Las tarjetas de crédito de la empresa
Una tarjeta de crédito de la empresa (Viseca, Cornèrcard, Swisscard, Cembra, PostFinance o la de su banco cantonal) tiene su ficha en To Bill, junto a sus cuentas bancarias. Cada mes, usted importa su extracto: To Bill comprueba que está completo, propone una cuenta para cada compra, como para una línea bancaria, y reconoce el cargo bancario que paga la tarjeta.
Antes de empezar
- La contabilidad debe estar activada y sus libros abiertos. Se necesita el permiso de gestionar la contabilidad. Consulte Activar la contabilidad.
- El extracto en PDF lo lee la IA: la IA de su empresa debe estar activada, con la ayuda Lectura de un extracto de tarjeta de crédito en PDF. Consulte El asistente IA. Sin la IA, importe la exportación CSV del extracto, desde la banca en línea o la app de la tarjeta.
Añadir una tarjeta
En el menú, haga clic en Contabilidad y, después, en Banco, y abra la pestaña Cuentas.
Haga clic en Añadir una tarjeta de crédito (1).
En Emisor, indique quién envía el extracto, por ejemplo «Viseca» o «Cornèrcard»: To Bill lo usa para reconocer el cargo bancario que paga la tarjeta.
Escriba los Últimos 4 dígitos de la tarjeta, tal como figuran en el extracto. Nunca el número completo.
Deje el Nombre vacío para conservar el emisor y los 4 dígitos, o dé uno, por ejemplo «Visa Business». Elija la Moneda de la tarjeta.
Deje Cuenta contable en Automática (2211 Tarjeta de crédito de la empresa, si no una cuenta propia de la tarjeta).
Haga clic en Añadir la tarjeta. To Bill lo confirma: Tarjeta de crédito añadida, con el número de su cuenta contable.
La primera tarjeta se lleva en la cuenta 2211 Tarjeta de crédito de la empresa: una deuda a corto plazo. Cada compra la abona, y el cargo bancario que paga la tarjeta la salda. Una segunda tarjeta recibe su propia cuenta, el primer número libre de 2214 a 2219, llamada «Carte de crédit — » seguida del nombre de la tarjeta (en la interfaz en español, este nombre se muestra en francés): así, el saldo de cada tarjeta se controla por separado. En la vista Experta, puede elegir usted mismo otra deuda a corto plazo, propia de esta tarjeta.
Una tarjeta ya registrada, con el mismo emisor y los mismos 4 dígitos, se rechaza: Esta tarjeta ya está registrada. Para modificar, desactivar o eliminar una tarjeta, haga clic en ella en la lista, como con una cuenta bancaria. Consulte Añadir sus cuentas bancarias.
Importar el extracto de la tarjeta
- En la pestaña Extracto del banco, elija la tarjeta arriba, en la lista de cuentas.
- Haga clic en Importar el extracto de la tarjeta.
- Arrastre el extracto al recuadro, o haga clic para elegirlo: el PDF del extracto mensual, leído por la IA, o su exportación CSV, de 25 MB como máximo. No se guarda nada antes de su confirmación.
- Revise el control del extracto y sus líneas (consulte más abajo).
- Haga clic en Importar seguido del número de líneas.
El control del extracto
Antes de cualquier importación, To Bill verifica que las líneas leídas dan los totales impresos en el extracto (1): el saldo anterior, más los débitos, menos los créditos, da el nuevo saldo.
- El extracto está completo: sus líneas dan sus totales. El cálculo se muestra debajo, por ejemplo Saldo anterior 0.00 + débitos 251.45 − créditos 0.00 = nuevo saldo 251.45.
- Las líneas leídas no dan los totales del extracto, con la diferencia y lo que no coincide. Vuelva a leer el extracto: quizá falte una línea. Aun así, puede marcar Importar de todos modos: la diferencia seguirá visible en el saldo de la tarjeta.
- El saldo anterior del extracto no es el de su contabilidad: probablemente falta el extracto del mes anterior. Impórtelo también.
Las líneas del extracto
La tabla muestra cada línea leída: la Fecha, el Comercio, el Tipo (Compra, Reembolso, Comisión, Intereses, Pago recibido), la Moneda de origen de una compra en el extranjero y su Comisión. Debajo, A pagar indica el importe adeudado y su vencimiento.
Las comisiones de una compra en moneda extranjera pasan a ser su propia línea, contabilizada en gastos bancarios: el extracto lo indica bajo la tabla. El importe de origen sigue mostrándose en la línea de la compra, por ejemplo EUR 45.90.
Importar una exportación CSV
El CSV de una tarjeta no tiene un formato común: To Bill muestra las Columnas del archivo que ha reconocido. Compruebe la Fecha de contabilización, la Fecha de compra, el Comercio, el Importe (con signo), o el Débito y el Crédito si están separados, la Moneda de origen, el Importe de origen y la Comisión. Si en su archivo las compras son importes positivos, marque Las compras son importes positivos en este archivo.
Un CSV no da los totales del extracto: copie el Nuevo saldo del extracto, la Fecha del extracto y la fecha A pagar hasta el, desde el extracto en papel o en PDF. To Bill comprueba entonces que las líneas dan ese saldo, a partir del saldo de sus libros.
Importar dos veces el mismo mes
Sin riesgo: una línea ya importada no se importa una segunda vez, y el extracto la marca como Ya importada. En una tarjeta, el PDF y el CSV de un mismo mes se reconocen entre sí: una línea es la misma si tiene la misma fecha de contabilización y el mismo importe. Si todo el extracto ya está ahí, el botón indica Todo está ya importado.
Contabilizar las líneas de la tarjeta
Las líneas importadas esperan en Por tratar, como las líneas de una cuenta bancaria, con las mismas propuestas: la cuenta de un comercio conocido, sus reglas, Pro o Privado, Siempre así, el reparto de un gasto mixto y los justificantes que faltan. Consulte Conciliar los pagos.
| Línea de la tarjeta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Una compra | la cuenta elegida (un gasto), sin IVA, y el impuesto soportado si la empresa está sujeta al IVA | 2211 Tarjeta de crédito de la empresa |
| Un reembolso de un comercio | 2211 | la cuenta de la compra, a la inversa |
| Las comisiones de una compra en moneda extranjera | 6940 Comisiones bancarias | 2211 |
El cargo bancario que paga la tarjeta
Cada mes, el emisor cobra el importe adeudado de su cuenta bancaria, por LSV o por adeudo directo. En el extracto del banco, To Bill reconoce este cargo por el nombre del emisor, por ejemplo «Viseca Card Services» o «Cornèr Banca», y por el importe adeudado del último extracto de la tarjeta. Lo propone como una transferencia del banco a la tarjeta: Pago de la tarjeta.
Haga clic en Contabilizar (1): la línea registra en el debe la cuenta de la tarjeta (2211) y en el haber la cuenta bancaria (1020). Si solo coincide el importe, sin el nombre del emisor, To Bill también lo propone, pero hay que comprobarlo.
El mismo pago, una sola vez
El extracto siguiente de la tarjeta muestra este pago como Pago recibido. To Bill vincula las dos líneas: cuando una se contabiliza, la otra se cierra con la mención El mismo dinero que la línea vinculada, contabilizado una sola vez. Da igual cuál llegue primero. Anular una reabre la otra.
El saldo de la tarjeta
Cuando se elige la tarjeta en la parte superior de la pestaña Extracto, To Bill compara su extracto con sus libros, como con una cuenta bancaria.
- Según el extracto: el importe adeudado del último extracto importado, en su fecha.
- En su contabilidad: lo que la tarjeta debe, según la contabilidad, en la misma fecha.
- Diferencia: la diferencia, explicada por las líneas aún por tratar. Cuando todo está contabilizado, la diferencia muestra Coincide.
- A pagar: el importe adeudado y su vencimiento, y después en qué punto está su pago: Cargo bancario aún no encontrado, Cargo bancario del … encontrado, por validar o Pagado por el cargo bancario del ….
Un gasto pagado con la tarjeta
En un gasto, Pagado con › Tarjeta de crédito de la empresa también abona la cuenta 2211. Consulte Registrar un gasto. Una tarjeta personal, pagada por usted y no por la empresa, no es una tarjeta de la empresa: consulte Los gastos pagados con sus fondos privados.
Base legal
- Cada operación se registra de forma completa, fiel y sistemática, respaldada por un justificante: art. 957a, apdo. 2, del Código de Obligaciones (CO). To Bill conserva el archivo del extracto de la tarjeta como justificante.
- Los libros y los justificantes se conservan diez años: art. 958f, apdo. 1, CO.
- El saldo de la tarjeta es una deuda a corto plazo del balance: art. 959a, apdo. 2, n.º 1, CO.
- Las comisiones de pago y de cambio están excluidas del ámbito del IVA, por lo que se contabilizan sin IVA: art. 21, apdo. 2, n.º 19, letra c, de la Ley del IVA (LTVA).