Archiviare i documenti nel Drive
Il Drive è lo spazio dei file della sua azienda. To Bill vi archivia da sé i PDF delle fatture, dei preventivi e dei solleciti inviati, e i giustificativi delle sue spese. Lei vi aggiunge i suoi documenti: contratti, polizze assicurative, attestati. Per allegare un giustificativo a una spesa, veda Giustificativi e lettura automatica.
Aprire il Drive
Clicchi sul suo nome, in basso a sinistra nel menu, poi su Drive. Può anche digitare «Drive» nella ricerca, in alto nello schermo. Veda Cercare ovunque.
Il menu Drive compare solo per gli utenti che hanno il diritto Drive · Visualizzare. Le altre azioni hanno ciascuna il proprio diritto: Drive · Scaricare per l’anteprima e il download, Drive · Caricare per aggiungere file e creare cartelle, Drive · Eliminare per eliminare. To Bill mostra solo i pulsanti che il suo ruolo permette. Veda Utenti e ruoli.
Le cartelle protette
To Bill riempie da sé le cartelle contrassegnate come Protetto (1):
| Cartella | Che cosa contiene |
|---|---|
| Fatture | Il PDF di ogni fattura inviata, così come l’ha ricevuto il suo cliente, ordinato per anno e per mese. |
| Preventivi | Il PDF di ogni preventivo inviato. |
| Solleciti | Il PDF di ogni sollecito inviato. |
| Spese | Il giustificativo di ogni spesa, così come l’ha caricato, ordinato per anno e per mese di aggiunta. |
| Fatture importate | Le fatture riprese da un altro software. |
Una cartella compare solo quando contiene un documento. Può aprire, visualizzare in anteprima e scaricare questi file, ma non aggiungerne, sostituirli né eliminarli: sono i documenti della sua contabilità.
In Spese, ogni giustificativo porta la data, il fornitore e l’importo IVA inclusa della sua spesa, per esempio «2026-09-28 Imprimerie du Lac Sàrl CHF 486.45.pdf». Mantiene questo nome quando lo scarica. Per un giustificativo preciso, la cosa più semplice resta aprire la spesa: compare sulla sua pagina. Veda Registrare una spesa.
Aggiungere i suoi documenti
- Apra la cartella in cui archiviare il documento, oppure resti nella Radice.
- Per creare una cartella, clicchi su Nuova cartella, digiti il suo nome, poi clicchi su Crea.
- Per aggiungere file, clicchi su Nuovo (2) e ne scelga uno o più, al massimo 10 MB ciascuno. To Bill conferma: File caricato con successo.
Un file mantiene il nome con cui l’ha aggiunto, accenti e spazi compresi. Se aggiunge un file con lo stesso nome nella stessa cartella, sostituisce il primo.
Nessun giustificativo contabile nelle sue cartelle
Uno scontrino o una fattura archiviati nelle sue cartelle non sono collegati ad alcuna spesa: non entrano nella sua contabilità né nel suo rendiconto IVA. Carichi i giustificativi in Spese › Aggiungi: finiranno da soli nella cartella protetta.
Trovare, aprire, eliminare
- Cerca: digiti una parte del nome nella ricerca, oppure filtri per Tipo, Modificato il o Dimensione.
- Ordinare: per Nome, per data di modifica o per dimensione, con Ordina per.
- Visualizzazione: a elenco o a griglia, con i due pulsanti in alto a destra.
- Aprire una cartella: ci clicchi sopra. Il percorso sopra la lista, per esempio Radice › Spese › 2026 › Ottobre, la riporta con un clic a qualsiasi cartella superiore; la freccia alla sua sinistra risale di un livello.
- Anteprima: clicchi su un file. Un PDF si apre in To Bill, adattato alla larghezza, con il numero di pagine, lo zoom e l’icona di download (Scarica il PDF); un’immagine si apre così com’è. Per gli altri file (un foglio di calcolo, un archivio…), l’anteprima lo dice e propone Scarica. Nessun file passa da un servizio esterno per essere mostrato.
- Scarica o Elimina: apra il menu … del file. Un file eliminato non si recupera.
File non trovato
Un documento può rinviare a un file che non è più nell’archivio di To Bill, per esempio perché è stato eliminato. L’anteprima mostra allora File non trovato, senza Riprova: riprovare non cambierebbe nulla, e il download risponde allo stesso modo. Lo stesso messaggio vale per il giustificativo di una spesa e il giustificativo di una registrazione; carichi di nuovo il file se lo ha ancora. Il PDF di una fattura, di un’offerta o di una nota di credito viene invece ricreato a partire dal documento registrato; solo l’originale di una fattura importata non può esserlo.