Los gastos pagados con sus fondos privados
Una suscripción pagada con su tarjeta personal, material comprado desde su cuenta privada: son gastos de la empresa, pagados por usted. To Bill los recoge de dos maneras:
- todo un extracto de una vez: usted importa el extracto de su cuenta personal, To Bill marca las líneas profesionales, usted las revisa, y solo las líneas marcadas se convierten en gastos;
- justificante por justificante: en Por validar, usted indica que un recibo ha sido Pagado con mis fondos privados.
En ambos casos, el gasto se contabiliza como pagado por el propietario: la empresa se lo debe a usted, o cuenta como su aportación.
Antes de empezar
- La contabilidad debe estar activada y sus libros abiertos. Se necesita el permiso de gestionar la contabilidad. Consulte Activar la contabilidad.
- Descargue el extracto de su cuenta personal desde su banca en línea: en camt (.xml) o en CSV, se lee sin IA. Un PDF lo lee la IA: la IA de su empresa debe estar activada, con la ayuda Lectura de un extracto de cuenta privada en PDF. Consulte El asistente IA.
- Para que To Bill reconozca las compras de las que usted tiene el justificante, suba primero los recibos a Por validar. Consulte El piloto automático de justificantes.
Su extracto personal no se guarda
To Bill solo conserva las líneas que usted marca, como gastos. Las demás líneas y el archivo se borran en cuanto usted confirma: ni el extracto, ni su saldo, ni sus gastos privados se guardan. Su cuenta personal no se convierte en una cuenta bancaria de la empresa en To Bill. Mientras no haya confirmado, la lectura del extracto solo existe en su navegador.
Importar el extracto de su cuenta personal
En el menú, haga clic en Contabilidad y, después, en Banco, y abra la pestaña Fondos privados.
La nota (1) recuerda lo que se conserva y lo que se borra.
Arrastre el extracto al recuadro, o haga clic para elegirlo: un archivo camt (.xml), CSV o PDF, de 25 MB como máximo.
Revise las líneas marcadas y su categoría (consulte más abajo).
Haga clic en Conservar seguido del número de gastos y de su total.
Revisar las líneas
Arriba, To Bill resume lo que ha leído, por ejemplo 28 pagos, 8 propuestos como profesionales y 2 entradas de dinero ignoradas. También controla que el extracto esté completo: Extracto completo: saldo inicial …, saldo final …, o una advertencia si falta una línea.
Una línea solo se marca si hay un indicio, y cada línea dice cuál:
| El indicio | Lo que significa |
|---|---|
| Justificante recibido: Papeterie Exemple, 14.09.2026 (1) | Un recibo que espera en Por validar tiene el mismo importe y el mismo proveedor. Se adjuntará al gasto. |
| Su regla «Swisscom → Téléphone» | Una de sus reglas bancarias apunta a este comercio. Consulte Reglas y automatizaciones bancarias. |
| Como su línea … anterior | Ya ha contabilizado este comercio como gasto desde la cuenta de la empresa. |
| INFOMANIAK NETWORK SA: alojamiento y nube | Un comercio conocido cuyas compras son profesionales: software, alojamiento, publicidad, gastos de envío, impresión, material de oficina, contabilidad, subcontratistas, administración. |
Otras líneas se muestran sin marcar:
- Quizá profesional: un restaurante, un viaje, carburante, material informático, muebles, energía, un seguro. Márquelas si eran para la empresa.
- …: casi siempre privado: la compra de alimentos, el ocio, la salud. Privado según su regla, Transferencia, Retirada de efectivo y Nada conocido tampoco están marcados.
- Ya conservada como gasto: la línea se conservó en una importación anterior. No puede conservarse dos veces, así que puede importar extractos que se solapan.
La pestaña Por revisar muestra las líneas marcadas y las que quizá sean profesionales; Todas muestra todo el extracto. Para cada línea marcada, revise la Categoría de gasto: To Bill propone la del justificante, la de la cuenta reconocida o la que dice lo que es el comercio. Categoría por defecto deja la categoría de la empresa en la 6700 Otros gastos de explotación.
Bajo la lista, To Bill recuerda lo que va a pasar: Las 22 líneas no marcadas y el archivo se borrarán. Haga entonces clic en Conservar 8 gastos (CHF 382.85) (2).
Lo que To Bill conserva
To Bill muestra el resultado, por ejemplo 8 gastos conservados, abonados en Compte privé. (en la interfaz en español, el nombre de la cuenta contable se muestra en francés) y Las 22 líneas restantes y el archivo se han borrado: no se conserva nada.
Cada línea conservada se convierte en un gasto pagado, con su fecha, su proveedor, su importe y su categoría, y Pagado con › El propietario, de su bolsillo. Una línea reconocida por su recibo recibe ese justificante: Justificante adjunto, y el recibo sale de Por validar sin convertirse en un segundo gasto. Las demás se marcan como Falta el justificante: haga clic en Adjuntar para añadir la factura o el tique del proveedor. Consulte Justificantes y lectura automática.
| Forma jurídica | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Empresa individual | la cuenta de la categoría (un gasto) | 2850 Cuenta privada: su aportación a la empresa |
| Sociedad de personas | la cuenta de la categoría | 2820, la cuenta privada del socio |
| SA, Sàrl | la cuenta de la categoría | 2213 Cuenta corriente accionista / socio: la empresa le debe este importe |
To Bill hace dos asientos, el gasto y después su pago por el propietario, como con un gasto introducido a mano. Consulte Registrar un gasto.
El IVA
Una empresa sujeta al IVA recupera el impuesto soportado solo con una factura que lo menciona. Por eso, una línea conservada sin justificante se contabiliza sin IVA recuperable. Una línea conservada con su recibo toma el IVA leído en el recibo. Una empresa no sujeta al IVA nunca recupera IVA: todo el importe va a gastos.
El reembolso por la empresa
En una SA o una Sàrl, la empresa le reembolsa mediante una transferencia desde su cuenta bancaria. En el extracto de la empresa, To Bill reconoce esta transferencia por su nombre cuando coincide, al céntimo, con sus gastos todavía adeudados, empezando por los más antiguos: Reembolso de 8 gastos pagados con sus fondos privados (CHF 382.85) → cuenta del propietario. La línea registra en el debe la 2213 y en el haber la cuenta bancaria. En el nivel de automatización Automático cuando es seguro, To Bill la contabiliza por sí solo. Consulte El nivel de automatización.
En una empresa individual no hay nada que reembolsar: el gasto sigue siendo su aportación en la cuenta privada.
Un justificante pagado con sus fondos privados
Sin extracto, un recibo subido a Por validar también puede marcarse como pagado por usted.
En el menú, abra Contabilidad y, después, Por validar, y haga clic en el justificante.
Al final de la ficha, active Pagado con mis fondos privados (1).
Haga clic en Aceptar. To Bill lo confirma: Contabilizado, pagado con sus fondos privados.
El gasto se crea con el recibo adjunto, pagado por el propietario: abonado en su cuenta privada, o en su cuenta corriente en una SA o una Sàrl. Un justificante ya conservado desde un extracto no se propone una segunda vez.
La cuenta de la empresa, en cambio, ya está en el banco
Una línea del extracto de la empresa que usted ha pagado para sí mismo se concilia en el banco, con Privado. Consulte Conciliar los pagos. Esta guía trata de lo contrario: el dinero privado que ha pagado a la empresa.
Base legal
- Los datos personales se tratan con una finalidad determinada, en la medida necesaria, y se destruyen en cuanto dejan de ser necesarios: art. 6, apdos. 2 a 4, de la Ley federal de protección de datos (LPD). To Bill solo lee su extracto personal para encontrar en él los gastos de la empresa, y solo conserva esos.
- Cada asiento está respaldado por un justificante contable: art. 957a, apdo. 2, n.º 2, y apdo. 3, del Código de Obligaciones (CO). De ahí Falta el justificante en un gasto conservado sin su recibo.
- El impuesto soportado se deduce sobre la base de una factura que lo menciona: art. 28, apdos. 1 y 4, de la Ley del IVA (LTVA).
- Un trabajador por cuenta propia deduce los gastos justificados por el uso comercial, pero no sus gastos de manutención privados: art. 27, apdo. 1, y art. 34, letra a, de la Ley federal del impuesto federal directo (LIFD).