Fatturare automaticamente ogni mese
Una fattura ricorrente è un modello con un calendario: un contratto di manutenzione, un abbonamento, un affitto. A ogni data prevista, To Bill crea la fattura e la invia per e-mail al cliente.
Creare una fattura ricorrente
Apra Fatture, poi clicchi su Ricorrenti, in alto nella pagina.
Clicchi su Aggiungi. Si apre l’editor Nuova fattura ricorrente: la stessa pagina di una fattura, con Frequenza e durata al posto delle date.
Cliente. Scelga il cliente. Poi, in Frequenza e durata, il Titolo della fattura e la Valuta.
Periodo di fatturazione (1): Settimanale, ogni 2 o 4 settimane, Mensile, Trimestrale, Annuale, oppure Personalizzato (ogni N settimane o mesi).
Data di inizio: la data della prima fattura.
Durata (2): Senza fine, N. di rate (il numero totale di fatture, per esempio 12) o Data di fine (la data dell’ultima fattura).
Verifichi il Calendario di fatturazione (3): le prossime date di emissione.
Righe e Opzioni (Sconti e spese, note): come per una fattura ordinaria. Ogni fattura riprenderà queste righe e questo importo; il Totale è quello di ogni fattura generata.
Clicchi su Attiva, in alto a destra.
Una fattura ricorrente non si salva da sola, a differenza di una fattura: viene salvata quando clicca su Attiva, perché fattura appena esiste. ⌘ S / Ctrl S lo ricorda. Non viene ancora emessa nessuna fattura: To Bill registra il modello e il suo calendario. La prima fattura parte alla data di inizio.
Creare una fattura ricorrente richiede il diritto Fatture · Creare; modificarla, Fatture · Modificare.
Niente rate
Una fattura ricorrente si paga in una volta sola: il suo editor non ha l’opzione Pagamento in più volte. Per suddividere un importo elevato, usi una fattura ordinaria con delle rate.
Che cosa succede a ogni data
Ogni notte, To Bill emette le fatture la cui data è arrivata:
- la fattura porta la data del giorno in cui è emessa, con il numero successivo delle sue fatture;
- la sua scadenza segue il termine di pagamento del cliente;
- parte per e-mail all’indirizzo del cliente, con la sua QR-fattura, e passa allo stato Inviata;
- se il cliente non ha un’e-mail, resta In attesa nell’elenco delle fatture: la invii lei stesso.
Le fatture emesse sono fatture ordinarie: si seguono, si sollecitano e si incassano come le altre.
La pagina di una fattura ricorrente
In Fatture › Ricorrenti, clicchi sull’icona a forma di occhio di una riga.
- Lo stato: Attiva, In pausa o Terminata.
- Pausa ferma l’emissione; Riattiva la riprende.
- Lo scadenzario elenca le prossime date. Fatture emesse elenca le fatture già create, con il loro stato.
Il riepilogo indica l’Importo per fattura, la Prossima fattura, il Periodo di fatturazione, la Data di inizio e la Fine. A destra, Anteprima della prossima fattura mostra il PDF in arrivo.
Modificare, mettere in pausa, eliminare
- Modifica cambia il contenuto delle prossime fatture: cliente, titolo, righe, IVA, note. Il calendario invece non cambia. Per un’altra frequenza, crei una nuova fattura ricorrente ed elimini quella vecchia. Le modifiche vengono salvate quando clicca su Salva (oppure ⌘ S / Ctrl S); fino ad allora la barra in alto indica Modifiche non salvate, e lasciare l’editor chiede Uscire senza salvare?.
- Pausa: durante la pausa non viene emessa nessuna fattura. Alla riattivazione, To Bill riprende dalla prossima data del calendario originale; le date passate durante la pausa non vengono fatturate.
- Elimina (… › Elimina) cancella il modello. Le fatture già emesse restano.
Le pause automatiche
To Bill mette in pausa una fattura ricorrente, senza emettere nulla, quando:
- In pausa: aliquota IVA da correggere: un’aliquota IVA delle sue righe non si applica più. Clicchi su Correggi l'aliquota, modifichi la riga, poi la riattivi.
- Quota raggiunta: il suo abbonamento non permette più di emettere fatture questo mese.
- il suo abbonamento non è più attivo.
Base legale
Ogni fattura emessa è una fattura completa: deve indicare la data o il periodo della prestazione quando differisce dalla data della fattura, art. 26 cpv. 2 lett. c LIVA. Il titolo e le note si ripetono su ogni fattura: formuli il periodo in modo generale, per esempio «Manutenzione del mese della fattura».