Numerare clienti, fatture e preventivi
To Bill assegna un numero univoco a ogni cliente, fattura e preventivo. Lei ne sceglie il formato, per esempio INV-000042 o FA-2026-000042, e il numero da cui ripartire se proviene da un altro software.
Scegliere un formato
Apra Impostazioni › Numerazione. La pagina ha tre parti: Clienti, Fattura e Impostazioni dei preventivi.
Clicchi su un formato. Ogni scheda mostra un esempio con il suo prossimo numero e la riga Anteprima conferma il risultato.
Clicchi su Salva, in alto a destra.
| Formato | Fattura | Preventivo | Cliente |
|---|---|---|---|
| Semplice | INV-000042 | DEV-000042 | 000042 |
| Con anno | INV-2026-000042 | DEV-2026-000042 | C-2026-000042 |
| Compatto | INV2026000042 | OFF2026000042 | C2026000042 |
| Anno/Mese | 2026/10-000042 | 2026/10-000042 | 2026/10-000042 |
| Classico | FACT-000042 | QU-000042 | CL-000042 |
| Con mese | FA-202610-000042 | QU-202610-000042 | |
| Con prefisso | CLI-000042 |
Il numero ha sempre sei cifre, completate da zeri. L’anno e il mese sono quelli del giorno in cui il documento riceve il suo numero, cioè il giorno della sua creazione.
Il contatore non riparte da 1 ogni anno
Il contatore prosegue da un anno all’altro: con il formato Con anno, l’ultima fattura del 2026 può essere INV-2026-000187 e la prima del 2027 INV-2027-000188. To Bill non azzera mai un contatore, affinché due documenti non possano portare lo stesso numero.
Scegliere il prossimo numero
Sotto i formati, il contatore indica il numero del prossimo documento: Contatore clienti, Prossimo numero fattura e Prossimo numero preventivo (1).
- Può aumentare il contatore, per esempio per proseguire la numerazione del suo vecchio software: se la sua ultima fattura era la 1250, inserisca 1251.
- Non può abbassarlo sotto il numero più alto già utilizzato più uno. I numeri dei documenti annullati e importati restano riservati.
- Il contatore clienti cambia solo i nuovi clienti: i clienti esistenti mantengono il loro numero.
- Se elimina l’ultima bozza creata, il suo numero torna disponibile.
Se il numero inserito è troppo basso, To Bill lo spiega: Il prossimo numero non può essere inferiore a…
Creare un formato proprio
Nella parte desiderata, clicchi su Personalizzato.
Componga il formato con i pulsanti delle variabili (il numero, l’anno, il mese) e con del testo libero: lo digiti in Aggiunga testo personalizzato..., poi clicchi su Aggiungi. Ogni elemento compare come un’etichetta; la crocetta lo rimuove.
Verifichi la riga Anteprima, poi clicchi su Salva.
Il numero è obbligatorio in un formato: senza di esso, To Bill mostra Il numero del documento è obbligatorio per garantire riferimenti univoci. Un formato conta al massimo 200 caratteri.
Cambiare formato durante l’anno
Può cambiare formato in qualsiasi momento. I documenti già creati mantengono il loro numero; solo i nuovi prendono il nuovo formato. Il contatore, invece, prosegue.
Le note di credito hanno una numerazione propria, che non si imposta qui. Veda Le note di credito.
Base legale
La legge svizzera non impone un formato di numero. Chiede che ogni registrazione si basi su un giustificativo e che le registrazioni siano tracciabili: art. 957a cpv. 2 n. 2 e 5 CO. Un numero univoco per fattura permette di ritrovare ogni giustificativo.