Regole e automatismi della banca
L’abbonamento del telefono, l’affitto, le spese di tenuta del conto tornano ogni mese sull’estratto conto. Una regola li riconosce e li registra per Lei. A ogni importazione, To Bill fa anche da solo ciò che è sicuro: i pagamenti QR esatti, le spese bancarie, le restituzioni di pagamenti. Tutto ciò che fa da solo viene annotato e si annulla con un clic.
Prima di iniziare
Per creare una regola o cambiare un’impostazione serve il diritto di gestire la contabilità. Le regole si applicano alle righe degli estratti importati. Veda Importare un estratto conto.
Le regole
In Contabilità › Banca, apra la scheda Regole.
Ogni regola mostra ciò che riconosce, il conto su cui registra, quante volte è stata applicata, il suo stato (Attiva o In pausa) e la sua modalità: Automatica o Solo proposta.
Creare una regola
Clicchi su Nuova regola (1).
Sotto Quando una riga dell’estratto…, scelga la direzione: Uscita di denaro, Entrata di denaro o Entrambe.
Indichi ciò che riconosce la riga, almeno uno di questi criteri:
- Il nome della controparte contiene, ad esempio «Swisscom». To Bill non tiene conto né degli accenti, né delle maiuscole, né di «SA» o «Sagl».
- IBAN della controparte: il criterio più sicuro, un IBAN appartiene a una sola controparte.
- Il testo contiene, ad esempio «Affitto».
- Il riferimento contiene. Se necessario, aggiunga Importo da e Importo fino a, e Sul conto se ha più conti bancari.
Sotto Allora…, scelga che cosa fa la regola:
- Registra su un conto: scelga il Conto, l’IVA inclusa se la spesa la contiene, e il Testo della registrazione.
- Collega il documento citato: la regola collega la riga alla fattura o alla spesa il cui numero figura nel testo o nel riferimento, se l’importo corrisponde.
Sotto Opzioni, mantenga Automatica attivata perché la regola registri senza chiedere, oppure la disattivi perché si limiti a proporre. Le dia un Nome, ad esempio «Abbonamento telefono».
Clicchi su Creare la regola.
La regola si applicherà ai prossimi estratti. Per applicarla alle righe già importate, la apra, poi clicchi su Applica alle righe aperte.
Una regola troppo ampia
Una regola basata solo sull’importo registrerebbe qualsiasi riga: To Bill chiede almeno una controparte, un IBAN, un testo o un riferimento. Preferisca l’IBAN quando lo conosce.
Automatica o proposta
Una regola Automatica registra una riga solo se la riconosce con certezza e se per quella riga non è già proposta alcuna fattura né spesa: una spesa inserita con il suo giustificativo ha la precedenza sulla regola, per non contare il costo due volte. Altrimenti la regola si limita a proporre, e Lei conferma nell’estratto con OK.
Quando due regole riconoscono la stessa riga, passa per prima quella con la Priorità più bassa. Questa impostazione compare solo in modalità Esperto.
Le regole che To Bill le propone
Quando registra due volte nello stesso modo un movimento della stessa controparte, To Bill propone di farne una regola: Creare la regola? compare sopra l’estratto e nella scheda Regole.
- Accettare crea la regola e registra subito le righe aperte corrispondenti.
- Modificare apre la regola per adattarla prima di accettarla.
- Ignorare: non sarà più proposta per questa controparte e questo conto.
- Più tardi (resta in Regole): la proposta attende nella scheda Regole.
Modificare, mettere in pausa o eliminare una regola
Clicchi sulla regola. Cambi ciò che va cambiato, poi clicchi su Salvare. Disattivi Regola attiva per metterla in pausa: non propone né registra più nulla. Eliminare la toglie; ciò che ha già registrato resta registrato e si annulla dalla scheda Automatico.
Ciò che To Bill fa da solo all’importazione
Apra la scheda Automatico.
Quattro interruttori, tutti attivati all’inizio:
| Interruttore | Che cosa fa To Bill |
|---|---|
| Registrare i pagamenti QR sicuri | Un riferimento QR valido, una sola fattura aperta, l’importo esatto al centesimo: il pagamento viene registrato all’importazione. |
| Applicare le regole automatiche | Le regole contrassegnate Automatica registrano le righe che riconoscono con certezza. |
| Registrare le spese bancarie | Le spese che la banca separa da un movimento vanno su 6900 Costi finanziari, senza IVA. |
| Trattare le restituzioni di pagamenti | Quando la banca restituisce il pagamento di una fattura, il pagamento viene annullato alla data della restituzione e la fattura torna aperta. |
Disattivi un interruttore per decidere Lei ogni volta: le righe interessate restano allora da trattare, con la loro proposta, in Da trattare o Proposte sicure.
La cronologia automatica
Sotto gli interruttori, la Cronologia automatica elenca tutto ciò che To Bill ha fatto da solo, riga per riga: Registrato, Proposto o Lasciato, con il motivo e il grado di certezza. Filtri con Tutto, Registrato, Proposto e Lasciato.
Per tornare su un’azione, clicchi su Annullare: la riga torna da trattare e le sue registrazioni vengono stornate nel giornale. La stessa cronologia compare nel pannello di ogni riga, sotto Fatto automaticamente.
Perché una riga è stata lasciata
La cronologia dice perché To Bill non ha registrato una riga: Due regole riconoscono la riga, Una fattura o una spesa è già proposta, La regola si limita a proporre, Corrispondenza non abbastanza sicura, L'importo non salda esattamente la fattura… La tratti nell’estratto. Veda Riconciliare i pagamenti.
Base legale