Creare e gestire i suoi clienti

La scheda di un cliente contiene il suo nome, il suo indirizzo, il suo termine di pagamento e i suoi contatti. To Bill la riprende in ogni preventivo e in ogni fattura: la registra una volta sola.

L’elenco dei clienti

Nel menu, sotto Vendite, apra Clienti.

1. Aggiungi crea un cliente.
2. Importa riprende i suoi clienti da un file Excel, CSV o da un’esportazione bexio.
3. La barra dei filtri. Digiti un nome, un’e-mail, una località, un NPA o un contatto. Filtri per Tipo, Città, Fatture aperte (con o senza fatture aperte) o Aggiunto il. Viste propone elenchi pronti, come Con fatture aperte.

Le schede Tutti, Privato e Azienda separano i privati dalle società. Clicchi sul nome di un cliente per aprirne la scheda.

Creare un cliente

1. In Clienti, clicchi su Aggiungi.

2. Scelga il tipo (1): Privato per una persona privata, Azienda per una società.

3. Inserisca il Nome. Per un’azienda, To Bill cerca nel registro di commercio (Zefix) a partire dalla terza lettera. Scelga la società giusta nell’elenco: il numero IDI, la località e l’indirizzo si compilano da soli. Li verifichi.

4. Termini di pagamento (giorni) (2): lasci vuoto per applicare il termine della sua azienda, 30 giorni per impostazione predefinita. Inserisca un numero, per esempio 10, se questo cliente paga con un altro termine. To Bill ne ricava la data di scadenza delle sue fatture.

5. Sotto Indirizzo (3), compili Via e numero, NPA e Città. Il Complemento accoglie un’informazione per riga: c/o, casella postale, piano. Il Paese è la Svizzera per impostazione predefinita; per un cliente all’estero, scelga il suo paese. Compare sulla scheda del cliente e si stampa sull’ultima riga dell’indirizzo, QR-fattura compresa.

6. Sotto Contatti, inserisca l’Email e il Telefono. All’e-mail arrivano le fatture, i preventivi e i solleciti.

7. Clicchi su Salva, in alto a destra.

   

L’indirizzo e la QR-fattura

La norma svizzera limita il nome e la riga della via (complemento compreso) a 70 caratteri, l’NPA a 16 e la località a 35. Oltre questi limiti, oppure senza NPA o località, la QR-fattura resta valida, ma il campo «Pagabile da» resta vuoto e il suo cliente lo scrive a mano. L’editor della fattura lo segnala sotto il cliente: Indirizzo troppo lungo per la QR-fattura, con una proposta per accorciarlo, oppure ciò che manca, con Aggiungi l’indirizzo. Veda La QR-fattura.

Aggiungere dei contatti

Un’azienda può avere più persone di contatto, per esempio la sua contabile.

1. Apra la scheda del cliente, poi clicchi su Modifica.

2. In Contatti, clicchi su Aggiungi un contatto (2).

3. Compili i due campi Cognome del contatto: il primo per il cognome, il secondo per il nome. Aggiunga poi l’e-mail e il telefono, se li ha.

4. Clicchi su Imposta come predefinito per il contatto che deve figurare sui documenti. Compare allora come Contatto predefinito (1).

5. Clicchi su Salva.

   

Il contatto predefinito viene ripreso nell’indirizzo dei nuovi preventivi e delle nuove fatture. Nell’editor, il campo Persona di contatto permette di sceglierne un altro per un singolo documento.

Privato o Azienda

I contatti esistono solo per un’azienda. Se passa una scheda da Azienda a Privato, i suoi contatti vengono eliminati al salvataggio.

La scheda di un cliente

Clicchi sul nome di un cliente nell’elenco.

1. Le schede: Dettagli (la scheda), Fatture e Preventivi (tutti i documenti di questo cliente), Contatti.
2. Anteprima: Totale fatturato, Totale incassato e Totale in sospeso per questo cliente. Un importo in un’altra valuta vi è convertito al tasso del suo giorno; un importo in una valuta senza tasso di cambio non è contato e appare a parte, sotto il totale, per esempio «+ USD 800.00 non convertito».
3. Apri il portale cliente mostra ciò che il suo cliente vede online. Veda Il portale clienti.

Modifica apre la scheda per cambiarla. Una modifica vale per i prossimi documenti: le fatture già inviate conservano l’indirizzo con cui sono partite.

Eliminare un cliente

Nell’elenco, selezioni uno o più clienti, poi clicchi su Elimina. Può anche aprire la scheda, cliccare su Modifica, poi su Elimina.

I clienti con documenti restano

Un cliente che ha fatture, preventivi, note di credito o una fattura ricorrente non può essere eliminato: questi documenti devono rimanere completi. Se ne seleziona diversi, To Bill elimina quelli senza documenti e conserva gli altri.

Importare i suoi clienti

1. In Clienti, clicchi su Importa.
2. Depositi il suo file: CSV, XLS, XLSX o JSON.
3. Associ le colonne del suo file ai campi di To Bill. Solo il Nome è obbligatorio. Gli altri campi possibili sono il tipo, l’e-mail, il telefono, l’indirizzo, l’NPA, la località e il numero IDI.
4. Avvii l’importazione.

Un’esportazione dei contatti bexio viene riconosciuta così com’è: veda Importare da bexio.

Nessun controllo dei doppioni

Un file ordinario crea un cliente per riga, anche se il cliente esiste già. Tolga dal suo file i clienti già presenti in To Bill. Solo l’importazione bexio scarta i clienti esistenti.

Base legale

La fattura di un’impresa assoggettata all’IVA indica il nome e il luogo del destinatario della prestazione, come appare nelle transazioni commerciali: art. 26 cpv. 2 lett. b LIVA.