Os cartões de crédito da empresa
Um cartão de crédito da empresa, Viseca, Cornèrcard, Swisscard, Cembra, PostFinance ou o do seu banco cantonal, tem a sua ficha no To Bill, ao lado das suas contas bancárias. Todos os meses, importa o respetivo extrato: o To Bill controla se está completo, propõe uma conta para cada compra, como para uma linha bancária, e reconhece o débito bancário que paga o cartão.
Antes de começar
- A contabilidade tem de estar ativada e os seus livros abertos. É preciso ter o direito de gerir a contabilidade. Consulte Ativar a contabilidade.
- O extrato em PDF é lido pela IA: a IA da sua empresa tem de estar ativada, com a ajuda Leitura de um extrato de cartão de crédito em PDF. Consulte O assistente IA. Sem a IA, importe a exportação CSV do extrato, a partir do e-banking ou da app do cartão.
Adicionar um cartão
No menu, clique em Contabilidade e depois em Banco, e abra o separador Contas.
Clique em Adicionar um cartão de crédito (1).
Em Emissor, indique quem envia o extrato, por exemplo «Viseca» ou «Cornèrcard»: o To Bill usa-o para reconhecer o débito bancário que paga o cartão.
Introduza os Últimos 4 dígitos do cartão, tal como constam no extrato. Nunca o número completo.
Deixe o Nome vazio para usar o emissor e os 4 dígitos, ou dê-lhe um, por exemplo «Visa Business». Escolha a Moeda do cartão.
Deixe Conta contabilística em Automática (2211 Cartão de crédito da empresa, senão uma conta própria do cartão).
Clique em Adicionar o cartão. O To Bill confirma: Cartão de crédito adicionado, com o número da respetiva conta contabilística.
O primeiro cartão é registado na conta 2211 Cartão de crédito da empresa: uma dívida a curto prazo. Cada compra credita-a e o débito bancário que paga o cartão liquida-a. Um segundo cartão recebe a sua própria conta, a primeira livre de 2214 a 2219, com o nome «Cartão de crédito — » seguido do nome do cartão: o saldo de cada cartão controla-se assim em separado. No modo Especialista, pode escolher outra dívida a curto prazo, própria deste cartão.
Um cartão já registado, com o mesmo emissor e os mesmos 4 dígitos, é recusado: Este cartão já está registado. Para alterar, desativar ou eliminar um cartão, clique nele na lista, como numa conta bancária. Consulte Adicionar as suas contas bancárias.
Importar o extrato do cartão
- No separador Extrato do banco, escolha o cartão no topo, na lista das contas.
- Clique em Importar o extrato do cartão.
- Arraste o extrato para o quadro, ou clique para o escolher: o PDF do extrato mensal, lido pela IA, ou a sua exportação CSV, 25 MB no máximo. Nada é guardado antes da sua confirmação.
- Verifique o controlo do extrato e as suas linhas (veja abaixo).
- Clique em Importar seguido do número de linhas.
O controlo do extrato
Antes de qualquer importação, o To Bill verifica se as linhas lidas dão os totais impressos no extrato (1): o saldo anterior, mais os débitos, menos os créditos, dá o novo saldo.
- O extrato está completo: as suas linhas dão os seus totais. O cálculo é mostrado por baixo, por exemplo Saldo anterior 0.00 + débitos 251.45 − créditos 0.00 = novo saldo 251.45.
- As linhas lidas não dão os totais do extrato, com a diferença e o que não corresponde. Releia o extrato: talvez falte uma linha. Pode mesmo assim assinalar Importar mesmo assim: a diferença ficará visível no saldo do cartão.
- O saldo anterior do extrato não é o da sua contabilidade: provavelmente falta o extrato do mês anterior. Importe-o também.
As linhas do extrato
A tabela mostra cada linha lida: a Data, o Comerciante, o Tipo (Compra, Reembolso, Comissão, Juros, Pagamento recebido), a Moeda de origem de uma compra no estrangeiro e a respetiva Comissão. Por baixo, A pagar indica o montante devido e o respetivo vencimento.
As comissões de uma compra em moeda estrangeira passam a ser uma linha própria, contabilizada em comissões bancárias: o extrato di-lo por baixo da tabela. O montante de origem continua visível na linha da compra, por exemplo EUR 45.90.
Importar uma exportação CSV
Um CSV de cartão não tem um formato comum: o To Bill mostra as Colunas do ficheiro que reconheceu. Verifique a Data de lançamento, a Data de compra, o Comerciante, o Montante (com sinal), ou o Débito e o Crédito se estiverem separados, a Moeda de origem, o Montante de origem e a Comissão. Se as compras forem montantes positivos no seu ficheiro, assinale As compras são montantes positivos neste ficheiro.
Um CSV não dá os totais do extrato: copie o Novo saldo do extrato, a Data do extrato e a data A pagar até, a partir do extrato em papel ou em PDF. O To Bill verifica então se as linhas dão esse saldo, a partir do saldo da sua contabilidade.
Importar duas vezes o mesmo mês
Sem risco: uma linha já importada não o é uma segunda vez, e o extrato assinala-a Já importada. Para um cartão, o PDF e o CSV de um mesmo mês reconhecem-se: uma linha é a mesma se tiver a mesma data de lançamento e o mesmo montante. Se todo o extrato já cá estiver, o botão indica Já está tudo importado.
Contabilizar as linhas do cartão
As linhas importadas aguardam em Por tratar, como as linhas de uma conta bancária, com as mesmas propostas: a conta de um comerciante conhecido, as suas regras, Pro ou Privado, Sempre assim, a repartição de uma despesa mista e os comprovativos em falta. Consulte Reconciliar os pagamentos.
| Linha do cartão | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Uma compra | a conta escolhida (um gasto), sem IVA, e o imposto dedutível se a empresa estiver sujeita a IVA | 2211 Cartão de crédito da empresa |
| Um reembolso de um comerciante | 2211 | a conta da compra, no sentido inverso |
| As comissões de uma compra em moeda estrangeira | 6940 Comissões bancárias | 2211 |
O débito bancário que paga o cartão
Todos os meses, o emissor debita o montante devido da sua conta bancária, por LSV ou por débito direto. No extrato do banco, o To Bill reconhece esse débito pelo nome do emissor, por exemplo «Viseca Card Services» ou «Cornèr Banca», e pelo montante devido do último extrato do cartão. Propõe-no como uma transferência do banco para o cartão: Pagamento do cartão.
Clique em Contabilizar (1): a linha debita a conta do cartão (2211) e credita a conta bancária (1020). Se apenas o montante corresponder, sem o nome do emissor, o To Bill propõe-o também, mas a verificar.
O mesmo pagamento, uma só vez
O extrato seguinte do cartão mostra este pagamento como Pagamento recebido. O To Bill liga as duas linhas: quando uma é contabilizada, a outra é fechada com a menção O mesmo dinheiro que a linha associada, contabilizado uma só vez. Tanto faz qual chega primeiro. Anular uma reabre a outra.
O saldo do cartão
Quando o cartão está escolhido no topo do separador Extrato, o To Bill compara o respetivo extrato com os seus livros, como para uma conta bancária.
- Segundo o extrato: o montante devido do último extrato importado, à data respetiva.
- Na sua contabilidade: o que o cartão deve, segundo a contabilidade, à mesma data.
- Diferença: a diferença, explicada pelas linhas ainda por tratar. Quando tudo está contabilizado, a diferença mostra Coincide.
- A pagar: o montante devido e o respetivo vencimento, depois o ponto da situação do pagamento: Débito bancário ainda não encontrado, Débito bancário de … encontrado, por validar, ou Pago pelo débito bancário de ….
Uma despesa paga com o cartão
Numa despesa, Pago com › Cartão de crédito da empresa credita também a conta 2211. Consulte Registar uma despesa. Um cartão pessoal, pago por si e não pela empresa, não é um cartão da empresa: consulte As despesas pagas com os seus fundos privados.
Base legal
- Cada operação é registada de forma completa, fiel e sistemática, justificada por um comprovativo: art. 957a, n.º 2, do Código das Obrigações (CO). O To Bill guarda o ficheiro do extrato do cartão como documento comprovativo.
- Os livros e os comprovativos conservam-se durante dez anos: art. 958f, n.º 1, CO.
- O saldo do cartão é uma dívida a curto prazo do balanço: art. 959a, n.º 2, ponto 1, CO.
- As comissões de pagamento e de câmbio estão excluídas do âmbito do IVA, e por isso são contabilizadas sem IVA: art. 21, n.º 2, ponto 19, alínea c, da Lei do IVA (LTVA).