Les cartes de crédit de l’entreprise
Une carte de crédit de l’entreprise, Viseca, Cornèrcard, Swisscard, Cembra, PostFinance ou celle de votre banque cantonale, a sa fiche dans To Bill, à côté de vos comptes bancaires. Chaque mois, vous importez son relevé : To Bill contrôle qu’il est complet, propose un compte pour chaque achat, comme pour une ligne bancaire, et reconnaît le débit bancaire qui paie la carte.
Avant de commencer
- La comptabilité doit être activée et vos livres ouverts. Il faut le droit de gérer la comptabilité. Voir Activer la comptabilité.
- Le relevé en PDF est lu par l’IA : l’IA de votre entreprise doit être activée, avec l’aide Lecture d’un relevé de carte de crédit en PDF. Voir L’assistant IA. Sans l’IA, importez l’export CSV du relevé, depuis l’e-banking ou l’app de la carte.
Ajouter une carte
Dans le menu, cliquez sur Comptabilité, puis sur Banque, et ouvrez l’onglet Comptes.
Cliquez sur Ajouter une carte de crédit (1).
Dans Émetteur, indiquez qui envoie le relevé, par exemple « Viseca » ou « Cornèrcard » : To Bill s’en sert pour reconnaître le débit bancaire qui paie la carte.
Saisissez les 4 derniers chiffres de la carte, tels qu’ils figurent sur le relevé. Jamais le numéro complet.
Laissez le Nom vide pour garder l’émetteur et les 4 chiffres, ou donnez-en un, par exemple « Visa Business ». Choisissez la Monnaie de la carte.
Laissez Compte comptable sur Automatique (2211 Carte de crédit de l’entreprise, sinon un compte propre à la carte).
Cliquez sur Ajouter la carte. To Bill confirme : Carte de crédit ajoutée, avec le numéro de son compte comptable.
La première carte est tenue sur le compte 2211 Carte de crédit de l’entreprise : une dette à court terme. Chaque achat la crédite, le débit bancaire qui paie la carte la solde. Une deuxième carte reçoit son propre compte, le premier libre de 2214 à 2219, nommé « Carte de crédit — » suivi du nom de la carte : le solde de chaque carte se contrôle ainsi séparément. En mode Expert, vous pouvez choisir vous-même une autre dette à court terme, propre à cette carte.
Une carte déjà enregistrée, avec le même émetteur et les mêmes 4 chiffres, est refusée : Cette carte est déjà enregistrée. Pour modifier, désactiver ou supprimer une carte, cliquez sur elle dans la liste, comme pour un compte bancaire. Voir Ajouter vos comptes bancaires.
Importer le relevé de la carte
- Dans l’onglet Relevé de la banque, choisissez la carte en haut, dans la liste des comptes.
- Cliquez sur Importer le relevé de la carte.
- Glissez le relevé dans le cadre, ou cliquez pour le choisir : le PDF du relevé mensuel, lu par l’IA, ou son export CSV, 25 Mo au plus. Rien n’est enregistré avant votre confirmation.
- Vérifiez le contrôle du relevé et ses lignes (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Importer suivi du nombre de lignes.
Le contrôle du relevé
Avant tout import, To Bill vérifie que les lignes lues donnent les totaux imprimés sur le relevé (1) : le solde précédent, plus les débits, moins les crédits, donne le nouveau solde.
- Le relevé est complet : ses lignes donnent ses totaux. Le calcul est affiché dessous, par exemple Solde précédent 0.00 + débits 251.45 − crédits 0.00 = nouveau solde 251.45.
- Les lignes lues ne donnent pas les totaux du relevé, avec l’écart et ce qui ne correspond pas. Relisez le relevé : une ligne manque peut-être. Vous pouvez tout de même cocher Importer quand même : l’écart restera visible sur le solde de la carte.
- Le solde précédent du relevé n’est pas celui de vos livres : le relevé du mois précédent manque sans doute. Importez-le aussi.
Les lignes du relevé
Le tableau montre chaque ligne lue : la Date, le Commerçant, la Nature (Achat, Remboursement, Frais, Intérêts, Paiement reçu), la Monnaie d’origine d’un achat à l’étranger et ses Frais. En dessous, À payer indique le montant dû et son échéance.
Les frais d’un achat en monnaie étrangère deviennent leur propre ligne, comptabilisée en frais bancaires : le relevé le dit sous le tableau. Le montant d’origine reste affiché sur la ligne de l’achat, par exemple EUR 45.90.
Importer un export CSV
Un CSV de carte n’a pas de format commun : To Bill montre les Colonnes du fichier qu’il a reconnues. Vérifiez la Date de comptabilisation, la Date d’achat, le Commerçant, le Montant (signé), ou le Débit et le Crédit s’ils sont séparés, la Monnaie d’origine, le Montant d’origine et les Frais. Si les achats sont des montants positifs dans votre fichier, cochez Les achats sont des montants positifs dans ce fichier.
Un CSV ne donne pas les totaux du relevé : recopiez le Nouveau solde du relevé, la Date du relevé et la date À payer jusqu’au, depuis le relevé papier ou PDF. To Bill vérifie alors que les lignes donnent ce solde, à partir du solde de vos livres.
Importer deux fois le même mois
Pas de risque : une ligne déjà importée ne l’est pas une seconde fois, et le relevé la marque Déjà importée. Pour une carte, le PDF et le CSV d’un même mois se reconnaissent : une ligne est la même si elle a la même date de comptabilisation et le même montant. Si tout le relevé est déjà là, le bouton indique Tout est déjà importé.
Comptabiliser les lignes de la carte
Les lignes importées attendent dans À traiter, comme les lignes d’un compte bancaire, avec les mêmes propositions : le compte d’un commerçant connu, vos règles, Pro ou Privé, Toujours comme ça, la répartition d’une dépense mixte et les justificatifs manquants. Voir Rapprocher les paiements.
| Ligne de la carte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Un achat | le compte choisi (une charge), HT, et l’impôt préalable si l’entreprise est assujettie | 2211 Carte de crédit de l’entreprise |
| Un remboursement d’un commerçant | 2211 | le compte de l’achat, à l’inverse |
| Les frais d’un achat en monnaie étrangère | 6940 Frais bancaires | 2211 |
Le débit bancaire qui paie la carte
Chaque mois, l’émetteur prélève le montant dû sur votre compte bancaire, par LSV ou par débit direct. Sur le relevé de la banque, To Bill reconnaît ce débit d’après le nom de l’émetteur, par exemple « Viseca Card Services » ou « Cornèr Banca », et le montant dû du dernier relevé de la carte. Il le propose comme un virement de la banque vers la carte : Paiement de la carte.
Cliquez sur Comptabiliser (1) : la ligne débite le compte de la carte (2211) et crédite le compte bancaire (1020). Si seul le montant correspond, sans le nom de l’émetteur, To Bill le propose aussi, mais à vérifier.
Le même paiement, une seule fois
Le relevé suivant de la carte montre ce paiement comme Paiement reçu. To Bill relie les deux lignes : quand l’une est comptabilisée, l’autre est fermée avec la mention Même argent que la ligne liée, comptabilisée une seule fois. Peu importe laquelle arrive en premier. Annuler l’une rouvre l’autre.
Le solde de la carte
Quand la carte est choisie en haut de l’onglet Relevé, To Bill compare son relevé avec vos livres, comme pour un compte bancaire.
- Selon le relevé : le montant dû du dernier relevé importé, à sa date.
- Dans vos livres : ce que la carte doit, selon la comptabilité, à la même date.
- Écart : la différence, expliquée par les lignes encore à traiter. Quand tout est comptabilisé, l’écart affiche Concorde.
- À payer : le montant dû et son échéance, puis où en est son paiement : Débit bancaire pas encore trouvé, Débit bancaire du … trouvé, à valider, ou Payé par le débit bancaire du ….
Une dépense payée avec la carte
Dans une dépense, Payé par › Carte de crédit de l’entreprise crédite aussi le compte 2211. Voir Saisir une dépense. Une carte personnelle, payée par vous et non par l’entreprise, n’est pas une carte de l’entreprise : voir Les dépenses payées avec vos fonds privés.
Base légale
- Chaque opération est enregistrée de façon complète, fidèle et systématique, justifiée par une pièce : art. 957a al. 2 CO. To Bill garde le fichier du relevé de la carte comme pièce justificative.
- Les livres et les pièces se conservent dix ans : art. 958f al. 1 CO.
- Le solde de la carte est une dette à court terme du bilan : art. 959a al. 2 ch. 1 CO.
- Les frais de paiement et de change sont exclus du champ de la TVA, d’où leur comptabilisation sans TVA : art. 21 al. 2 ch. 19 let. c LTVA.