Pagare le fatture dei fornitori
La pagina Da pagare riunisce le fatture dei suoi fornitori non ancora pagate, la più urgente per prima. Le paga dal suo e-banking, con un file di pagamento preparato da To Bill, poi le segna come pagate.
Aprire la lista
Nel menu, sotto Acquisti, apra Da pagare. Ci porta anche il pulsante Da pagare della pagina Spese.
- In alto, Totale da pagare, In ritardo e In scadenza entro 7 giorni riassumono ciò che la attende, per valuta.
- Ogni riga mostra il fornitore, il numero della sua fattura, la Scadenza (in rosso con il numero di giorni di ritardo se è superata), IBAN e riferimento, lo stato del Pagamento e l’Importo.
- La scheda Pagate, in alto a destra, elenca le fatture saldate, con la data di pagamento.
Clicchi su una riga per aprire la fattura e modificarla.
Aggiungere una fattura del fornitore
Clicchi su Aggiungi fattura fornitore (1). Si apre la pagina Nuova spesa.
Carichi la fattura. Se porta una QR-fattura, il fornitore, l’IBAN, il riferimento, l’importo e spesso la scadenza vengono compilati da soli. Veda Giustificativi e lettura automatica.
Completi la categoria e l’IVA come per qualsiasi spesa. Veda Registrare una spesa.
Nella sezione Pagamento, lasci Non ancora pagata – da pagare in Pagato con, poi verifichi le informazioni di pagamento.
Clicchi su Salva. La fattura compare in Da pagare.
Senza QR-fattura, compili lei stesso:
| Campo | Che cosa inserire |
|---|---|
| IBAN del fornitore | L’IBAN indicato sulla fattura. |
| Scadenza | La data entro la quale la fattura deve essere pagata. |
| Riferimento | Riferimento QR (27 cifre) se l’IBAN è un QR-IBAN, Riferimento creditore (RF…) se la fattura ne indica uno, altrimenti Senza riferimento (messaggio). |
| Riferimento di pagamento o Messaggio al fornitore | Il riferimento ricopiato dalla fattura, oppure un messaggio di al massimo 140 caratteri, per esempio il numero della fattura. |
| N. fattura del fornitore, N. IVA del fornitore | Per ritrovare la fattura e giustificare l’IVA dedotta. |
| Indirizzo del fornitore | Almeno la Località e il Paese: senza di essi, la fattura non può essere pagata con un file di pagamento. |
Un QR-IBAN richiede un riferimento QR
Un IBAN il cui numero di banca è compreso tra 30000 e 31999 è un QR-IBAN. Accetta solo i pagamenti con il riferimento QR di 27 cifre della fattura. To Bill glielo segnala: Questo IBAN è un QR-IBAN: scegliete “Riferimento QR”.
Gli stati
| Stato | Che cosa significa |
|---|---|
| Da pagare | La fattura attende di essere pagata. |
| Ordinata | Si trova in un file di pagamento inviato alla banca, con la sua data di esecuzione. |
| Pagata | È saldata, alla data indicata. |
| Incompleta (2) | Manca qualcosa per pagarla tramite file. Passi con il mouse sullo stato per vedere che cosa. |
Una fattura è Incompleta per uno di questi motivi:
- Manca l'IBAN del fornitore.
- Solo CHF ed EUR si pagano tramite file.
- Manca l'importo. o Manca il nome del fornitore.
- Un QR-IBAN richiede il suo riferimento QR di 27 cifre.
- Un IBAN estero si paga solo in EUR (SEPA).
- Nell'indirizzo del fornitore manca la località o il paese.
Apra la fattura, completi ciò che manca, poi salvi.
Pagare le fatture
Due modi di pagare:
- Con un file di pagamento. Spunti le fatture, clicchi su File di pagamento (pain.001), poi importi il file nel suo e-banking. Le fatture passano a Ordinata. Veda Pagare con un file di pagamento.
- Direttamente nel suo e-banking, per esempio scansionando la QR-fattura con l’app della sua banca. Segni poi la fattura come pagata in To Bill.
Segnare le fatture come pagate
Spunti le fatture pagate.
Nella barra in fondo allo schermo, clicchi su Segna come pagate.
Indichi la data in Pagata il e il mezzo di pagamento in Pagato con. Se il denaro è partito da un conto bancario, scelga quale in Dal conto bancario.
Clicchi su Segna come pagate. Le fatture passano nella scheda Pagate.
Se la sua contabilità è tenuta in To Bill, il pagamento vi viene registrato allo stesso tempo: il debito verso il fornitore (2000 Creditori) è saldato dal conto scelto, per esempio 1020 per la banca. Lo conferma il messaggio Il pagamento è contabilizzato (2000 → banca).
Quando arriva l’estratto bancario
Il pagamento compare anche sul suo estratto. Quando lo importa, To Bill riconosce la fattura grazie al riferimento di pagamento e la propone in Contabilità › Banca. Se ha già segnato la fattura come pagata, la riga dell’estratto si collega a questo pagamento: non viene contato due volte. Veda Riconciliare i pagamenti.
Nell’altro senso, una fattura riconciliata dalla banca resta Da pagare o Ordinata in questa lista: la segni come pagata. To Bill vede che il suo pagamento è già contabilizzato e non lo registra una seconda volta.
Rimettere una fattura da pagare
Una fattura ordinata per errore, o segnata come pagata troppo presto: la spunti, poi clicchi su Rimetti da pagare. Se il suo pagamento è già contabilizzato o riconciliato con una riga dell’estratto, To Bill rifiuta: annulli prima la riconciliazione in Contabilità › Banca, oppure storni la registrazione nel giornale.
Un file già inviato
Rimettere da pagare una fattura Ordinata non annulla l’ordine alla banca. Se il file è già importato nel suo e-banking, elimini anche il pagamento lì, altrimenti il fornitore verrà pagato.
Base legale
- I debiti verso i fornitori fanno parte della contabilità dei creditori, un libro ausiliario che l’azienda deve tenere secondo le sue dimensioni: art. 1 cpv. 3 Olc.
- Con il rendiconto IVA secondo le controprestazioni convenute, l’imposta precedente si deduce dal ricevimento della fattura; con le controprestazioni ricevute, al pagamento: art. 40 cpv. 1 e 2 LIVA.
- La QR-fattura e i suoi riferimenti seguono la norma di SIX: Swiss Payment Standards, QR-bill (pagina in francese: SIX non la pubblica in italiano).