Privat bezahlte Ausgaben
Ein Abo, das Sie mit Ihrer privaten Karte bezahlt haben, Material, das Sie von Ihrem Privatkonto gekauft haben: Das sind Ausgaben des Unternehmens, von Ihnen bezahlt. To Bill übernimmt sie auf zwei Arten:
- einen ganzen Auszug auf einmal: Sie importieren den Auszug Ihres privaten Kontos, To Bill kreuzt die geschäftlichen Zeilen an, Sie prüfen, und nur die angekreuzten Zeilen werden zu Ausgaben;
- Beleg für Beleg: Unter Zu prüfen geben Sie an, dass eine Quittung Privat bezahlt wurde.
In beiden Fällen wird die Ausgabe als vom Inhaber bezahlt verbucht: Das Unternehmen schuldet Ihnen den Betrag, oder er zählt als Ihre Einlage.
Bevor Sie beginnen
- Die Buchhaltung muss aktiviert und Ihre Bücher eröffnet sein. Sie brauchen das Recht, die Buchhaltung zu verwalten. Siehe Buchhaltung aktivieren.
- Laden Sie den Auszug Ihres privaten Kontos aus Ihrem E-Banking herunter: Als camt (.xml) oder CSV wird er ohne KI gelesen. Ein PDF wird von der KI gelesen: Die KI Ihres Unternehmens muss aktiviert sein, mit der Hilfe Privatkontoauszug als PDF lesen. Siehe Der KI-Assistent.
- Damit To Bill die Einkäufe erkennt, für die Sie den Beleg haben, legen Sie die Quittungen zuerst unter Zu prüfen ab. Siehe Der Autopilot für Belege.
Ihr privater Auszug wird nicht aufbewahrt
To Bill behält nur die Zeilen, die Sie ankreuzen, als Ausgaben. Die übrigen Zeilen und die Datei werden gelöscht, sobald Sie bestätigen: Weder der Auszug noch Ihr Saldo noch Ihre privaten Ausgaben werden gespeichert. Ihr privates Konto wird in To Bill nicht zu einem Bankkonto des Unternehmens. Solange Sie nicht bestätigt haben, existiert das Ergebnis der Lesung nur in Ihrem Browser.
Den Auszug Ihres privaten Kontos importieren
Klicken Sie im Menü auf Buchhaltung, dann auf Bank, und öffnen Sie den Tab Privat bezahlt.
Der Hinweis (1) erinnert daran, was behalten und was gelöscht wird.
Ziehen Sie den Auszug in den Rahmen oder klicken Sie, um ihn auszuwählen: eine camt-Datei (.xml), CSV oder PDF, höchstens 25 MB.
Prüfen Sie die angekreuzten Zeilen und ihre Kategorie (siehe unten).
Klicken Sie auf N Ausgaben übernehmen (CHF Total), mit der Anzahl der Ausgaben und ihrem Total.
Die Zeilen prüfen
Oben fasst To Bill zusammen, was es gelesen hat, zum Beispiel 28 Zahlungen, 8 als geschäftlich vorgeschlagen und 2 Geldeingänge ignoriert. Es prüft auch, ob der Auszug vollständig ist: Auszug vollständig: Anfangssaldo …, Schlusssaldo …, oder eine Warnung, wenn eine Zeile fehlt.
Eine Zeile wird nur aufgrund eines Hinweises angekreuzt, und jede Zeile nennt ihn:
| Der Hinweis | Was das bedeutet |
|---|---|
| Beleg erhalten: Papeterie Exemple, 14.09.2026 (1) | Eine Quittung, die unter Zu prüfen wartet, hat denselben Betrag und denselben Lieferanten. Sie wird an die Ausgabe angehängt. |
| Ihre Regel «Swisscom → Téléphone» | Eine Ihrer Bankregeln zielt auf diesen Händler. Siehe Regeln und Automatismen der Bank. |
| Wie Ihre frühere Zeile … | Sie haben diesen Händler bereits als Aufwand vom Konto des Unternehmens aus verbucht. |
| INFOMANIAK NETWORK SA: Hosting und Cloud | Ein bekannter Händler, dessen Einkäufe geschäftlich sind: Software, Hosting, Werbung, Porto, Druck, Büromaterial, Buchhaltung, Subunternehmer, Verwaltung. |
Andere Zeilen werden angezeigt, ohne angekreuzt zu sein:
- Vielleicht geschäftlich: ein Restaurant, eine Reise, Treibstoff, Informatikmaterial, Möbel, Energie, eine Versicherung. Kreuzen Sie sie an, wenn es für das Unternehmen war.
- …: meist privat: Lebensmittel, Freizeit, Gesundheit. Laut Ihrer Regel privat, Umbuchung, Bargeldbezug und Nichts Bekanntes werden ebenfalls nicht angekreuzt.
- Bereits als Ausgabe übernommen: Die Zeile wurde bei einem früheren Import übernommen. Sie kann nicht zweimal übernommen werden: Sie können also Auszüge importieren, die sich überschneiden.
Der Tab Zu prüfen zeigt die angekreuzten Zeilen und die, die vielleicht geschäftlich sind; Alle zeigt den ganzen Auszug. Prüfen Sie bei jeder angekreuzten Zeile die Ausgabenkategorie: To Bill schlägt die des Belegs vor, die des erkannten Kontos oder die, die sagt, was der Händler ist. Standardkategorie behält die Kategorie des Unternehmens auf 6700 Übriger Betriebsaufwand.
Unter der Liste erinnert To Bill daran, was geschehen wird: Die 22 nicht angekreuzten Zeilen und die Datei werden gelöscht. Klicken Sie dann auf 8 Ausgaben übernehmen (CHF 382.85) (2).
Was To Bill behält
To Bill zeigt das Ergebnis, zum Beispiel 8 Ausgaben übernommen, gutgeschrieben auf Privat. und Die 22 weiteren Zeilen und die Datei wurden gelöscht: Davon wird nichts aufbewahrt.
Jede übernommene Zeile wird zu einer bezahlten Ausgabe, mit Datum, Lieferant, Betrag und Kategorie, und Bezahlt mit › Vom Inhaber, privat. Eine Zeile, die an ihrer Quittung erkannt wurde, erhält diesen Beleg: Beleg angehängt, und die Quittung verlässt Zu prüfen, ohne eine zweite Ausgabe zu werden. Die anderen sind mit Beleg fehlt markiert: Klicken Sie auf Anhängen, um die Rechnung oder den Kassenzettel des Lieferanten hinzuzufügen. Siehe Belege und automatisches Auslesen.
| Rechtsform | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen | das Konto der Kategorie (ein Aufwand) | 2850 Privat: Ihre Einlage ins Unternehmen |
| Personengesellschaft | das Konto der Kategorie | 2820, das Privatkonto des Gesellschafters |
| AG, GmbH | das Konto der Kategorie | 2213 Kontokorrent Aktionär / Gesellschafter: Das Unternehmen schuldet Ihnen diesen Betrag |
To Bill erstellt zwei Buchungen, die Ausgabe und danach ihre Zahlung durch den Inhaber, wie bei einer von Hand erfassten Ausgabe. Siehe Eine Ausgabe erfassen.
Die MWST
Ein MWST-pflichtiges Unternehmen holt die Vorsteuer nur bei einer Rechnung zurück, die sie ausweist. Eine ohne Beleg übernommene Zeile wird daher ohne rückforderbare MWST verbucht. Eine mit ihrer Quittung übernommene Zeile übernimmt die auf der Quittung gelesene MWST. Ein nicht MWST-pflichtiges Unternehmen fordert nie MWST zurück: Der ganze Betrag geht in den Aufwand.
Die Rückerstattung durch das Unternehmen
In einer AG oder GmbH erstattet Ihnen das Unternehmen den Betrag mit einer Überweisung von seinem Bankkonto. Auf dem Auszug des Unternehmens erkennt To Bill diese Überweisung an Ihrem Namen, wenn sie auf den Rappen genau Ihren noch geschuldeten Ausgaben entspricht, den ältesten zuerst: Rückerstattung von 8 privat bezahlten Ausgaben (CHF 382.85) → Konto des Inhabers. Die Zeile bucht im Soll auf das 2213 und im Haben auf das Bankkonto. Auf der Automatisierungsstufe Automatisch, wenn es sicher ist verbucht To Bill sie selbst. Siehe Die Automatisierungsstufe.
In einem Einzelunternehmen ist nichts zurückzuerstatten: Die Ausgabe bleibt Ihre Einlage auf dem Privatkonto.
Ein privat bezahlter Beleg
Auch ohne Auszug kann eine Quittung, die unter Zu prüfen abgelegt ist, als von Ihnen bezahlt markiert werden.
Öffnen Sie im Menü Buchhaltung, dann Zu prüfen, und klicken Sie auf den Beleg.
Schalten Sie unten in der Detailansicht Privat bezahlt ein (1).
Klicken Sie auf Übernehmen. To Bill bestätigt: Gebucht, privat bezahlt.
Die Ausgabe wird mit der angehängten Quittung erstellt und gilt als vom Inhaber bezahlt: zugunsten Ihres Privatkontos oder, in einer AG oder GmbH, Ihres Kontokorrents. Ein Beleg, der bereits aus einem Auszug übernommen wurde, wird nicht ein zweites Mal vorgeschlagen.
Das Konto des Unternehmens ist bereits in der Bank
Eine Zeile des Auszugs des Unternehmens, die Sie für sich selbst bezahlt haben, erledigen Sie in der Bank mit Privat. Siehe Zahlungen abgleichen. Diese Anleitung betrifft das Gegenteil: privates Geld, das das Unternehmen bezahlt hat.
Rechtsgrundlage
- Personendaten werden zu einem bestimmten Zweck bearbeitet, soweit nötig, und vernichtet, sobald sie nicht mehr nötig sind: Art. 6 Abs. 2 bis 4 DSG. To Bill liest Ihren privaten Auszug nur, um darin die Ausgaben des Unternehmens zu finden, und behält nur diese.
- Jede Buchung wird durch einen Buchungsbeleg nachgewiesen: Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Abs. 3 OR. Daher Beleg fehlt bei einer ohne Quittung übernommenen Ausgabe.
- Die Vorsteuer wird aufgrund einer Rechnung abgezogen, die sie ausweist: Art. 28 Abs. 1 und 4 MWSTG.
- Eine selbstständig erwerbende Person zieht die durch die Geschäftstätigkeit begründeten Kosten ab, nicht aber ihre privaten Lebenshaltungskosten: Art. 27 Abs. 1 und Art. 34 Bst. a DBG.