA (salari) e chiede alla banca un addebito unico. Con l’avviso collettivo della sua banca, il suo estratto mostra un solo importo per tutti i salari, senza il dettaglio per dipendente. Chieda alla sua banca se l’avviso collettivo è attivato per il suo conto.

Dopo il pagamento

• Contabilità tenuta in To Bill: la registrazione dei salari della paga ha già portato i salari netti in avere del suo conto bancario, alla data di pagamento. Quando l’addebito dei salari compare nel suo estratto, in Contabilità › Banca, scelga Ignora con il motivo Già registrata in altro modo. Non lo registri con il modello Salari: il costo verrebbe contato due volte.
• Contabilità tenuta altrove: trasmetta al suo fiduciario i conteggi salariali e l’estratto.

Base legale

• Il datore di lavoro rimborsa al lavoratore tutte le spese causate dall’esecuzione del lavoro, insieme al salario, salvo che sia convenuto o d’uso un termine più breve: art. 327a cpv. 1 e 327c cpv. 1 CO. Queste spese non fanno parte del salario determinante AVS: art. 9 cpv. 1 OAVS.
• Il file segue gli Swiss Payment Standards di SIX, nel formato pain.001.001.09, con il motivo SALA a livello del pagamento: SIX, Swiss Payment Standards (pagina in inglese).
• Dal 14 novembre 2026 le banche svizzere rifiutano un bonifico senza la località e il paese di ciascuna parte: SIX, indirizzi strutturati (PDF in inglese). To Bill blocca il file finché l’indirizzo di un dipendente è incompleto. Le stesse regole valgono per i suoi fornitori: veda Pagare con un file di pagamento (pain.001).