Conciliar los pagos

Conciliar es indicar a qué corresponde cada línea del extracto: el pago de una factura, el pago de un gasto, unas comisiones, una transferencia entre sus cuentas. To Bill propone una respuesta para la mayoría de las líneas; usted la confirma con un clic y el asiento contable queda registrado.

Antes de empezar

• Importe el extracto de su banco. Consulte Importar un extracto bancario.
• Se necesita el permiso de gestionar la contabilidad. Sin él, usted consulta las líneas pero no puede tratarlas.

La lista de líneas

En Contabilidad › Banco, la pestaña Extracto enumera las líneas de la cuenta elegida. Si tiene varias cuentas, cambie de cuenta haciendo clic en su nombre, arriba.

Pestaña	Lo que muestra
Por tratar	Las líneas que esperan su decisión.
Sugerencias seguras	Los pagos que To Bill ha reconocido sin ninguna duda, para validarlos de una vez.
Conciliadas	Las líneas tratadas: conciliadas, contabilizadas o ignoradas.
Todas	Todas las líneas de la cuenta.

Cada línea muestra la propuesta de To Bill, por ejemplo Factura F-2609 — Dupont SA, y debajo el motivo de la propuesta.

Motivo mostrado	Lo que significa
Misma referencia QR · Importe exacto	La línea lleva la referencia QR (o RF) de una factura abierta, por su importe exacto.
Misma referencia QR · Pago parcial	Es la factura correcta, pero el cliente pagó menos.
Misma referencia QR · Importe superior al saldo	Es la factura correcta, pero el cliente pagó más.
Pago registrado a mano · La línea se vincula a él	Usted ya registró este pago: la línea se vincula a él, sin contarlo dos veces.
Única factura abierta de este importe	No hay referencia, pero una sola factura abierta tiene este importe.
Misma referencia de pago del proveedor	El cargo de una factura de proveedor pagada mediante archivo de pago.
Importe, fecha y proveedor coinciden	Un gasto del mismo importe, con pocos días de diferencia, de un proveedor con un nombre parecido.
Como la última vez para esta contraparte	La misma cuenta que la última línea de esta contraparte.
El texto habla de comisiones bancarias / El texto habla de intereses	Propuesta en los gastos o los ingresos financieros.
Pago a la Administración Federal de Contribuciones	Un pago de IVA, propuesto en la declaración del IVA.
Según una de sus reglas	Una de sus reglas bancarias reconoce la línea.
Sugerencia de la IA	Propuesta por el asistente IA, si está activado; nunca se contabiliza sin usted.

Aceptar una propuesta

1. Lea la propuesta y su motivo.
2. Haga clic en OK (1). O, con el teclado, seleccione la línea con J y K y pulse Intro: To Bill pasa a la línea siguiente.
3. Un mensaje confirma la conciliación. Durante unos segundos ofrece Deshacer, por si se ha equivocado.

La línea pasa a Conciliadas, la factura se marca como pagada (o parcialmente pagada) y el asiento se contabiliza.

Las sugerencias seguras

Una sugerencia es segura cuando la referencia QR es válida, el importe es exacto y solo es posible una factura. En la pestaña Sugerencias seguras, haga clic en Validar las N sugerencias seguras: To Bill vuelve a comprobar cada línea antes de validarla; la que ya no cumple las condiciones queda por tratar. Por defecto, estos pagos incluso se contabilizan en el momento de la importación. Consulte Reglas y automatizaciones.

Tratar una línea

Haga clic en una línea, o en Tratar, para abrirla. El panel de la derecha muestra la línea en detalle (cuenta, referencia, comunicación, extracto) y cuatro opciones: Propuesta, Facturas (o Gastos para una salida de dinero), En una cuenta e Ignorar.

En Propuesta, haga clic en Conciliar (1) para aceptar la propuesta. Las flechas de la parte superior del panel, o J y K, pasan a la línea siguiente o anterior.

Un pago para varias facturas

Un cliente paga dos facturas con una sola transferencia:

1. Abra la línea y, después, la opción Facturas.

2. Marque cada factura pagada. Si es necesario, búsquelas por número, por cliente o por importe.

3. En Repartir el pago, To Bill reparte el importe en el orden en que marcó las facturas. Corrija los importes si es necesario, hasta que aparezca Todo repartido.

   

4. Haga clic en Conciliar con las 2 facturas.

Si queda dinero después de las facturas, Poner el resto (…) en una cuenta añade una línea de contabilización para ese resto.

Un pago parcial o un descuento

Cuando el cliente ha pagado algo menos que la factura, abra la opción Facturas y marque la factura: en Repartir el pago, To Bill pregunta qué hacer con la diferencia.

Opción	Cuándo elegirla
Dejar abierto	El cliente todavía debe el resto. La factura queda parcialmente pagada; un recordatorio podrá reclamar el saldo.
Descuento concedido	Usted concedió un descuento, por ejemplo un 2 % por pronto pago. La diferencia va a deducciones sobre ventas (3800) y se corrige el IVA adeudado.
Comisiones bancarias retenidas por el cliente	El banco del cliente retuvo comisiones. La diferencia va a gastos financieros (6900), sin IVA.

Estas opciones solo se ofrecen si la diferencia no supera el 10 % del importe pendiente. Si la supera, emita mejor una nota de crédito. Consulte Las notas de crédito.

Si el cliente pagó de más, To Bill lo indica: el excedente queda a su favor, para reembolsarlo o descontarlo de su próxima factura.

El pago de un gasto

Para una salida de dinero, la opción Gastos enumera sus gastos y facturas de proveedores aún no pagados desde el banco. Elija el correcto y haga clic en Conciliar con este gasto. Si ya había marcado el gasto como pagado, la línea se vincula a ese pago: no se contabiliza dos veces.

La lista Por pagar

Una factura de proveedor conciliada aquí sigue apareciendo en Gastos › Por pagar mientras no la marque como pagada. Márquela como pagada: To Bill ve que el pago ya está en sus libros y no lo registra una segunda vez. Consulte Pagar las facturas de proveedores.

Contabilizar en una cuenta

Comisiones, salarios, IVA, impuestos, una transferencia a su cuenta de ahorro: estas líneas no tienen factura. Abra la opción En una cuenta.

1. Haga clic en uno de los Atajos, o elija la Cuenta en la lista.
2. Compruebe el Importe y, para un gasto o un ingreso, el IVA incluido: To Bill separa el IVA al tipo vigente el día de la línea.
3. Para repartir la línea en varias cuentas, haga clic en Repartir el resto (…) en otra cuenta.
4. Corrija el Concepto del asiento si es necesario y haga clic en Contabilizar.

Atajo	Cuenta
Comisiones bancarias	6900 Gastos financieros, sin IVA
Transferencia entre sus cuentas	1090 Transferencias internas, creada la primera vez que se usa
IVA pagado a la AFC	2201 Declaración del IVA
Salarios	5000 Salarios, para salarios que no se calculan en To Bill
Impuestos	8900 Impuestos directos
Intereses recibidos	6950 Ingresos financieros

Los salarios calculados en To Bill

Si sus salarios se calculan en el módulo Salarios de To Bill, la nómina del mes ya ha contabilizado su coste. No contabilice su pago en la 5000 Salarios: el gasto se contaría dos veces. Consulte Pagar los salarios.

Una transferencia entre sus cuentas

La transferencia sale de una cuenta y entra en la otra: contabilice las dos líneas, cada una en su extracto, con Transferencia entre sus cuentas. La cuenta 1090 vuelve entonces a cero. Si no vuelve a cero, falta una de las dos líneas.

To Bill no permite contabilizar una línea en la 1100 Deudores ni en la 2000 Acreedores: esas cuentas siguen sus facturas y sus gastos, así que concilie mejor el documento. Tampoco permite la cuenta del propio banco.

Ignorar una línea

Una línea duplicada en dos extractos, o un movimiento ya contabilizado a mano: abra la opción Ignorar, elija el motivo (Duplicado, Ya contabilizada de otra forma, Fuera de sus libros u Otro motivo, con una precisión) y haga clic en Ignorar la línea.

Ignorar no es contabilizar

Una línea ignorada no entra en sus libros. Si el dinero se movió realmente, la diferencia entre el extracto y sus libros lo mostrará. Para recuperar una línea ignorada, ábrala en Conciliadas y haga clic en Volver a poner por tratar.

Lo que se escribe en sus libros

Línea conciliada con	Debe	Haber
El pago de una factura	la cuenta del banco (1020…)	1100 Deudores
Un descuento concedido	3800 Deducciones sobre ventas y 2200 IVA adeudado	1100 Deudores
Comisiones retenidas por el cliente	6900 Gastos financieros	1100 Deudores
El pago de un gasto	2000 Acreedores	la cuenta del banco
Una cuenta, para una salida	la cuenta elegida, sin IVA, y el IVA soportado (1170 o 1171)	la cuenta del banco
Una cuenta, para una entrada	la cuenta del banco	la cuenta elegida, sin IVA, y el IVA adeudado (2200)

El pago de una factura lleva la fecha de la línea en el extracto. Si la empresa no está sujeta al IVA, o con el método del tipo impositivo neto, no hay línea de IVA: todo el importe va a la cuenta elegida, o a la 3800 en caso de descuento. En la vista Experta, el panel muestra los números de cuenta de cada asiento.

Deshacer una conciliación

1. En la pestaña Conciliadas, abra la línea. El panel muestra los pagos y Lo que se escribió en su contabilidad.

   

2. Haga clic en Deshacer la conciliación (1).

To Bill registra un contraasiento por cada asiento de la línea, retira los pagos que había creado y vuelve a poner la línea en Por tratar. No se borra nada: el asiento original y su contraasiento permanecen en el diario. La anulación se rechaza si el ejercicio está cerrado.

Antes del cierre

Las líneas aún por tratar bloquean el cierre del ejercicio: todo el extracto debe estar conciliado, contabilizado o ignorado. Consulte Cerrar el ejercicio.

Base legal

• Cada operación se registra de forma completa, fiel y sistemática, justificada por un comprobante y trazable: art. 957a, apdo. 2, del Código de Obligaciones (CO). Los gastos y los ingresos no se compensan entre sí: art. 958c, apdo. 1, n.º 7, CO.
• Un error no se borra: se corrige con un contraasiento, de forma que la modificación siga siendo visible: art. 3 de la Ordenanza sobre la llevanza y la conservación de los libros contables (Olico).
• Un descuento reduce la contraprestación: el IVA adeudado se corrige en el momento de contabilizarlo: art. 41, apdo. 1, de la Ley del IVA (LTVA).
• Las comisiones de pago y de transferencia están excluidas del ámbito del IVA, por eso se contabilizan sin IVA: art. 21, apdo. 2, n.º 19, letra c, LTVA.