Reconciliar os pagamentos

Reconciliar é dizer a que corresponde cada linha do extrato: o pagamento de uma fatura, a liquidação de uma despesa, comissões, uma transferência entre as suas contas. O To Bill propõe uma resposta para a maior parte das linhas; confirma-a com um clique e o lançamento contabilístico é feito.

Antes de começar

• Importe o extrato do seu banco. Consulte Importar um extrato bancário.
• É preciso ter o direito de gerir a contabilidade. Sem ele, consulta as linhas mas não as pode tratar.

A lista das linhas

Em Contabilidade › Banco, o separador Extrato lista as linhas da conta escolhida. Se tiver várias contas, mude de conta clicando no nome dela, no topo.

Separador	O que mostra
Por tratar	As linhas que aguardam a sua decisão.
Sugestões seguras	Os pagamentos que o To Bill reconheceu sem qualquer dúvida, a validar de uma só vez.
Reconciliadas	As linhas tratadas: reconciliadas, contabilizadas ou ignoradas.
Todas	Todas as linhas da conta.

Cada linha mostra a proposta do To Bill, por exemplo Fatura F-2609 — Dupont SA, e por baixo o motivo dessa proposta.

Motivo mostrado	O que significa
Mesma referência QR · Montante exato	A linha tem a referência QR (ou RF) de uma fatura em aberto, pelo montante exato.
Mesma referência QR · Pagamento parcial	A fatura certa, mas o cliente pagou menos.
Mesma referência QR · Montante superior ao saldo	A fatura certa, mas o cliente pagou mais.
Pagamento registado à mão · A linha liga-se a ele	Já tinha registado este pagamento: a linha liga-se a ele, sem o contar duas vezes.
Única fatura em aberto com este montante	Sem referência, mas só uma fatura em aberto tem este montante.
Mesma referência de pagamento do fornecedor	O débito de uma fatura de fornecedor paga através de um ficheiro de pagamento.
Montante, data e fornecedor coincidem	Uma despesa do mesmo montante, com poucos dias de diferença, num fornecedor de nome parecido.
Como da última vez para esta contraparte	A mesma conta que na última linha desta contraparte.
O texto fala de comissões bancárias / O texto fala de juros	Proposto nos encargos ou nos rendimentos financeiros.
Pagamento à Administração Federal das Contribuições	Um pagamento de IVA, proposto na conta da declaração do IVA.
Segundo uma das suas regras	Uma das suas regras bancárias reconhece a linha.
Sugestão da IA	Proposto pelo assistente IA, se estiver ativado; nunca contabilizado sem si.

Aceitar uma proposta

1. Leia a proposta e o respetivo motivo.
2. Clique em OK (1). Ou, no teclado, selecione a linha com J e K e prima Enter: o To Bill passa à linha seguinte.
3. Uma mensagem confirma a reconciliação. Durante alguns segundos, propõe Anular, caso se tenha enganado.

A linha passa para Reconciliadas, a fatura é marcada como paga (ou parcialmente paga) e o lançamento é contabilizado.

As sugestões seguras

Uma sugestão é segura quando a referência QR é válida, o montante é exato e só uma fatura é possível. No separador Sugestões seguras, clique em Validar as N sugestões seguras: o To Bill verifica ainda cada linha antes de a validar; a que deixar de ser segura continua por tratar. Por defeito, estes pagamentos são mesmo contabilizados logo na importação. Consulte Regras e automatismos.

Tratar uma linha

Clique numa linha, ou em Tratar, para a abrir. O painel da direita mostra a linha em pormenor (conta, referência, comunicação, extrato) e quatro opções: Proposta, Faturas (ou Despesas para uma saída de dinheiro), Numa conta e Ignorar.

Em Proposta, clique em Reconciliar (1) para aceitar a proposta. As setas no topo do painel, ou J e K, passam à linha seguinte ou à anterior.

Um pagamento para várias faturas

Um cliente paga duas faturas numa só transferência:

1. Abra a linha e depois a opção Faturas.

2. Assinale cada fatura paga. Se for preciso, procure-as por número, por cliente ou por montante.

3. Em Repartir o pagamento, o To Bill reparte o montante pela ordem em que assinalou as faturas. Corrija os montantes se for preciso, até aparecer Tudo repartido.

   

4. Clique em Reconciliar com as 2 faturas.

Se sobrar dinheiro depois das faturas, Pôr o resto (…) numa conta acrescenta uma linha de lançamento para esse resto.

Um pagamento parcial ou um desconto

Quando o cliente pagou um pouco menos do que a fatura, abra a opção Faturas e assinale a fatura: em Repartir o pagamento, o To Bill pergunta o que fazer com a diferença.

Opção	Quando a escolher
Deixar em aberto	O cliente ainda deve o resto. A fatura fica parcialmente paga; um lembrete poderá reclamar o saldo.
Desconto concedido	Concedeu um desconto, por exemplo 2 % por pagamento rápido. A diferença vai para deduções sobre vendas (3800) e o IVA devido é corrigido.
Comissões bancárias retidas pelo cliente	O banco do cliente reteve comissões. A diferença vai para encargos financeiros (6900), sem IVA.

Estas opções só são propostas se a diferença não ultrapassar 10 % do montante em aberto. Acima disso, emita antes uma nota de crédito. Consulte As notas de crédito.

Se o cliente pagou a mais, o To Bill indica-o: o excedente fica a favor do cliente, para reembolsar ou deduzir da próxima fatura.

O pagamento de uma despesa

Para uma saída de dinheiro, a opção Despesas lista as suas despesas e faturas de fornecedores ainda não liquidadas a partir do banco. Escolha a certa e clique em Reconciliar com esta despesa. Se já tinha marcado a despesa como paga, a linha liga-se a esse pagamento: não é contabilizado duas vezes.

A lista A pagar

Uma fatura de fornecedor reconciliada aqui continua a aparecer em Despesas › A pagar enquanto não a marcar como paga. Marque-a como paga: o To Bill vê que o pagamento já está nos seus livros e não o contabiliza uma segunda vez. Consulte Pagar as faturas de fornecedores.

Contabilizar numa conta

Comissões, salários, IVA, impostos, transferência para a sua conta poupança: estas linhas não têm fatura. Abra a opção Numa conta.

1. Clique num dos Atalhos, ou escolha a Conta na lista.
2. Verifique o Montante e, para um encargo ou um rendimento, o IVA incluído: o To Bill separa o IVA à taxa em vigor no dia da linha.
3. Para repartir a linha por várias contas, clique em Repartir o resto (…) noutra conta.
4. Corrija a Descrição do lançamento se for preciso e clique em Contabilizar.

Atalho	Conta
Comissões bancárias	6900 Encargos financeiros, sem IVA
Transferência entre as suas contas	1090 Transferências internas, criada na primeira utilização
IVA pago à AFC	2201 Declaração do IVA
Salários	5000 Salários, para salários que não são calculados no To Bill
Impostos	8900 Impostos diretos
Juros recebidos	6950 Rendimentos financeiros

Os nomes das contas aparecem aqui em português. O plano de contas não existe em português: no ecrã, os nomes aparecem em francês, por exemplo 6900 Charges financières.

Os salários calculados no To Bill

Se os seus salários forem calculados no módulo Salários do To Bill, o processamento do mês já contabilizou o respetivo custo. Não contabilize o pagamento deles na conta 5000 Salários: o encargo seria contado duas vezes. Consulte Pagar os salários.

Uma transferência entre as suas contas

A transferência sai de uma conta e entra na outra: contabilize as duas linhas, cada uma no seu extrato, com Transferência entre as suas contas. A conta 1090 volta então a zero. Se não voltar a zero, falta uma das duas linhas.

O To Bill recusa contabilizar uma linha na conta 1100 Devedores ou 2000 Credores: estas contas acompanham as suas faturas e as suas despesas; reconcilie antes o documento. Recusa também a conta do próprio banco.

Ignorar uma linha

Uma linha em duplicado em dois extratos, ou um movimento já contabilizado à mão: abra a opção Ignorar, escolha o motivo (Duplicado, Já contabilizada de outra forma, Fora da sua contabilidade ou Outro motivo, com um pormenor) e clique em Ignorar a linha.

Ignorar não é contabilizar

Uma linha ignorada não entra nos seus livros. Se o dinheiro se moveu realmente, a diferença entre o extrato e os seus livros mostrá-lo-á. Para retomar uma linha ignorada, abra-a em Reconciliadas e clique em Voltar a pôr por tratar.

O que é contabilizado nos seus livros

Linha reconciliada com	Débito	Crédito
O pagamento de uma fatura	a conta do banco (1020…)	1100 Devedores
Um desconto concedido	3800 Deduções sobre vendas e 2200 IVA devido	1100 Devedores
Comissões retidas pelo cliente	6900 Encargos financeiros	1100 Devedores
O pagamento de uma despesa	2000 Credores	a conta do banco
Uma conta, para uma saída	a conta escolhida, sem IVA, e o imposto dedutível (1170 ou 1171)	a conta do banco
Uma conta, para uma entrada	a conta do banco	a conta escolhida, sem IVA, e o IVA devido (2200)

O pagamento de uma fatura tem a data do dia da linha no extrato. Sem sujeição a IVA, ou com o método das taxas do saldo fiscal líquido, não há linha de IVA: o montante completo vai para a conta escolhida, ou para a 3800 no caso de um desconto. No modo Especialista, o painel mostra os números de conta de cada lançamento.

Anular uma reconciliação

1. No separador Reconciliadas, abra a linha. O painel mostra os pagamentos e O que foi lançado na sua contabilidade.

   

2. Clique em Anular a reconciliação (1).

O To Bill faz um lançamento inverso (estorno) para cada lançamento da linha, retira os pagamentos que ela tinha criado e volta a pôr a linha em Por tratar. Nada é apagado: o lançamento de origem e o respetivo estorno ficam no diário. A anulação é recusada se o exercício estiver encerrado.

Antes do encerramento

As linhas ainda por tratar bloqueiam o encerramento do exercício: o extrato inteiro tem de estar reconciliado, contabilizado ou ignorado. Consulte Encerrar o exercício.

Base legal

• Cada operação é registada de forma completa, fiel e sistemática, justificada por um comprovativo e rastreável: art. 957a, n.º 2, do Código das Obrigações (CO). Os encargos e os rendimentos não se compensam: art. 958c, n.º 1, ponto 7, CO.
• Um erro não se apaga: corrige-se com um lançamento inverso, de forma a que a alteração continue visível: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).
• Um desconto reduz a contraprestação: o IVA devido é corrigido no momento em que o desconto é contabilizado: art. 41, n.º 1, da Lei do IVA (LTVA).
• As comissões de pagamento e de transferência estão excluídas do âmbito do IVA, e por isso são contabilizadas sem IVA: art. 21, n.º 2, ponto 19, alínea c, LTVA.