Filtrar, ordenar e guardar as suas vistas
Todas as listas do To Bill têm a mesma barra de ferramentas: faturas, orçamentos, clientes, artigos, despesas, recebimentos, pagamentos pendentes, banco, diário, salários, tempo, utilizadores, Drive… Aprende-a uma vez e funciona em todo o lado.
A barra de ferramentas
- A pesquisa da lista. Escreva um número, um nome, um título ou um montante: a lista filtra-se enquanto escreve. Enter aplica de imediato, Esc apaga.
- Os filtros. Os mais úteis estão visíveis: para as faturas, Estado, Data, Montante c/ IVA e Cliente.
- Mais filtros. Os outros filtros da lista: para as faturas, Vencimento, Paga em, Moeda e Envio. Um visto assinala um filtro já definido.
- Vistas. Listas filtradas já prontas, e as que guardou.
- Ordenar por. A ordem da lista.
Os separadores por cima da barra (Todas, Pendente, Enviadas, Pagas…) são atalhos do filtro Estado: mostram o número de documentos de cada estado.
Filtrar uma lista
Clique num filtro, por exemplo Estado. Assinale um ou vários valores: a lista atualiza-se a cada clique. O número à direita de cada valor é a quantidade de documentos em causa.
Combine tantos filtros quantos precisar. Cada filtro ativo aparece por baixo da barra como uma etiqueta (1), por exemplo Estado: Enviadas. Clique na etiqueta para a alterar, em × para a retirar, ou em Limpar tudo (2) para voltar à lista completa. O número de resultados aparece à direita.
Há quatro tipos de filtros:
| Filtro | Como funciona |
|---|---|
| Uma lista de escolhas (estado, categoria, tipo…) | Assinale um ou vários valores. Acima de seis escolhas, um campo Pesquisar… ajuda a encontrar a certa. |
| Um período (data, vencimento, paga em…) | Escolha Este mês, O mês passado, Este trimestre, Este ano ou O ano passado, ou um Período escolhido com De e Até, e depois Aplicar. Algumas listas propõem também Esta semana, de segunda a domingo. |
| Um montante | Introduza um Mínimo, um Máximo ou ambos, à suíça (1'250.50), e depois Aplicar. A etiqueta mostra, por exemplo, A partir de 500.00. |
| Um cliente, uma fatura | Escreva algumas letras e escolha na lista. |
Em cada filtro, Remover retira-o.
Uma lista vazia
Se nenhum documento corresponder, a lista mostra Nenhum resultado para estes filtros. Clique em Limpar os filtros para voltar a ver toda a lista.
Ordenar
Clique em Ordenar por, escolha o campo e depois Crescente ou Decrescente.
Também pode clicar no cabeçalho de uma coluna com duas pequenas setas: um primeiro clique ordena por essa coluna, um segundo inverte a ordem. Só uma coluna ordena de cada vez.
Guardar uma vista
Uma vista é uma lista filtrada e ordenada que volta a encontrar com um clique.
- Vistas prontas: cada lista propõe algumas. Para as faturas: Em atraso, Por enviar, Por cobrar e Pagas este mês.
- As minhas vistas: as que guardou.
Defina os filtros e a ordenação da lista.
Clique em Vistas. Em Guardar esta vista com um nome (1), escreva um nome, por exemplo «Montantes elevados enviados», e clique em Guardar.
Para a voltar a abrir, abra Vistas e clique no nome dela. O botão mostra então Vista: seguido do nome.
Para a apagar, clique no ícone do caixote do lixo ao lado do nome dela.
Um nome tem no máximo 40 caracteres. Uma lista guarda até 12 vistas. Guardar uma vista com um nome que já existe substitui-a.
As suas vistas ficam no seu navegador
As vistas guardadas e os últimos filtros ficam registados neste navegador, para si e para esta empresa. Não o acompanham noutro computador, e os seus colegas não os veem. Para partilhar uma lista filtrada, envie a ligação dela.
Partilhar uma lista filtrada
O endereço da página contém os seus filtros e a sua ordenação. Copie-o da barra de endereço do navegador e envie-o: o seu colega abre exatamente a mesma lista, desde que tenha acesso aos mesmos dados. Por exemplo:
/dashboard/invoices?status=sent&amountMin=500&sort=dueDate&order=ascO botão Voltar do navegador anula o último filtro alterado.
O que o To Bill memoriza
Quando volta a uma lista, o To Bill reabre-a tal como a deixou: pesquisa, filtros, ordenação e número de Linhas por página. A página apresentada, essa, volta à primeira. Uma ligação que contenha filtros tem sempre prioridade sobre o que foi memorizado.
Algumas listas abrem-se já filtradas: o banco nas linhas por tratar, o diário no exercício em curso, o imobilizado nos bens em uso. Se retirar esse filtro, o To Bill lembra-se disso.
Num telemóvel
A barra reduz-se à pesquisa e ao botão Filtros, com o número de filtros ativos. Este abre Filtros e ordenação: as vistas, a ordenação e todos os filtros. Cada escolha aplica-se de imediato; Ver 7 faturas fecha o painel, Limpar tudo retira tudo.
Agir sobre vários documentos
Assinale linhas da lista, ou a caixa do cabeçalho para a página inteira: aparece uma barra por baixo das linhas, com o número de documentos assinalados, por exemplo «2 selecionadas», e as ações em grupo. Fica visível enquanto percorre a lista; Limpar seleção desassinala tudo e fá-la desaparecer.
| Lista | Ações em grupo |
|---|---|
| Faturas | Enviar (por e-mail ou pelo correio), Alterar estado, Enviar um lembrete, Eliminar |
| Orçamentos | Enviar (por e-mail), Alterar estado, Eliminar |
| Clientes, artigos, despesas, recebimentos, utilizadores, convites | Eliminar |
Os filtros de cada lista
| Lista | Pesquisa em | Filtros | Vistas prontas |
|---|---|---|---|
| Faturas | N.º, cliente, título, montante | Estado, Data, Montante c/ IVA, Cliente, Vencimento, Paga em, Moeda, Envio | Em atraso, Por enviar, Por cobrar, Pagas este mês |
| Notas de crédito | N.º, cliente, fatura associada | Estado, Data, Montante c/ IVA, Cliente, Moeda | Este mês, Rascunhos |
| Orçamentos | N.º, cliente, título, montante | Estado, Data, Montante c/ IVA, Cliente, Válido até, Moeda | À espera de resposta, Expiram este mês, Aceites |
| Faturas recorrentes | Título, cliente, montante | Estado, Frequência, Próxima fatura, Cliente, Montante c/ IVA, Moeda | A faturar este mês, Em pausa |
| Clientes | Nome, e-mail, localidade, código postal, contacto | Tipo, Localidade, Faturas por pagar, Adicionado em | Com faturas por pagar, Novos este ano |
| Artigos | Nome, código, descrição | Tipo, Preço, Taxa de IVA, Unidade, Moeda | Serviços, Produtos, Sem IVA |
| Despesas | Fornecedor, texto, montante | Fornecedor, Categoria, Data, Montante c/ IVA, Pagamento, Comprovativo, Moeda | Sem comprovativo, Este mês, A pagar |
| Recebimentos | Fatura, cliente, montante | Data, Cliente, Montante, Meio de pagamento, Fatura, Tipo | Este mês, O mês passado, Pagamentos parciais |
| A pagar | Fornecedor, n.º de fatura | Fornecedor, Vencimento, Atraso, Morada do fornecedor, Estado, Montante, Moeda | Em atraso, Vencem esta semana, Morada por completar |
| Pagamentos pendentes | Cliente ou fornecedor, n.º de fatura | Cliente ou Fornecedor, Atraso, Montante, Vencimento | Em atraso, Mais de 90 dias, Vencem este mês |
| Banco | Nome, mensagem, montante | Contraparte, Montante, Data, Tipo de movimento, Estado | Por tratar, Entradas deste mês, Saídas deste mês |
| Diário | N.º, descrição, montante | Exercício, Conta, Período, Origem, Montante, Comprovativo | Sem comprovativo, Lançamentos manuais, Este mês |
| Imobilizado | Nome, n.º de inventário, conta | Estado, Categoria, Data de aquisição, Valor de compra | Em uso, Vendidos ou abatidos, Adquiridos este ano |
| Lançamentos recorrentes | Nome, conta, montante | Estado, Frequência, Próximo lançamento, Montante | Vencidos, A contabilizar este mês, Em pausa |
| A validar | Fornecedor, n.º de documento | Fornecedor, Montante, Fiabilidade, Recebido em | Fiabilidade baixa, Recebidos este mês |
| Períodos de IVA | Período, ano | Ano, Estado | Por declarar, Declarados |
| Tempo | Descrição, projeto, cliente | Faturação, Projeto, Data, Pessoa, Duração, Cliente | Por faturar, Este mês, Os meus registos |
| Projetos | Nome, código, cliente | Estado, Cliente e, conforme as suas permissões, Orçamento, Por faturar, Parte faturada | Ativos e, conforme as suas permissões, Por faturar, Orçamento ultrapassado |
| Funcionários | Nome, n.º de funcionário, localidade | Estado, Cantão, Remuneração, Taxa de ocupação, Data de entrada, Data de saída, Por completar | Em serviço, Por completar, Pagos à hora, Saídas este ano |
| Processamentos salariais | Mês | Mês, Estado, Bruto, Pago | Rascunhos, Este ano, O ano passado |
| Utilizadores | Nome, e-mail, papel | Papel, Última atividade, Acesso | Ativos este mês, Administradores |
| Convites | E-mail, papel | Estado, Papel | Expirados, Pendentes |
| Registo de atividade | N.º de documento, cliente | Tipo, Pessoa, Data | As minhas ações, Este mês, Faturas e orçamentos |
| Drive | Nome do ficheiro ou da pasta | Tipo, Modificado em, Tamanho | PDF, Imagens, Modificados este mês |
Para pesquisar em toda a empresa de uma só vez, use antes a pesquisa (⌘K ou Ctrl+K).