Le carte di credito dell’azienda
Una carta di credito dell’azienda, Viseca, Cornèrcard, Swisscard, Cembra, PostFinance o quella della sua banca cantonale, ha la sua scheda in To Bill, accanto ai suoi conti bancari. Ogni mese ne importa l’estratto: To Bill verifica che sia completo, propone un conto per ogni acquisto, come per una riga bancaria, e riconosce l’addebito bancario che paga la carta.
Prima di iniziare
- La contabilità deve essere attivata e i suoi libri aperti. Serve il diritto di gestire la contabilità. Veda Attivare la contabilità.
- L’estratto in PDF viene letto dall’IA: l’IA della sua azienda deve essere attivata, con l’aiuto Lettura di un estratto della carta di credito in PDF. Veda L’assistente IA. Senza l’IA, importi l’esportazione CSV dell’estratto, dall’e-banking o dall’app della carta.
Aggiungere una carta
Nel menu, clicchi su Contabilità, poi su Banca, e apra la scheda Conti.
Clicchi su Aggiungi una carta di credito (1).
In Emittente, indichi chi invia l’estratto, ad esempio «Viseca» o «Cornèrcard»: To Bill lo usa per riconoscere l’addebito bancario che paga la carta.
In Ultime 4 cifre, inserisca le cifre della carta, così come figurano sull’estratto. Mai il numero completo.
Lasci vuoto Nome per usare l’emittente e le 4 cifre, oppure ne indichi uno, ad esempio «Visa Business». Scelga la Valuta della carta.
Lasci Conto contabile su Automatico (2211 Carta di credito aziendale, altrimenti un conto proprio della carta).
Clicchi su Aggiungi la carta. To Bill conferma: Carta di credito aggiunta, con il numero del suo conto contabile.
La prima carta è tenuta sul conto 2211 Carta di credito aziendale: un debito a breve termine. Ogni acquisto lo accredita, l’addebito bancario che paga la carta lo salda. Una seconda carta riceve un conto proprio, il primo libero da 2214 a 2219, chiamato «Carta di credito —» seguito dal nome della carta: il saldo di ogni carta si controlla così separatamente. In modalità Esperto, può scegliere Lei stesso un altro debito a breve termine, proprio di questa carta.
Una carta già registrata, con lo stesso emittente e le stesse 4 cifre, viene rifiutata: Questa carta è già registrata. Per modificare, disattivare o eliminare una carta, clicchi su di essa nell’elenco, come per un conto bancario. Veda Aggiungere i suoi conti bancari.
Importare l’estratto della carta
- Nella scheda Estratto della banca, scelga la carta in alto, nell’elenco dei conti.
- Clicchi su Importa l’estratto della carta.
- Trascini l’estratto nel riquadro, oppure clicchi per sceglierlo: il PDF dell’estratto mensile, letto dall’IA, o la sua esportazione CSV, 25 MB al massimo. Nulla viene salvato prima della sua conferma.
- Verifichi il controllo dell’estratto e le sue righe (veda sotto).
- Clicchi su Importa seguito dal numero di righe.
Il controllo dell’estratto
Prima di ogni importazione, To Bill verifica che le righe lette diano i totali stampati sull’estratto (1): il saldo precedente, più gli addebiti, meno gli accrediti, dà il nuovo saldo.
- L’estratto è completo: le sue righe danno i suoi totali. Il calcolo è mostrato sotto, ad esempio Saldo precedente 0.00 + addebiti 251.45 − accrediti 0.00 = nuovo saldo 251.45.
- Le righe lette non danno i totali dell’estratto, con la differenza e ciò che non corrisponde. Rilegga l’estratto: forse manca una riga. Può comunque importarlo spuntando Importa comunque: la differenza resterà visibile sul saldo della carta.
- Il saldo precedente dell’estratto non è quello della sua contabilità: probabilmente manca l’estratto del mese precedente. Importi anche quello.
Le righe dell’estratto
La tabella mostra ogni riga letta: la Data, l’Esercente, il Tipo (Acquisto, Rimborso, Commissione, Interessi, Pagamento ricevuto), la Valuta d’origine di un acquisto all’estero e la sua Commissione. Sotto, Da pagare indica l’importo dovuto e la sua scadenza.
Le commissioni di un acquisto in valuta estera diventano una riga propria, contabilizzata in spese bancarie: l’estratto lo dice sotto la tabella. L’importo d’origine resta visualizzato sulla riga dell’acquisto, ad esempio EUR 45.90.
Importare un’esportazione CSV
Un CSV di carta non ha un formato comune: To Bill mostra le Colonne del file che ha riconosciuto. Verifichi la Data di registrazione, la Data d’acquisto, l’Esercente, l’Importo (con segno), oppure l’Addebito e l’Accredito se sono separati, la Valuta d’origine, l’Importo d’origine e la Commissione. Se nel suo file gli acquisti sono importi positivi, spunti In questo file gli acquisti sono importi positivi.
Un CSV non indica i totali dell’estratto: ricopi dall’estratto cartaceo o PDF il Nuovo saldo dell’estratto, la Data dell’estratto e la data Da pagare entro il. To Bill verifica allora che le righe diano questo saldo, a partire dal saldo della sua contabilità.
Importare due volte lo stesso mese
Nessun rischio: una riga già importata non lo è una seconda volta, e l’estratto la contrassegna con Già importata. Per una carta, il PDF e il CSV dello stesso mese si riconoscono: una riga è la stessa se ha la stessa data di registrazione e lo stesso importo. Se tutto l’estratto è già presente, il pulsante indica È già tutto importato.
Contabilizzare le righe della carta
Le righe importate attendono in Da trattare, come le righe di un conto bancario, con le stesse proposte: il conto di un esercente noto, le sue regole, Pro o Privato, Sempre così, la ripartizione di una spesa mista e i giustificativi mancanti. Veda Riconciliare i pagamenti.
| Riga della carta | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Un acquisto | il conto scelto (un costo), al netto dell’IVA, e l’imposta precedente se l’azienda è assoggettata | 2211 Carta di credito aziendale |
| Un rimborso di un esercente | 2211 | il conto dell’acquisto, al contrario |
| Le commissioni di un acquisto in valuta estera | 6940 Spese bancarie | 2211 |
L’addebito bancario che paga la carta
Ogni mese l’emittente preleva l’importo dovuto dal suo conto bancario, tramite LSV o addebito diretto. Sull’estratto della banca, To Bill riconosce questo addebito dal nome dell’emittente, ad esempio «Viseca Card Services» o «Cornèr Banca», e dall’importo dovuto dell’ultimo estratto della carta. Lo propone come un trasferimento dalla banca alla carta: Pagamento della carta.
Clicchi su Registra (1): la riga registra in dare il conto della carta (2211) e in avere il conto bancario (1020). Se corrisponde solo l’importo, senza il nome dell’emittente, To Bill la propone comunque, ma da verificare.
Lo stesso pagamento, una sola volta
L’estratto successivo della carta mostra questo pagamento come Pagamento ricevuto. To Bill collega le due righe: quando una è registrata, l’altra viene chiusa con la dicitura Stesso denaro della riga collegata, contabilizzato una sola volta. Non importa quale arrivi per prima. Annullare una riapre l’altra.
Il saldo della carta
Quando la carta è scelta in cima alla scheda Estratto, To Bill confronta il suo estratto con i suoi libri, come per un conto bancario.
- Secondo l’estratto: l’importo dovuto dell’ultimo estratto importato, alla sua data.
- Nella sua contabilità: quanto la carta deve, secondo la contabilità, alla stessa data.
- Differenza: lo scarto, spiegato dalle righe ancora da trattare. Quando tutto è contabilizzato, la differenza mostra Concorda.
- Da pagare: l’importo dovuto e la sua scadenza, poi a che punto è il suo pagamento: Addebito bancario non ancora trovato, Addebito bancario del … trovato, da convalidare oppure Pagato con l’addebito bancario del ….
Una spesa pagata con la carta
In una spesa, Pagato con › Carta di credito aziendale accredita anch’essa il conto 2211. Veda Registrare una spesa. Una carta personale, pagata da Lei e non dall’azienda, non è una carta dell’azienda: veda Le spese pagate con i suoi fondi privati.
Base legale
- Ogni operazione è registrata in modo completo, fedele e sistematico, giustificata da un documento: art. 957a cpv. 2 CO. To Bill conserva il file dell’estratto della carta come documento giustificativo.
- I libri e i documenti contabili si conservano dieci anni: art. 958f cpv. 1 CO.
- Il saldo della carta è un debito a breve termine del bilancio: art. 959a cpv. 2 n. 1 CO.
- Le spese di pagamento e di cambio sono escluse dal campo dell’IVA, da cui la loro contabilizzazione senza IVA: art. 21 cpv. 2 n. 19 lett. c LIVA.