As despesas pagas com os seus fundos privados
Uma assinatura paga com o seu cartão pessoal, material comprado a partir da sua conta privada: são despesas da empresa, pagas por si. O To Bill retoma-as de duas formas:
- todo um extrato de uma vez: importa o extrato da sua conta pessoal, o To Bill assinala as linhas profissionais, verifica-as e só as linhas assinaladas passam a ser despesas;
- comprovativo a comprovativo: em A validar, indica que um recibo foi Pago com os meus fundos privados.
Nos dois casos, a despesa é contabilizada como paga pelo proprietário: a empresa deve-lha, ou conta como a sua entrada privada.
Antes de começar
- A contabilidade tem de estar ativada e os seus livros abertos. É preciso ter o direito de gerir a contabilidade. Consulte Ativar a contabilidade.
- Descarregue o extrato da sua conta pessoal a partir do seu e-banking: em camt (.xml) ou em CSV, é lido sem IA. Um PDF é lido pela IA: a IA da sua empresa tem de estar ativada, com a ajuda Leitura de um extrato de conta privada em PDF. Consulte O assistente IA.
- Para que o To Bill reconheça as compras de que tem o comprovativo, deposite primeiro os recibos em A validar. Consulte O piloto automático dos comprovativos.
O seu extrato pessoal não é guardado
O To Bill só guarda as linhas que assinalar, como despesas. As outras linhas e o ficheiro são apagados assim que confirmar: nem o extrato, nem o seu saldo, nem as suas despesas privadas ficam registados. A sua conta pessoal não se torna uma conta bancária da empresa no To Bill. Enquanto não tiver confirmado, a leitura do extrato só existe no seu navegador.
Importar o extrato da sua conta pessoal
No menu, clique em Contabilidade e depois em Banco, e abra o separador Fundos privados.
A nota (1) recorda o que é guardado e o que é apagado.
Arraste o extrato para o quadro, ou clique para o escolher: um ficheiro camt (.xml), CSV ou PDF, 25 MB no máximo.
Verifique as linhas assinaladas e a respetiva categoria (veja abaixo).
Clique em Guardar seguido do número de despesas e do respetivo total.
Verificar as linhas
No topo, o To Bill resume o que leu, por exemplo 28 pagamentos, 8 propostos como profissionais e 2 entradas de dinheiro ignoradas. Controla também se o extrato está completo: Extrato completo: saldo inicial …, saldo final …, ou um aviso se faltar uma linha.
Uma linha só é assinalada com base num indício, e cada linha diz qual:
| O indício | O que significa |
|---|---|
| Comprovativo recebido: Papeterie Exemple, 14.09.2026 (1) | Um recibo que aguarda em A validar tem o mesmo montante e o mesmo fornecedor. Será anexado à despesa. |
| A sua regra «Swisscom → Téléphone» | Uma das suas regras bancárias visa este comerciante. Consulte As regras bancárias. |
| Como a sua linha … anterior | Já contabilizou este comerciante como gasto a partir da conta da empresa. |
| INFOMANIAK NETWORK SA: alojamento e cloud | Um comerciante conhecido cujas compras são profissionais: software, alojamento, publicidade, portes, impressão, material de escritório, contabilidade, subcontratados, administração. |
Outras linhas são mostradas sem estarem assinaladas:
- Talvez profissional: um restaurante, uma viagem, combustível, material informático, mobiliário, energia, um seguro. Assinale-as se eram para a empresa.
- …: quase sempre privado: as compras de supermercado, os lazeres, a saúde. Privado segundo a sua regra, Transferência, Levantamento de numerário e Nada conhecido também não são assinalados.
- Já guardada como despesa: a linha foi guardada numa importação anterior. Não pode sê-lo duas vezes: pode, portanto, importar extratos que se sobrepõem.
O separador A verificar mostra as linhas assinaladas e as que talvez sejam profissionais; Todas mostra todo o extrato. Para cada linha assinalada, verifique a Categoria de despesa: o To Bill propõe a do comprovativo, a da conta reconhecida, ou a que diz o que é o comerciante. Categoria predefinida deixa a categoria da empresa na 6700 Outros custos operacionais.
Por baixo da lista, o To Bill recorda o que vai acontecer: As 22 linhas não assinaladas e o ficheiro serão apagados. Clique então em Guardar 8 despesas (CHF 382.85) (2).
O que o To Bill guarda
O To Bill mostra o resultado, por exemplo 8 despesas guardadas, creditadas em Conta privada. e As 22 linhas restantes e o ficheiro foram apagados: nada é guardado.
Cada linha guardada passa a ser uma despesa paga, com a sua data, o seu fornecedor, o seu montante e a sua categoria, e Pago com › O proprietário, do próprio bolso. Uma linha reconhecida pelo seu recibo recebe esse comprovativo: Comprovativo anexado, e o recibo sai de A validar sem se tornar uma segunda despesa. As outras ficam marcadas Comprovativo em falta: clique em Anexar para juntar a fatura ou o talão do fornecedor. Consulte Comprovativos e leitura automática.
| Forma jurídica | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Empresário em nome individual | a conta da categoria (um gasto) | 2850 Conta privada: a sua entrada privada na empresa |
| Sociedade de pessoas | a conta da categoria | 2820, a conta privada do sócio |
| SA, Sàrl | a conta da categoria | 2213 Conta-corrente acionista / sócio: a empresa deve-lhe este montante |
O To Bill faz dois lançamentos, a despesa e depois o seu pagamento pelo proprietário, como para uma despesa registada à mão. Consulte Registar uma despesa.
O IVA
Uma empresa sujeita a IVA só recupera o imposto dedutível numa fatura que o mencione. Uma linha guardada sem comprovativo é, portanto, contabilizada sem IVA recuperável. Uma linha guardada com o seu recibo retoma o IVA lido no recibo. Uma empresa não sujeita a IVA nunca recupera IVA: todo o montante vai para gastos.
O reembolso pela empresa
Numa SA ou numa Sàrl, a empresa reembolsa-o por uma transferência a partir da sua conta bancária. No extrato da empresa, o To Bill reconhece essa transferência pelo seu nome quando corresponde, ao cêntimo, às suas despesas ainda devidas, as mais antigas primeiro: Reembolso de 8 despesas pagas com os seus fundos privados (CHF 382.85) → conta do proprietário. A linha debita a 2213 e credita a conta bancária. No nível de automatização Automático quando é seguro, o To Bill contabiliza-a sozinho. Consulte O nível de automatização.
Num empresário em nome individual, não há nada a reembolsar: a despesa continua a ser a sua entrada privada na conta privada.
Um comprovativo pago com os seus fundos privados
Sem extrato, um recibo depositado em A validar também pode ser marcado como pago por si.
No menu, abra Contabilidade e depois A validar, e clique no comprovativo.
No fundo da ficha, ative Pago com os meus fundos privados (1).
Clique em Aceitar. O To Bill confirma: Contabilizado, pago com os seus fundos privados.
A despesa é criada com o recibo anexado, paga pelo proprietário: creditada na sua conta privada, ou na sua conta-corrente numa SA ou numa Sàrl. Um comprovativo já guardado a partir de um extrato não é proposto uma segunda vez.
A conta da empresa, essa, já está no banco
Uma linha do extrato da empresa que pagou para si próprio resolve-se no banco, com Privado. Consulte Reconciliar os pagamentos. Este guia trata do inverso: o dinheiro privado que pagou a empresa.
Base legal
- Os dados pessoais são tratados para uma finalidade determinada, na medida do necessário, e destruídos logo que deixem de ser necessários: art. 6, n.º 2 a 4, da Lei federal sobre a proteção de dados (LPD). O To Bill só lê o seu extrato pessoal para nele encontrar as despesas da empresa, e só guarda essas.
- Cada registo é justificado por um documento contabilístico: art. 957a, n.º 2, ponto 2, e n.º 3, do Código das Obrigações (CO). Daí Comprovativo em falta numa despesa guardada sem o seu recibo.
- O imposto dedutível deduz-se com base numa fatura que o mencione: art. 28, n.º 1 e 4, da Lei do IVA (LTVA).
- Um trabalhador independente deduz as despesas justificadas pelo uso comercial, mas não as suas despesas privadas de manutenção: art. 27, n.º 1, e art. 34, alínea a, da Lei federal sobre o imposto federal direto (LIFD).