Registrare i pagamenti dei suoi clienti
Un incasso è un pagamento ricevuto su una fattura. Quando lo registra, To Bill aggiorna ciò che il cliente deve e lo stato della fattura e, se la contabilità è attivata, registra la scrittura sul suo conto bancario.
Da dove arrivano i pagamenti
- Il suo estratto bancario. Importato nella contabilità, viene riconciliato con le fatture grazie al riferimento della QR-fattura: è il modo più sicuro e più rapido. Veda Riconciliare i pagamenti.
- Il pagamento online. Un cliente che paga con carta o TWINT sul suo portale viene registrato automaticamente.
- A mano, dalla fattura o da Incassi: per un pagamento in contanti, oppure se non segue la sua banca in To Bill.
Registrare un pagamento dalla fattura
Apra la fattura, poi clicchi su Registra un pagamento. Si apre il modulo Crea un incasso, con la fattura e l’importo rimanente già compilati.
Se la fattura è pagabile in acconti, scelga sotto Tipo di pagamento (1) l’acconto pagato, oppure Fattura intera.
Indichi la data in cui il denaro è arrivato e l’importo ricevuto. Per un pagamento parziale, inserisca semplicemente l’importo versato.
Se la contabilità è attivata, scelga il conto bancario sotto Arrivato sul conto (2).
Clicchi su Salva.
La pagina della fattura mostra subito il pagamento:
- Ciò che è stato ricevuto sul totale, con la barra di avanzamento, e l’Ancora dovuto in grande.
- Pagamenti: ogni pagamento con la sua data e il suo mezzo di pagamento. Aggiungi registra un altro pagamento.
| Situazione dopo il pagamento | Stato della fattura |
|---|---|
| Una parte è pagata | Parzialmente pagata |
| Tutto è pagato (a 5 centesimi di differenza) | Pagata |
| Il cliente ha versato troppo | Pagata in eccesso |
Un pagamento in un’altra valuta
Un cliente può pagare in una valuta diversa da quella della fattura, per esempio in euro una fattura in franchi. Scelga la valuta del pagamento sotto la data e l’importo: To Bill lo converte nella valuta della fattura al tasso ufficiale del giorno del pagamento, pubblicato dalla dogana svizzera (UDSC). Lo indica sotto la valuta (1), per esempio «Tasso ufficiale della dogana svizzera (UDSC) del 11.10.2026: 1 EUR = 0.94137 CHF», con ciò che il pagamento salda della fattura: «Ossia CHF 470.69 sulla fattura».
Se per quel giorno non esiste alcun tasso ufficiale, per esempio per una data lontana o una valuta che l’UDSC non pubblica, To Bill lo dice: «Nessun tasso ufficiale EUR → CHF per il …: inserisca il tasso applicato.» Inserisca allora il tasso applicato, per esempio quello della sua banca, in Tasso applicato (1 EUR = ? CHF) (1), poi clicchi su Salva. Senza tasso il pagamento non viene registrato: non è mai contato come se fosse nella valuta della fattura.
Il tasso viene fissato sul pagamento quando lo registra: l’importo residuo e lo stato della fattura non cambiano più in seguito. In Pagamenti, sulla pagina della fattura, il pagamento appare nella valuta della fattura, con il suo importo d’origine e il suo tasso, per esempio «EUR 1'500.00 al tasso ufficiale del 11.10.2026 (1 EUR = 0.94137 CHF)» o «… al tasso inserito». Con la contabilità la registrazione è in franchi; per una fattura in valuta estera, la differenza tra il suo tasso e quello del pagamento è un utile o una perdita di cambio. Veda Le valute estere.
Base legale
L’IVA è quella della fattura, qualunque sia la valuta in cui paga il cliente: art. 45 cpv. 2 OIVA. I tassi ammessi per convertire una controprestazione in valuta estera sono il corso medio mensile dell’AFC o il suo corso del giorno «vendita di divise»: art. 45 cpv. 3 OIVA.
Le piccole differenze
Spesso un cliente paga qualche franco in meno (spese bancarie, arrotondamento) o in più. Se la differenza non supera la sua soglia, To Bill gliela segnala subito dopo la registrazione, nella finestra Pagamento registrato:
- Salda la differenza: la fattura è considerata pagata; la differenza viene registrata come deduzione sulle vendite.
- È uno sconto: il cliente ha dedotto uno sconto convenuto; il prezzo e l’IVA vengono ridotti.
- Trattieni la differenza: il cliente ha pagato troppo, lei trattiene la differenza; viene registrata con la sua IVA.
- Lascia aperta: la fattura mantiene il suo saldo dovuto, per esempio per chiederlo.
La soglia si imposta in Impostazioni › Fattura, sezione Differenze e interessi di mora: Differenza massima (5 CHF per impostazione predefinita) e Conto delle differenze. Attivi Salda automaticamente perché le differenze sotto la soglia si saldino senza domande.
Sconto concesso a posteriori
Se il cliente ha dedotto uno sconto (per esempio il 2 % per un pagamento entro 10 giorni): sulla pagina della fattura, in Credito, clicchi su Azioni › Sconto. Indichi l’Importo dello sconto e il Motivo, poi clicchi su Registra lo sconto. Il prezzo viene ridotto, e con esso l’IVA, e il saldo dovuto diminuisce di altrettanto.
Contrassegnare una fattura come pagata
Per saldare in un colpo solo una o più fatture pagate per intero:
In Fatture, selezioni le fatture.
Clicchi su Cambia stato › Pagata.
Indichi la Data di arrivo del denaro. Non può essere nel futuro.
Clicchi su Registra il pagamento.
To Bill registra un pagamento per tutto ciò che resta dovuto, a quella data. Questa azione non è proposta per una fattura già parzialmente pagata: registri allora l’ultimo pagamento dalla fattura.
L’elenco degli incassi
Nel menu, sotto Pagamenti, apra Incassi.
- Aggiungi apre il modulo di incasso; scelga prima la fattura nell’elenco delle fatture aperte.
- Importa un file CAMT legge l’estratto della sua banca (file XML camt.053): per ogni accredito To Bill propone la fattura corrispondente, in base al riferimento o all’importo. Verifichi ogni corrispondenza, poi salvi.
Le schede separano i pagamenti Parziale dai pagamenti Completo. Filtri per data, cliente, importo o mezzo di pagamento. Le icone di ogni riga aprono l’incasso o la sua fattura.
Importare l’estratto nella contabilità
Se la contabilità è attivata, importi piuttosto i suoi estratti bancari in Contabilità › Banca: lì To Bill riconcilia anche le sue spese e registra tutto in una volta. I pagamenti QR dell’importo esatto possono esservi registrati automaticamente.
Correggere un pagamento
Un incasso non si modifica: lo elimini, poi lo registri di nuovo. Lo apra (icona a forma di occhio nell’elenco), poi clicchi su Elimina. Nell’elenco può anche selezionare più incassi, poi Elimina. La fattura torna dovuta per quell’importo; la scrittura viene stornata alla data del giorno.
Pagamenti riconciliati con la banca
Un pagamento riconciliato con una riga del suo estratto bancario non si elimina qui. Annulli prima la riconciliazione in Contabilità › Banca, scheda Riconciliate.
Base legale
Uno sconto o una differenza saldata riducono la controprestazione. Il debito fiscale va allora adeguato «nel momento in cui la correzione è contabilizzata o la controprestazione corretta è incassata»: art. 41 cpv. 1 LIVA. Con il rendiconto secondo le controprestazioni convenute, la correzione conta nel periodo in cui è contabilizzata. Con il rendiconto secondo le controprestazioni ricevute, è imposto solo ciò che il cliente paga realmente: la correzione conta all’incasso.