Le spese pagate con i suoi fondi privati
Un abbonamento pagato con la sua carta personale, del materiale acquistato dal suo conto privato: sono spese dell’azienda, pagate da Lei. To Bill le riprende in due modi:
- un intero estratto in una volta: importa l’estratto del suo conto personale, To Bill spunta le righe aziendali, Lei verifica, e solo le righe spuntate diventano spese;
- giustificativo per giustificativo: in Da convalidare, attiva Pagato con i miei fondi privati su una ricevuta.
In entrambi i casi, la spesa è contabilizzata come pagata dal titolare: l’azienda Le deve l’importo, oppure conta come il suo apporto.
Prima di iniziare
- La contabilità deve essere attivata e i suoi libri aperti. Serve il diritto di gestire la contabilità. Veda Attivare la contabilità.
- Scarichi l’estratto del suo conto personale dal suo e-banking: in camt (.xml) o in CSV, viene letto senza IA. Un PDF viene letto dall’IA: l’IA della sua azienda deve essere attivata, con l’aiuto Lettura di un estratto del conto privato in PDF. Veda L’assistente IA.
- Perché To Bill riconosca gli acquisti di cui ha il giustificativo, carichi prima le ricevute in Da convalidare. Veda Il pilota automatico dei giustificativi.
Il suo estratto personale non viene conservato
To Bill conserva solo le righe che spunta, come spese. Le altre righe e il file vengono eliminati non appena conferma: né l’estratto, né il suo saldo, né le sue spese private vengono salvati. Il suo conto personale non diventa un conto bancario dell’azienda in To Bill. Finché non ha confermato, la lettura dell’estratto esiste solo nel suo browser.
Importare l’estratto del suo conto personale
Nel menu, clicchi su Contabilità, poi su Banca, e apra la scheda Fondi privati.
La nota (1) ricorda che cosa viene conservato e che cosa viene eliminato.
Trascini l’estratto nel riquadro, oppure clicchi per sceglierlo: un file camt (.xml), CSV o PDF, 25 MB al massimo.
Verifichi le righe spuntate e la loro categoria (veda sotto).
Clicchi su Conserva seguito dal numero di spese e dal loro totale.
Verificare le righe
In alto, To Bill riassume ciò che ha letto, ad esempio 28 pagamenti, 8 proposti come aziendali e 2 entrate di denaro ignorate. Controlla anche che l’estratto sia completo: Estratto completo: saldo iniziale …, saldo finale …, oppure un avviso se manca una riga.
Una riga è spuntata solo in base a un indizio, e ogni riga dice quale:
| L’indizio | Che cosa significa |
|---|---|
| Giustificativo ricevuto: Papeterie Exemple, 14.09.2026 (1) | Una ricevuta in attesa in Da convalidare ha lo stesso importo e lo stesso fornitore. Sarà allegata alla spesa. |
| La sua regola «Swisscom → Téléphone» | Una delle sue regole bancarie riguarda questo esercente. Veda Regole e automatismi della banca. |
| Come la sua riga … precedente | Ha già contabilizzato questo esercente come costo dal conto dell’azienda. |
| INFOMANIAK NETWORK SA: hosting e cloud | Un esercente noto i cui acquisti sono aziendali: software, hosting, pubblicità, spese di spedizione, stampa, forniture per ufficio, contabilità, subappaltatori, amministrazione. |
Altre righe vengono mostrate senza essere spuntate:
- Forse aziendale: un ristorante, un viaggio, carburante, materiale informatico, mobili, energia, un’assicurazione. Le spunti se erano per l’azienda.
- …: di solito privato: la spesa alimentare, il tempo libero, la salute. Non sono spuntati nemmeno Privato secondo la sua regola, Trasferimento, Prelievo di contanti e Niente di noto.
- Già conservata come spesa: la riga è stata conservata in un’importazione precedente. Non può esserlo due volte: può quindi importare estratti che si sovrappongono.
La scheda Da verificare mostra le righe spuntate e quelle che sono forse aziendali; Tutte mostra l’intero estratto. Per ogni riga spuntata, verifichi la Categoria di spesa: To Bill propone quella del giustificativo, quella del conto riconosciuto, oppure quella che dice che cos’è l’esercente. Categoria predefinita mantiene la categoria dell’azienda sul 6700 Altri costi d’esercizio.
Sotto l’elenco, To Bill ricorda che cosa succederà: Le 22 righe non spuntate e il file saranno eliminati. Clicchi allora su Conserva 8 spese (CHF 382.85) (2).
Ciò che To Bill conserva
To Bill mostra il risultato, ad esempio 8 spese conservate, accreditate su Conto privato. e Le 22 altre righe e il file sono stati eliminati: non ne viene conservato nulla.
Ogni riga conservata diventa una spesa pagata, con la sua data, il suo fornitore, il suo importo e la sua categoria, e Pagato con › Il titolare, di tasca propria. Una riga riconosciuta dalla sua ricevuta riceve questo giustificativo: Giustificativo allegato, e la ricevuta lascia Da convalidare senza diventare una seconda spesa. Le altre sono contrassegnate Giustificativo mancante: clicchi su Allega per aggiungere la fattura o lo scontrino del fornitore. Veda Giustificativi e lettura automatica.
| Forma giuridica | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Ditta individuale | il conto della categoria (un costo) | 2850 Conto privato: il suo apporto all’azienda |
| Società di persone | il conto della categoria | 2820, il conto privato del socio |
| SA, Sagl | il conto della categoria | 2213 Conto corrente azionista / socio: l’azienda Le deve questo importo |
To Bill effettua due registrazioni, la spesa e poi il suo pagamento da parte del titolare, come per una spesa inserita a mano. Veda Registrare una spesa.
L’IVA
Un’azienda assoggettata recupera l’imposta precedente solo su una fattura che la indica. Una riga conservata senza giustificativo è quindi contabilizzata senza IVA recuperabile. Una riga conservata con la sua ricevuta riprende l’IVA letta sulla ricevuta. Un’azienda non assoggettata non recupera mai l’IVA: tutto l’importo va a costo.
Il rimborso da parte dell’azienda
In una SA o in una Sagl, l’azienda Le rimborsa con un bonifico dal suo conto bancario. Sull’estratto dell’azienda, To Bill riconosce questo bonifico dal suo nome quando corrisponde, al centesimo, alle sue spese ancora dovute, le più vecchie per prime: Rimborso di 8 spese pagate con i suoi fondi privati (CHF 382.85) → conto del titolare. La riga registra in dare il 2213 e in avere il conto bancario. Al livello di automazione Automatico quando è sicuro, To Bill la registra da solo. Veda Il livello di automazione.
In una ditta individuale non c’è nulla da rimborsare: la spesa resta il suo apporto sul conto privato.
Un giustificativo pagato con i suoi fondi privati
Senza estratto, anche una ricevuta caricata in Da convalidare può essere contrassegnata come pagata da Lei.
Nel menu, apra Contabilità, poi Da convalidare, e clicchi sul giustificativo.
In fondo alla scheda, attivi Pagato con i miei fondi privati (1).
Clicchi su Accetta. To Bill conferma: Registrato, pagato con i suoi fondi privati.
La spesa viene creata con la ricevuta allegata, pagata dal titolare: a credito del suo conto privato o, in una SA o in una Sagl, del suo conto corrente. Un giustificativo già conservato da un estratto non viene proposto una seconda volta.
Il conto dell’azienda è già nella banca
Una riga dell’estratto dell’azienda che ha pagato per uso personale si regola nella banca, con Privato. Veda Riconciliare i pagamenti. Questa guida riguarda il contrario: il denaro privato che ha pagato l’azienda.
Base legale
- I dati personali sono trattati per uno scopo determinato, nella misura necessaria, e distrutti non appena non sono più necessari: art. 6 cpv. 2–4 LPD. To Bill legge il suo estratto personale solo per trovarvi le spese dell’azienda, e conserva soltanto quelle.
- Ogni registrazione è giustificata da un documento contabile: art. 957a cpv. 2 n. 2 e cpv. 3 CO. Da qui Giustificativo mancante su una spesa conservata senza la sua ricevuta.
- L’imposta precedente si deduce sulla base di una fattura che la indica: art. 28 cpv. 1 e 4 LIVA.
- Un indipendente deduce le spese giustificate dall’uso commerciale, ma non le sue spese private di mantenimento: art. 27 cpv. 1 e art. 34 lett. a LIFD.