Die Kreditkarten des Unternehmens
Eine Kreditkarte des Unternehmens, von Viseca, Cornèrcard, Swisscard, Cembra, PostFinance oder Ihrer Kantonalbank, hat in To Bill ihren eigenen Datensatz, neben Ihren Bankkonten. Jeden Monat importieren Sie ihren Auszug: To Bill prüft, ob er vollständig ist, schlägt für jeden Einkauf ein Konto vor, wie bei einer Bankzeile, und erkennt die Bankbelastung, mit der die Karte bezahlt wird.
Bevor Sie beginnen
- Die Buchhaltung muss aktiviert und Ihre Bücher eröffnet sein. Sie brauchen das Recht, die Buchhaltung zu verwalten. Siehe Buchhaltung aktivieren.
- Der Auszug als PDF wird von der KI gelesen: Die KI Ihres Unternehmens muss aktiviert sein, mit der Hilfe Kreditkartenauszug als PDF lesen. Siehe Der KI-Assistent. Ohne KI importieren Sie den CSV-Export des Auszugs, aus dem E-Banking oder der App der Karte.
Eine Karte erfassen
Klicken Sie im Menü auf Buchhaltung, dann auf Bank, und öffnen Sie den Tab Konten.
Klicken Sie auf Kreditkarte hinzufügen (1).
Geben Sie unter Herausgeber an, wer den Auszug schickt, zum Beispiel «Viseca» oder «Cornèrcard»: To Bill erkennt daran die Bankbelastung, mit der die Karte bezahlt wird.
Füllen Sie Letzte 4 Ziffern aus, so wie sie auf dem Auszug stehen. Nie die ganze Nummer.
Lassen Sie Name leer, um den Herausgeber und die 4 Ziffern zu behalten, oder geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel «Visa Business». Wählen Sie die Währung der Karte.
Lassen Sie Buchhaltungskonto auf Automatisch (2211 Geschäftskreditkarte, sonst ein eigenes Konto für die Karte).
Klicken Sie auf Karte hinzufügen. To Bill bestätigt: Kreditkarte hinzugefügt, mit der Nummer des Buchhaltungskontos der Karte.
Die erste Karte wird auf dem Konto 2211 Geschäftskreditkarte geführt: einer kurzfristigen Verbindlichkeit. Jeder Einkauf wird ihr gutgeschrieben, die Bankbelastung, mit der die Karte bezahlt wird, gleicht sie aus. Eine zweite Karte erhält ein eigenes Konto, die erste freie Nummer von 2214 bis 2219, mit dem Namen «Kreditkarte —», gefolgt vom Namen der Karte: So lässt sich der Saldo jeder Karte getrennt prüfen. Im Modus Experte können Sie selbst eine andere kurzfristige Verbindlichkeit wählen, die nur zu dieser Karte gehört.
Eine bereits erfasste Karte mit demselben Herausgeber und denselben 4 Ziffern wird abgelehnt: Diese Karte ist bereits erfasst. Um eine Karte zu ändern, auszuschalten oder zu löschen, klicken Sie in der Liste auf sie, wie bei einem Bankkonto. Siehe Ihre Bankkonten erfassen.
Den Auszug der Karte importieren
- Wählen Sie im Tab Auszug der Bank oben in der Kontenliste die Karte.
- Klicken Sie auf Auszug der Karte importieren.
- Ziehen Sie den Auszug in den Rahmen oder klicken Sie, um ihn auszuwählen: das PDF des Monatsauszugs, von der KI gelesen, oder sein CSV-Export, höchstens 25 MB. Nichts wird vor Ihrer Bestätigung gespeichert.
- Prüfen Sie die Kontrolle des Auszugs und seine Zeilen (siehe unten).
- Klicken Sie auf N Zeilen importieren, mit der Anzahl der Zeilen.
Die Kontrolle des Auszugs
Vor jedem Import prüft To Bill, ob die gelesenen Zeilen die auf dem Auszug gedruckten Totale ergeben (1): der vorherige Saldo, plus die Belastungen, minus die Gutschriften, ergibt den neuen Saldo.
- Der Auszug ist vollständig: seine Zeilen ergeben seine Totale. Die Rechnung steht darunter, zum Beispiel Vorheriger Saldo 0.00 + Belastungen 251.45 − Gutschriften 0.00 = neuer Saldo 251.45.
- Die gelesenen Zeilen ergeben nicht die Totale des Auszugs, mit der Differenz und dem, was nicht stimmt. Lesen Sie den Auszug noch einmal: Vielleicht fehlt eine Zeile. Sie können ihn dennoch importieren, indem Sie Trotzdem importieren: die Differenz bleibt im Saldo der Karte sichtbar ankreuzen.
- Der vorherige Saldo des Auszugs entspricht nicht dem Ihrer Buchhaltung: Wahrscheinlich fehlt der Auszug des Vormonats. Importieren Sie auch ihn.
Die Zeilen des Auszugs
Die Tabelle zeigt jede gelesene Zeile: das Datum, den Händler, die Art (Einkauf, Rückerstattung, Gebühr, Zinsen, Zahlung erhalten), die Originalwährung eines Einkaufs im Ausland und seine Gebühr. Darunter nennt Zahlbar den geschuldeten Betrag und seine Fälligkeit.
Die Gebühren eines Einkaufs in Fremdwährung werden zu einer eigenen Zeile, verbucht als Bankspesen: Der Auszug sagt es unter der Tabelle. Der ursprüngliche Betrag bleibt auf der Zeile des Einkaufs angezeigt, zum Beispiel EUR 45.90.
Einen CSV-Export importieren
Ein CSV einer Karte hat kein gemeinsames Format: To Bill zeigt die Spalten der Datei, die es erkannt hat. Prüfen Sie das Buchungsdatum, das Kaufdatum, den Händler, den Betrag (mit Vorzeichen), oder die Belastung und die Gutschrift, wenn sie getrennt sind, die Originalwährung, den Originalbetrag und die Gebühr. Sind die Einkäufe in Ihrer Datei positive Beträge, kreuzen Sie Einkäufe sind in dieser Datei positive Beträge an.
Ein CSV nennt die Totale des Auszugs nicht: Übernehmen Sie vom Papier- oder PDF-Auszug die Felder Neuer Saldo des Auszugs, Datum des Auszugs und Zahlbar bis. To Bill prüft dann, ob die Zeilen diesen Saldo ergeben, ausgehend vom Saldo Ihrer Buchhaltung.
Denselben Monat zweimal importieren
Kein Risiko: Eine bereits importierte Zeile wird nicht ein zweites Mal importiert, und der Auszug markiert sie mit Bereits importiert. Bei einer Karte erkennen sich das PDF und das CSV desselben Monats: Eine Zeile ist dieselbe, wenn sie dasselbe Buchungsdatum und denselben Betrag hat. Ist der ganze Auszug schon da, zeigt die Schaltfläche Alles ist bereits importiert.
Die Zeilen der Karte verbuchen
Die importierten Zeilen warten unter Offen, wie die Zeilen eines Bankkontos, mit denselben Vorschlägen: das Konto eines bekannten Händlers, Ihre Regeln, Geschäft oder Privat, Immer so, die Aufteilung einer gemischten Ausgabe und die fehlenden Belege. Siehe Zahlungen abgleichen.
| Zeile der Karte | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Ein Einkauf | das gewählte Konto (ein Aufwand), ohne MWST, und die Vorsteuer, wenn das Unternehmen MWST-pflichtig ist | 2211 Geschäftskreditkarte |
| Eine Rückerstattung eines Händlers | 2211 | das Konto des Einkaufs, umgekehrt |
| Die Gebühren eines Einkaufs in Fremdwährung | 6940 Bankspesen | 2211 |
Die Bankbelastung, mit der die Karte bezahlt wird
Jeden Monat belastet der Herausgeber den geschuldeten Betrag von Ihrem Bankkonto, per LSV oder Direct Debit. Auf dem Auszug der Bank erkennt To Bill diese Belastung am Namen des Herausgebers, zum Beispiel «Viseca Card Services» oder «Cornèr Banca», und am geschuldeten Betrag des letzten Kartenauszugs. Es schlägt sie als Überweisung von der Bank auf die Karte vor: Zahlung der Karte.
Klicken Sie auf Buchen (1): Die Zeile bucht im Soll auf das Konto der Karte (2211) und im Haben auf das Bankkonto (1020). Stimmt nur der Betrag überein, ohne den Namen des Herausgebers, schlägt To Bill die Zeile ebenfalls vor, aber zur Prüfung.
Dieselbe Zahlung, nur einmal
Der nächste Auszug der Karte zeigt diese Zahlung als Zahlung erhalten. To Bill verknüpft die beiden Zeilen: Ist die eine verbucht, wird die andere mit dem Vermerk Dasselbe Geld wie die verknüpfte Zeile, nur einmal verbucht. geschlossen. Es spielt keine Rolle, welche zuerst kommt. Wird die eine rückgängig gemacht, öffnet sich die andere wieder.
Der Saldo der Karte
Ist die Karte oben im Tab Auszug gewählt, vergleicht To Bill ihren Auszug mit Ihrer Buchhaltung, wie bei einem Bankkonto.
- Laut Auszug: der geschuldete Betrag des letzten importierten Auszugs, an seinem Datum.
- In Ihrer Buchhaltung: was die Karte laut Buchhaltung schuldet, am selben Datum.
- Differenz: der Unterschied, erklärt durch die noch zu erledigenden Zeilen. Ist alles verbucht, zeigt die Differenz Stimmt überein.
- Zahlbar: der geschuldete Betrag und seine Fälligkeit, dann der Stand seiner Zahlung: Bankbelastung noch nicht gefunden, Bankbelastung vom … gefunden, zu bestätigen oder Bezahlt durch die Bankbelastung vom ….
Eine mit der Karte bezahlte Ausgabe
In einer Ausgabe schreibt Bezahlt mit › Geschäftskreditkarte ebenfalls dem Konto 2211 gut. Siehe Eine Ausgabe erfassen. Eine private Karte, die Sie und nicht das Unternehmen bezahlen, ist keine Karte des Unternehmens: siehe Privat bezahlte Ausgaben.
Rechtsgrundlage
- Jeder Geschäftsvorfall wird vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst und durch einen Beleg nachgewiesen: Art. 957a Abs. 2 OR. To Bill bewahrt die Datei des Kartenauszugs als Buchungsbeleg auf.
- Geschäftsbücher und Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f Abs. 1 OR.
- Der Saldo der Karte ist eine kurzfristige Verbindlichkeit der Bilanz: Art. 959a Abs. 2 Ziff. 1 OR.
- Zahlungs- und Wechselgebühren sind von der MWST ausgenommen, daher werden sie ohne MWST verbucht: Art. 21 Abs. 2 Ziff. 19 Bst. c MWSTG.