Les dépenses payées avec vos fonds privés
Un abonnement payé avec votre carte personnelle, du matériel acheté depuis votre compte privé : ce sont des dépenses de l’entreprise, payées par vous. To Bill les reprend de deux façons :
- tout un relevé à la fois : vous importez le relevé de votre compte personnel, To Bill coche les lignes professionnelles, vous vérifiez, et seules les lignes cochées deviennent des dépenses ;
- justificatif par justificatif : dans À valider, vous indiquez qu’un reçu a été Payé avec mes fonds privés.
Dans les deux cas, la dépense est comptabilisée comme payée par le propriétaire : l’entreprise vous la doit, ou elle compte comme votre apport.
Avant de commencer
- La comptabilité doit être activée et vos livres ouverts. Il faut le droit de gérer la comptabilité. Voir Activer la comptabilité.
- Téléchargez le relevé de votre compte personnel depuis votre e-banking : en camt (.xml) ou en CSV, il est lu sans IA. Un PDF est lu par l’IA : l’IA de votre entreprise doit être activée, avec l’aide Lecture d’un relevé de compte privé en PDF. Voir L’assistant IA.
- Pour que To Bill reconnaisse les achats dont vous avez le justificatif, déposez d’abord les reçus dans À valider. Voir Le pilote automatique des justificatifs.
Votre relevé personnel n’est pas gardé
To Bill ne garde que les lignes que vous cochez, comme dépenses. Les autres lignes et le fichier sont effacés dès votre confirmation : ni le relevé, ni votre solde, ni vos dépenses privées ne sont enregistrés. Votre compte personnel ne devient pas un compte bancaire de l’entreprise dans To Bill. Tant que vous n’avez pas confirmé, la lecture du relevé n’existe que dans votre navigateur.
Importer le relevé de votre compte personnel
Dans le menu, cliquez sur Comptabilité, puis sur Banque, et ouvrez l’onglet Fonds privés.
La note (1) rappelle ce qui est gardé et ce qui est effacé.
Glissez le relevé dans le cadre, ou cliquez pour le choisir : un fichier camt (.xml), CSV ou PDF, 25 Mo au plus.
Vérifiez les lignes cochées et leur catégorie (voir ci-dessous).
Cliquez sur Garder suivi du nombre de dépenses et de leur total.
Vérifier les lignes
En haut, To Bill résume ce qu’il a lu, par exemple 28 paiements, 8 proposés comme professionnels et 2 entrées d’argent ignorées. Il contrôle aussi que le relevé est complet : Relevé complet : solde initial …, solde final …, ou un avertissement s’il manque une ligne.
Une ligne n’est cochée que sur un indice, et chaque ligne dit lequel :
| L’indice | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Justificatif reçu : Papeterie Exemple, 14.09.2026 (1) | Un reçu qui attend dans À valider a le même montant et le même fournisseur. Il sera joint à la dépense. |
| Votre règle « Swisscom → Téléphone » | Une de vos règles bancaires vise ce marchand. Voir Les règles bancaires. |
| Comme votre ligne … précédente | Vous avez déjà comptabilisé ce marchand en charge depuis le compte de l’entreprise. |
| INFOMANIAK NETWORK SA : hébergement et cloud | Un marchand connu dont les achats sont professionnels : logiciels, hébergement, publicité, frais de port, impression, fournitures de bureau, comptabilité, sous-traitants, administration. |
D’autres lignes sont montrées sans être cochées :
- Peut-être professionnel : un restaurant, un voyage, du carburant, du matériel informatique, des meubles, l’énergie, une assurance. Cochez-les si c’était pour l’entreprise.
- … : le plus souvent privé : les courses, les loisirs, la santé. Votre règle le dit privé, Transfert, Retrait d’espèces et Rien de connu ne sont pas cochés non plus.
- Déjà gardée comme dépense : la ligne a été gardée lors d’un import précédent. Elle ne peut pas l’être deux fois : vous pouvez donc importer des relevés qui se chevauchent.
L’onglet À vérifier montre les lignes cochées et celles qui sont peut-être professionnelles ; Toutes montre tout le relevé. Pour chaque ligne cochée, vérifiez la Catégorie de dépense : To Bill propose celle du justificatif, celle du compte reconnu, ou celle qui dit ce qu’est le marchand. Catégorie par défaut garde la catégorie de l’entreprise sur 6700 Autres charges d’exploitation.
Sous la liste, To Bill rappelle ce qui va se passer : Les 22 lignes non cochées et le fichier seront effacés. Cliquez alors sur Garder 8 dépenses (CHF 382.85) (2).
Ce que To Bill garde
To Bill affiche le résultat, par exemple 8 dépenses gardées, au crédit de Compte privé. et Les 22 autres lignes et le fichier ont été effacés : rien n’en est gardé.
Chaque ligne gardée devient une dépense payée, avec sa date, son fournisseur, son montant et sa catégorie, et Payé par › Le propriétaire, de sa poche. Une ligne reconnue par son reçu reçoit ce justificatif : Justificatif joint, et le reçu quitte À valider sans devenir une seconde dépense. Les autres sont marquées Justificatif manquant : cliquez sur Joindre pour ajouter la facture ou le ticket du fournisseur. Voir Justificatifs et lecture automatique.
| Forme juridique | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Raison individuelle | le compte de la catégorie (une charge) | 2850 Compte privé : votre apport à l’entreprise |
| Société de personnes | le compte de la catégorie | 2820, le compte privé de l’associé |
| SA, Sàrl | le compte de la catégorie | 2213 Compte courant actionnaire / associé : l’entreprise vous doit ce montant |
To Bill passe deux écritures, la dépense puis son paiement par le propriétaire, comme pour une dépense saisie à la main. Voir Saisir une dépense.
La TVA
Une entreprise assujettie récupère l’impôt préalable seulement sur une facture qui le mentionne. Une ligne gardée sans justificatif est donc comptabilisée sans TVA récupérable. Une ligne gardée avec son reçu reprend la TVA lue sur le reçu. Une entreprise non assujettie ne récupère jamais de TVA : tout le montant va en charge.
Le remboursement par l’entreprise
Dans une SA ou une Sàrl, l’entreprise vous rembourse par un virement depuis son compte bancaire. Sur le relevé de l’entreprise, To Bill reconnaît ce virement à votre nom quand il correspond, au centime, à vos dépenses encore dues, les plus anciennes d’abord : Remboursement de 8 dépenses payées avec vos fonds privés (CHF 382.85) → compte du propriétaire. La ligne débite le 2213 et crédite le compte bancaire. Au niveau d’automatisation Automatique quand c’est sûr, To Bill la comptabilise seul. Voir Le niveau d’automatisation.
Dans une raison individuelle, rien n’est à rembourser : la dépense reste votre apport sur le compte privé.
Un justificatif payé avec vos fonds privés
Sans relevé, un reçu déposé dans À valider peut aussi être marqué comme payé par vous.
Dans le menu, ouvrez Comptabilité, puis À valider, et cliquez sur la pièce.
En bas de la fiche, activez Payé avec mes fonds privés (1).
Cliquez sur Accepter. To Bill confirme : Comptabilisée, payée avec vos fonds privés.
La dépense est créée avec le reçu joint, payée par le propriétaire : au crédit de votre compte privé, ou de votre compte courant dans une SA ou une Sàrl. Une pièce déjà gardée depuis un relevé n’est pas proposée une seconde fois.
Le compte de l’entreprise, lui, est déjà dans la banque
Une ligne du relevé de l’entreprise que vous avez payée pour vous-même se règle dans la banque, avec Privé. Voir Rapprocher les paiements. Ce guide-ci concerne l’inverse : l’argent privé qui a payé l’entreprise.
Base légale
- Les données personnelles sont traitées pour une finalité déterminée, dans la mesure nécessaire, et détruites dès qu’elles ne sont plus nécessaires : art. 6 al. 2 à 4 LPD. To Bill ne lit votre relevé personnel que pour y trouver les dépenses de l’entreprise, et ne garde que celles-ci.
- Chaque enregistrement est justifié par une pièce comptable : art. 957a al. 2 ch. 2 et al. 3 CO. D’où Justificatif manquant sur une dépense gardée sans son reçu.
- L’impôt préalable se déduit sur la base d’une facture qui le mentionne : art. 28 al. 1 et 4 LTVA.
- Un indépendant déduit les frais justifiés par l’usage commercial, mais pas ses frais d’entretien privés : art. 27 al. 1 et art. 34 let. a LIFD.