Rapprocher les paiements

Rapprocher, c’est dire à quoi correspond chaque ligne du relevé : le paiement d’une facture, le règlement d’une dépense, des frais, un virement entre vos comptes. To Bill propose une réponse pour la plupart des lignes ; vous la confirmez d’un clic, et l’écriture comptable est passée.

Avant de commencer

• Importez le relevé de votre banque. Voir Importer un relevé bancaire.
• Il faut le droit de gérer la comptabilité. Sans lui, vous consultez les lignes sans pouvoir les traiter.

La liste des lignes

Dans Comptabilité › Banque, l’onglet Relevé liste les lignes du compte choisi. Si vous avez plusieurs comptes, changez de compte en cliquant sur son nom, en haut.

Onglet	Ce qu’il montre
À traiter	Les lignes qui attendent votre décision.
Suggestions sûres	Les paiements que To Bill a reconnus sans aucun doute, à valider en une fois.
Rapprochées	Les lignes traitées : rapprochées, comptabilisées ou ignorées.
Toutes	Toutes les lignes du compte.

Chaque ligne montre la proposition de To Bill, par exemple Facture F-2609 — Dupont SA, et en dessous pourquoi il la propose.

Raison affichée	Ce qu’elle veut dire
Référence QR identique · Montant exact	La ligne porte la référence QR (ou RF) d’une facture ouverte, pour son montant exact.
Référence QR identique · Paiement partiel	La bonne facture, mais le client a payé moins.
Référence QR identique · Montant supérieur au solde	La bonne facture, mais le client a payé plus.
Paiement déjà saisi à la main · La ligne s’y relie	Vous avez déjà enregistré ce paiement : la ligne s’y relie, sans le compter deux fois.
Seule facture ouverte de ce montant	Pas de référence, mais une seule facture ouverte a ce montant.
Référence de paiement du fournisseur identique	Le débit d’une facture fournisseur payée par fichier de paiement.
Montant, date et fournisseur concordants	Une dépense du même montant, à quelques jours, chez un fournisseur au nom proche.
Comme la dernière fois pour ce tiers	Le même compte que la dernière ligne de ce tiers.
Le texte parle de frais bancaires / d’intérêts	Proposé sur les charges ou les produits financiers.
Paiement à l’Administration fédérale des contributions	Un paiement de TVA, proposé sur le décompte TVA.
Selon une de vos règles	Une de vos règles bancaires reconnaît la ligne.
Suggestion de l’IA	Proposé par l’assistant IA, s’il est activé ; jamais comptabilisé sans vous.

Accepter une proposition

1. Lisez la proposition et sa raison.
2. Cliquez sur OK (1). Ou, au clavier, sélectionnez la ligne avec J et K, puis appuyez sur Entrée : To Bill passe à la ligne suivante.
3. Un message confirme le rapprochement. Il propose Annuler pendant quelques secondes, si vous vous êtes trompé.

La ligne passe dans Rapprochées, la facture est marquée payée (ou partiellement payée) et l’écriture est comptabilisée.

Les suggestions sûres

Une suggestion est sûre quand la référence QR est valable, que le montant est exact et qu’une seule facture est possible. Dans l’onglet Suggestions sûres, cliquez sur Valider les N suggestions sûres : To Bill vérifie encore chaque ligne avant de la valider ; celle qui ne l’est plus reste à traiter. Par défaut, ces paiements sont même comptabilisés dès l’import. Voir Règles et automatismes.

Traiter une ligne

Cliquez sur une ligne, ou sur Traiter, pour l’ouvrir. Le panneau de droite montre la ligne en détail (compte, référence, communication, relevé) et quatre choix : Proposé, Factures (ou Dépenses pour une sortie d’argent), Sur un compte et Ignorer.

Dans Proposé, cliquez sur Rapprocher (1) pour accepter la proposition. Les flèches en haut du panneau, ou J et K, passent à la ligne suivante ou précédente.

Un paiement pour plusieurs factures

Un client paie deux factures en un seul virement :

1. Ouvrez la ligne, puis le choix Factures.

2. Cochez chaque facture payée. Cherchez-les au besoin par numéro, par client ou par montant.

3. Sous Répartir le paiement, To Bill répartit le montant dans l’ordre où vous avez coché les factures. Corrigez les montants si besoin, jusqu’à Tout est réparti.

   

4. Cliquez sur Rapprocher avec les 2 factures.

S’il reste de l’argent après les factures, Mettre le reste sur un compte ajoute une ligne de comptabilisation pour ce reste.

Un paiement partiel ou un escompte

Quand le client a payé un peu moins que la facture, ouvrez le choix Factures et cochez la facture : sous Répartir le paiement, To Bill demande ce que devient la différence.

Choix	Quand le choisir
Laisser ouvert	Le client doit encore le reste. La facture reste partiellement payée ; un rappel pourra réclamer le solde.
Escompte accordé	Vous avez accordé un escompte, par exemple 2 % pour paiement rapide. La différence va en déduction sur ventes (3800) et la TVA due est corrigée.
Frais bancaires retenus par le client	La banque du client a retenu des frais. La différence va en charges financières (6900), sans TVA.

Ces choix ne sont proposés que si l’écart ne dépasse pas 10 % du montant ouvert. Au-delà, établissez plutôt une note de crédit. Voir Les notes de crédit.

Si le client a payé trop, To Bill l’indique : le surplus reste en sa faveur, à rembourser ou à déduire de sa prochaine facture.

Le paiement d’une dépense

Pour une sortie d’argent, le choix Dépenses liste vos dépenses et factures fournisseurs non encore réglées depuis la banque. Choisissez la bonne, puis cliquez sur Rapprocher avec cette dépense. Si vous aviez déjà marqué la dépense payée, la ligne se relie à ce paiement : il n’est pas comptabilisé deux fois.

La liste À payer

Une facture fournisseur rapprochée ici reste affichée dans Dépenses › À payer tant que vous ne l’avez pas marquée payée. Marquez-la payée : To Bill voit que le paiement est déjà dans vos livres et ne le passe pas une seconde fois. Voir Payer les factures fournisseurs.

Comptabiliser sur un compte

Frais, salaires, TVA, impôts, virement vers votre compte épargne : ces lignes n’ont pas de facture. Ouvrez le choix Sur un compte.

1. Cliquez sur un Raccourci, ou choisissez le Compte dans la liste.
2. Vérifiez le Montant et, pour une charge ou un produit, la TVA comprise : To Bill sépare la TVA au taux en vigueur le jour de la ligne.
3. Pour répartir la ligne sur plusieurs comptes, cliquez sur Répartir le reste … sur un autre compte.
4. Corrigez le Libellé de l’écriture si besoin, puis cliquez sur Comptabiliser.

Raccourci	Compte
Frais bancaires	6900 Charges financières, sans TVA
Virement entre vos comptes	1090 Transferts internes, créé à la première utilisation
TVA payée à l’AFC	2201 Décompte TVA
Salaires	5000 Salaires, pour des salaires qui ne sont pas calculés dans To Bill
Impôts	8900 Impôts directs
Intérêts reçus	6950 Produits financiers

Les salaires calculés dans To Bill

Si vos salaires sont calculés dans le module Salaires de To Bill, la paie du mois a déjà comptabilisé leur coût. Ne comptabilisez pas leur versement sur 5000 Salaires : la charge serait comptée deux fois. Voir Payer les salaires.

Un virement entre vos comptes

Le virement sort d’un compte et entre sur l’autre : comptabilisez les deux lignes, chacune dans son relevé, avec Virement entre vos comptes. Le compte 1090 revient alors à zéro. S’il ne revient pas à zéro, une des deux lignes manque.

To Bill refuse de comptabiliser une ligne sur 1100 Débiteurs ou 2000 Créanciers : ces comptes suivent vos factures et vos dépenses, rapprochez plutôt le document. Il refuse aussi le compte de la banque elle-même.

Ignorer une ligne

Une ligne en double dans deux relevés, ou un mouvement déjà comptabilisé à la main : ouvrez le choix Ignorer, choisissez la raison (Doublon, Déjà comptabilisée autrement, Hors de vos livres ou Autre raison, avec une précision), puis cliquez sur Ignorer la ligne.

Ignorer n’est pas comptabiliser

Une ligne ignorée n’entre pas dans vos livres. Si l’argent a vraiment bougé, l’écart entre le relevé et vos livres le montrera. Pour reprendre une ligne ignorée, ouvrez-la dans Rapprochées, puis cliquez sur Remettre à traiter.

Ce qui est écrit dans vos livres

Ligne rapprochée avec	Débit	Crédit
Le paiement d’une facture	le compte de la banque (1020…)	1100 Débiteurs
Un escompte accordé	3800 Déductions sur ventes et 2200 TVA due	1100 Débiteurs
Des frais retenus par le client	6900 Charges financières	1100 Débiteurs
Le paiement d’une dépense	2000 Créanciers	le compte de la banque
Un compte, pour une sortie	le compte choisi, HT, et l’impôt préalable (1170 ou 1171)	le compte de la banque
Un compte, pour une entrée	le compte de la banque	le compte choisi, HT, et la TVA due (2200)

Le paiement d’une facture est daté du jour de la ligne sur le relevé. Sans assujettissement à la TVA, ou avec la méthode des taux de la dette fiscale nette, il n’y a pas de ligne de TVA : tout le montant va sur le compte choisi, ou sur 3800 pour un escompte. En mode Expert, le panneau montre les numéros de compte de chaque écriture.

Annuler un rapprochement

1. Dans l’onglet Rapprochées, ouvrez la ligne. Le panneau montre les paiements et Ce qui a été écrit dans vos livres.

   

2. Cliquez sur Annuler le rapprochement (1).

To Bill passe une contre-écriture (extourne) pour chaque écriture de la ligne, retire les paiements qu’elle avait créés et remet la ligne À traiter. Rien n’est effacé : l’écriture d’origine et son extourne restent dans le journal. L’annulation est refusée si l’exercice est clôturé.

Avant la clôture

Les lignes encore à traiter bloquent la clôture de l’exercice : tout le relevé doit être rapproché, comptabilisé ou ignoré. Voir Clôturer l’exercice.

Base légale

• Chaque opération est enregistrée de façon complète, fidèle et systématique, justifiée par une pièce et traçable : art. 957a al. 2 CO. Les charges et les produits ne se compensent pas : art. 958c al. 1 ch. 7 CO.
• Une erreur ne s’efface pas : elle se corrige par une contre-écriture, de façon que la modification reste apparente : art. 3 Olico.
• Un escompte réduit la contre-prestation : la TVA due est corrigée au moment de sa comptabilisation : art. 41 al. 1 LTVA.
• Les frais de paiement et de virement sont exclus du champ de la TVA, d’où leur comptabilisation sans TVA : art. 21 al. 2 ch. 19 let. c LTVA.