Registrare una spesa
Uno scontrino, la fattura di un fornitore, una nota spese: ogni acquisto dell’azienda diventa una spesa in To Bill, con il suo giustificativo. Se la sua contabilità è tenuta in To Bill, la spesa vi viene registrata da sola.
Prima di iniziare
- Le serve il diritto di creare spese. Gli amministratori lo hanno; un utente con un ruolo limitato può vedere solo la lista.
- Tenga a portata di mano il giustificativo: un PDF, oppure una foto nitida in JPG o PNG, al massimo 10 MB. È obbligatorio per una nuova spesa.
- Una fattura del fornitore che pagherà più tardi si registra allo stesso modo. Veda Pagare le fatture dei fornitori.
La lista delle spese
Nel menu, clicchi su Spese. Le spese sono ordinate dalla più recente alla più vecchia.
- Aggiungi crea una nuova spesa. Il pulsante Da pagare, accanto, apre le fatture dei fornitori ancora da saldare.
- Le schede filtrano le spese: Tutte, Pagate (pagate o già saldate) e Da pagare (non ancora pagate, oppure ordinate alla banca).
La colonna Pagamento indica a che punto è ogni spesa: Pagata con la data, Da pagare con la scadenza (in rosso se è superata), oppure Ordinata quando un file di pagamento è partito verso la banca.
Per ritrovare una spesa, digiti un fornitore, una descrizione o un importo nella ricerca, oppure filtri per Fornitore, Categoria, Data o Importo IVA incl.. Veda Filtri e viste.
Creare una spesa
Clicchi su Aggiungi. Si apre la pagina Nuova spesa.
Trascini il giustificativo in Caricamento della ricevuta (1), oppure clicchi nel riquadro per sceglierlo. L’anteprima compare a destra.
Il modulo della spesa compare sotto il riquadro e To Bill legge il documento. Se si tratta di una QR-fattura, il fornitore, l’importo, l’IBAN, il riferimento e la scadenza vengono compilati a partire dal codice QR. Se l’assistente IA è attivato, legge anche gli scontrini e le fatture senza codice QR. Veda Giustificativi e lettura automatica.
Informazioni di base. Verifichi o completi il Fornitore, la Categoria, la Descrizione, la Data del giustificativo e la Valuta.
Informazioni sull'importo. Inserisca l’Importo al netto delle tasse. L’Importo IVA inclusa si calcola da solo.
- Una sola IVA: inserisca il suo importo in Totale IVA.
- Più aliquote sullo stesso scontrino, per esempio 8,1 % e 2,6 %: clicchi su Aggiungi un dettaglio IVA, poi compili una riga per aliquota, con la sua Aliquota IVA (%), la sua Base al netto e il suo Importo IVA.
Pagamento. In Pagato con, indichi come è stata pagata la spesa (veda la tabella qui sotto).
Clicchi su Salva, in alto a destra. To Bill torna alla lista e conferma: La spesa è stata creata con successo.
I campi contrassegnati da un asterisco sono obbligatori, così come la Categoria e la Valuta. Finché manca qualcosa, Salva resta disattivato.
Che cosa scegliere in «Pagato con»?
| Pagato con | Quando sceglierlo |
|---|---|
| Non ancora pagata – da pagare | Una fattura del fornitore da pagare più tardi. Finisce nella lista Da pagare. |
| Conto bancario dell’azienda | Pagata con un bonifico, con la carta di debito o con un addebito sul conto dell’azienda. Se ha più conti, scelga quale in Dal conto bancario. |
| Cassa (contanti) | Pagata in contanti, con il denaro della cassa. |
| Carta di credito aziendale | Pagata con la carta di credito dell’azienda, saldata più tardi in una volta sola. |
| Il titolare, di tasca propria | Il titolare o un socio ha anticipato il denaro. |
| Un collaboratore (nota spese) | Un dipendente ha anticipato il denaro; l’azienda glielo deve. |
| Altro mezzo | Un altro caso. Il pagamento non viene contabilizzato da solo: lo registra il suo fiduciario nel giornale. |
| Non è una fattura da pagare (già saldata) | La scelta predefinita. Nulla viene seguito come debito da pagare. |
Tranne che per Non ancora pagata – da pagare, indichi la data del pagamento in Pagata il.
Una nota spese: chi ha anticipato il denaro?
Con Un collaboratore (nota spese), se i suoi salari sono in To Bill, scelga il dipendente in Anticipato da (1).
La spesa gli è dovuta: compare in Salari › Da rimborsare, da dove la rimborsa con la sua prossima paga o con un bonifico. Veda Rimborsare le spese anticipate da un dipendente. Una spesa già rimborsata (o di cui il rimborso è previsto) non cambia più mezzo di pagamento.
Pagata dal conto bancario
Scelga Conto bancario dell’azienda invece di Non è una fattura da pagare (già saldata) quando il denaro è uscito dal conto: il pagamento viene allora registrato e la riga del suo estratto bancario vi si collega da sola, senza essere contata due volte. Veda Riconciliare i pagamenti.
Una prestazione di un fornitore all’estero
Un software online fatturato dall’Irlanda, un grafico in Francia: attivi Prestazione di un fornitore all'estero, poi indichi il Paese del fornitore e l’Aliquota della prestazione. To Bill dichiara allora l’imposta sull’acquisto nel suo rendiconto IVA. Veda L’imposta sull’acquisto.
Vedere, modificare o eliminare una spesa
Nella lista, clicchi su una riga. La pagina della spesa mostra il giustificativo a sinistra e il riepilogo a destra: importi al netto e IVA inclusa, IVA per aliquota, fornitore, data, categoria e descrizione.
- Modifica (1) apre lo stesso modulo. Cambi ciò che serve, poi clicchi su Salva. Per sostituire il giustificativo, trascini il nuovo file nel riquadro.
- Per eliminare una spesa, torni alla lista, apra il menu … della sua riga, poi scelga Elimina. Può anche spuntare più spese e cliccare su Elimina sopra la tabella.
Una spesa già contabilizzata
Se la contabilità è attiva, modificare o eliminare una spesa non la cancella dai suoi libri: To Bill registra una contropartita (storno) e conserva il giustificativo. Se lo storno viene rifiutato, per esempio perché l’esercizio è chiuso, la spesa non viene eliminata. Un pagamento già contabilizzato non si modifica più: storni prima la sua registrazione nel giornale.
Che cosa registra la contabilità
Se la sua contabilità è tenuta in To Bill, ogni spesa viene contabilizzata alla data del suo giustificativo, senza che debba fare altro:
| Registrazione | Dare | Avere |
|---|---|---|
| La spesa | il conto di costo della sua categoria, l’importo al netto, e l’imposta precedente (1170 o 1171) | 2000 Creditori, l’importo IVA inclusa |
| Il suo pagamento, alla data Pagata il | 2000 Creditori | il conto scelto in Pagato con |
Se l’azienda non è assoggettata all’IVA, o se allestisce il rendiconto con il metodo dell’aliquota saldo, non c’è imposta precedente: tutto l’importo IVA inclusa va a costo.
Il conto accreditato dal pagamento dipende da Pagato con: il conto contabile del conto bancario (1020 per impostazione predefinita), la cassa 1000, la carta 2211, un collaboratore 2212, il titolare 2850 in una ditta individuale, 2820 in una società di persone o 2213 in una società di capitali. I conti 2211, 2212 e 2213 vengono creati al loro primo utilizzo.
Ogni categoria di spesa è collegata a un conto di costo, per esempio Affitto e utenze al 6000. Per cambiare questo collegamento, apra Contabilità › Impostazioni, scheda Spese: categoria → conto. Veda Le impostazioni contabili.
Le categorie
Alla sua creazione, ogni azienda riceve una lista di categorie: Pasti e intrattenimento, Trasporto, Forniture per ufficio, Affitto e utenze, Telecomunicazioni e altre venti. La lista non si modifica dalla schermata delle spese.
Base legale
- Ogni registrazione contabile è documentata da un giustificativo. Un giustificativo può essere cartaceo o in forma elettronica: art. 957a cpv. 2 n. 2 e cpv. 3 CO.
- Un’azienda assoggettata deduce l’IVA che le è stata fatturata (imposta precedente) nell’ambito della sua attività: art. 28 cpv. 1 LIVA. La fattura deve indicare in particolare il fornitore e il suo numero IVA, la prestazione, l’importo e l’aliquota IVA: art. 26 cpv. 2 LIVA. Uno scontrino fino a CHF 400 non ha bisogno del nome dell’acquirente: art. 57 OIVA.
- Con il rendiconto secondo le controprestazioni convenute, la deduzione è possibile dal ricevimento della fattura; con le controprestazioni ricevute, al momento del pagamento: art. 40 LIVA.