Zahlungen abgleichen

Abgleichen heisst festhalten, wozu jede Zeile des Kontoauszugs gehört: zur Zahlung einer Rechnung, zur Begleichung einer Ausgabe, zu Gebühren, zu einem Übertrag zwischen Ihren Konten. To Bill schlägt für die meisten Zeilen eine Antwort vor; Sie bestätigen sie mit einem Klick, und die Buchung ist erstellt.

Bevor Sie beginnen

• Importieren Sie den Kontoauszug Ihrer Bank. Siehe Einen Kontoauszug importieren.
• Sie brauchen das Recht, die Buchhaltung zu verwalten. Ohne dieses Recht sehen Sie die Zeilen, können sie aber nicht bearbeiten.

Die Liste der Zeilen

Unter Buchhaltung › Bank listet der Tab Auszug die Zeilen des gewählten Kontos auf. Haben Sie mehrere Konten, wechseln Sie das Konto, indem Sie oben auf seinen Namen klicken.

Tab	Was er zeigt
Offen	Die Zeilen, die auf Ihre Entscheidung warten.
Sichere Vorschläge	Die Zahlungen, die To Bill zweifelsfrei erkannt hat und die Sie in einem Zug bestätigen.
Abgeglichen	Die erledigten Zeilen: abgeglichen, verbucht oder ignoriert.
Alle	Alle Zeilen des Kontos.

Jede Zeile zeigt den Vorschlag von To Bill, zum Beispiel Rechnung F-2609 — Dupont SA, und darunter, warum es ihn vorschlägt.

Angezeigte Begründung	Was sie bedeutet
Gleiche QR-Referenz · Exakter Betrag	Die Zeile trägt die QR-Referenz (oder RF-Referenz) einer offenen Rechnung, mit deren genauem Betrag.
Gleiche QR-Referenz · Teilzahlung	Die richtige Rechnung, aber der Kunde hat weniger bezahlt.
Gleiche QR-Referenz · Betrag höher als der offene Saldo	Die richtige Rechnung, aber der Kunde hat mehr bezahlt.
Von Hand erfasste Zahlung · Die Zeile wird damit verknüpft	Sie haben diese Zahlung bereits erfasst: Die Zeile wird mit ihr verknüpft, ohne sie doppelt zu zählen.
Einzige offene Rechnung mit diesem Betrag	Keine Referenz, aber nur eine offene Rechnung hat diesen Betrag.
Gleiche Zahlungsreferenz des Lieferanten	Die Belastung für eine Lieferantenrechnung, die per Zahlungsdatei bezahlt wurde.
Betrag, Datum und Lieferant stimmen überein	Eine Ausgabe mit demselben Betrag, wenige Tage auseinander, bei einem Lieferanten mit ähnlichem Namen.
Wie beim letzten Mal für diese Gegenpartei	Dasselbe Konto wie bei der letzten Zeile dieser Gegenpartei.
Der Text nennt Bankgebühren / Der Text nennt Zinsen	Vorgeschlagen auf Finanzaufwand oder Finanzertrag.
Zahlung an die Eidgenössische Steuerverwaltung	Eine MWST-Zahlung, vorgeschlagen auf das Abrechnungskonto MWST.
Gemäss einer Ihrer Regeln	Eine Ihrer Bankregeln erkennt die Zeile.
Vorschlag der KI	Vom KI-Assistenten vorgeschlagen, sofern er aktiviert ist; nie ohne Sie verbucht.

Einen Vorschlag annehmen

1. Lesen Sie den Vorschlag und seine Begründung.
2. Klicken Sie auf OK (1). Oder wählen Sie die Zeile mit der Tastatur über J und K und drücken Sie Enter: To Bill geht zur nächsten Zeile.
3. Eine Meldung bestätigt den Abgleich. Sie bietet einige Sekunden lang Rückgängig an, falls Sie sich geirrt haben.

Die Zeile wechselt nach Abgeglichen, die Rechnung wird als bezahlt (oder teilweise bezahlt) markiert, und die Buchung ist verbucht.

Die sicheren Vorschläge

Ein Vorschlag ist sicher, wenn die QR-Referenz gültig ist, der Betrag genau stimmt und nur eine Rechnung in Frage kommt. Klicken Sie im Tab Sichere Vorschläge auf N sichere Vorschläge bestätigen: To Bill prüft jede Zeile vor dem Bestätigen noch einmal; eine Zeile, die nicht mehr sicher ist, bleibt offen. Standardmässig werden diese Zahlungen sogar schon beim Import verbucht. Siehe Regeln und Automatismen der Bank.

Eine Zeile bearbeiten

Klicken Sie auf eine Zeile oder auf Bearbeiten, um sie zu öffnen. Das Feld rechts zeigt die Zeile im Detail (Konto, Referenz, Mitteilung, Auszug) und vier Möglichkeiten: Vorschlag, Rechnungen (oder Ausgaben für einen Geldausgang), Auf ein Konto und Ignorieren.

Klicken Sie unter Vorschlag auf Abgleichen (1), um den Vorschlag anzunehmen. Mit den Pfeilen oben im Feld, oder mit J und K, gehen Sie zur nächsten oder vorherigen Zeile.

Eine Zahlung für mehrere Rechnungen

Ein Kunde bezahlt zwei Rechnungen mit einer einzigen Überweisung:

1. Öffnen Sie die Zeile und dann Rechnungen.

2. Kreuzen Sie jede bezahlte Rechnung an. Suchen Sie sie bei Bedarf nach Nummer, Kunde oder Betrag.

3. Unter Zahlung aufteilen verteilt To Bill den Betrag in der Reihenfolge, in der Sie die Rechnungen angekreuzt haben. Korrigieren Sie die Beträge bei Bedarf, bis Vollständig aufgeteilt erscheint.

   

4. Klicken Sie auf Mit den 2 Rechnungen abgleichen.

Bleibt nach den Rechnungen Geld übrig, fügt Rest auf ein Konto buchen eine Buchungszeile für diesen Rest hinzu.

Eine Teilzahlung oder ein Skonto

Hat der Kunde etwas weniger als den Rechnungsbetrag bezahlt, öffnen Sie Rechnungen und kreuzen die Rechnung an: Unter Zahlung aufteilen fragt To Bill, was mit der Differenz geschehen soll.

Möglichkeit	Wann wählen
Offen lassen	Der Kunde schuldet den Rest noch. Die Rechnung bleibt teilweise bezahlt; eine Mahnung kann den Rest einfordern.
Gewährtes Skonto	Sie haben ein Skonto gewährt, zum Beispiel 2 % für rasche Zahlung. Die Differenz geht als Erlösminderung (3800) ab, und die geschuldete MWST wird korrigiert.
Vom Kunden abgezogene Bankspesen	Die Bank des Kunden hat Spesen abgezogen. Die Differenz geht in den Finanzaufwand (6900), ohne MWST.

Diese Möglichkeiten werden nur angeboten, wenn die Differenz höchstens 10 % des offenen Betrags ausmacht. Darüber erstellen Sie besser eine Gutschrift. Siehe Eine Rechnung mit einer Gutschrift korrigieren.

Hat der Kunde zu viel bezahlt, weist To Bill darauf hin: Der Überschuss bleibt zu seinen Gunsten, zur Rückzahlung oder zum Abzug von seiner nächsten Rechnung.

Die Zahlung einer Ausgabe

Für einen Geldausgang listet Ausgaben Ihre Ausgaben und Lieferantenrechnungen auf, die noch nicht über die Bank beglichen sind. Wählen Sie die richtige und klicken Sie auf Mit dieser Ausgabe abgleichen. Hatten Sie die Ausgabe bereits als bezahlt markiert, wird die Zeile mit dieser Zahlung verknüpft: Sie wird nicht doppelt verbucht.

Die Liste Zu bezahlen

Eine hier abgeglichene Lieferantenrechnung bleibt unter Ausgaben › Zu bezahlen sichtbar, solange Sie sie nicht als bezahlt markiert haben. Markieren Sie sie als bezahlt: To Bill erkennt, dass die Zahlung schon in Ihrer Buchhaltung steht, und bucht sie kein zweites Mal. Siehe Lieferantenrechnungen bezahlen.

Auf ein Konto verbuchen

Gebühren, Löhne, MWST, Steuern, ein Übertrag auf Ihr Sparkonto: Zu diesen Zeilen gibt es keine Rechnung. Öffnen Sie Auf ein Konto.

1. Klicken Sie auf einen Eintrag der Schnellwahl oder wählen Sie das Konto in der Liste.
2. Prüfen Sie den Betrag und, bei einem Aufwand oder Ertrag, Inkl. MWST: To Bill rechnet die MWST zum Satz heraus, der am Tag der Zeile gilt.
3. Um die Zeile auf mehrere Konten zu verteilen, klicken Sie auf Rest (…) auf ein weiteres Konto verteilen.
4. Korrigieren Sie bei Bedarf den Buchungstext und klicken Sie dann auf Verbuchen.

Schnellwahl	Konto
Bankgebühren	6900 Finanzaufwand, ohne MWST
Übertrag zwischen Ihren Konten	1090 Geldtransfer, bei der ersten Verwendung angelegt
MWST an die ESTV	2201 Abrechnungskonto MWST
Löhne	5000 Lohnaufwand, für Löhne, die nicht in To Bill berechnet werden
Steuern	8900 Direkte Steuern
Erhaltene Zinsen	6950 Finanzertrag

Löhne, die in To Bill berechnet werden

Werden Ihre Löhne im Modul Löhne von To Bill berechnet, hat der Lohnlauf des Monats ihren Aufwand bereits verbucht. Verbuchen Sie ihre Auszahlung nicht auf 5000 Lohnaufwand: Der Aufwand würde doppelt gezählt. Siehe Die Löhne mit einer Zahlungsdatei auszahlen.

Ein Übertrag zwischen Ihren Konten

Der Übertrag verlässt das eine Konto und geht auf dem anderen ein: Verbuchen Sie beide Zeilen, jede in ihrem Auszug, mit Übertrag zwischen Ihren Konten. Das Konto 1090 steht dann wieder auf null. Steht es nicht auf null, fehlt eine der beiden Zeilen.

To Bill lehnt es ab, eine Zeile auf 1100 Debitoren oder 2000 Kreditoren zu verbuchen: Diese Konten folgen Ihren Rechnungen und Ausgaben; gleichen Sie stattdessen das Dokument ab. Auch das Konto der Bank selbst lehnt es ab.

Eine Zeile ignorieren

Eine Zeile, die doppelt in zwei Auszügen steht, oder eine Bewegung, die bereits von Hand verbucht ist: Öffnen Sie Ignorieren, wählen Sie den Grund (Doppelt, Bereits anders verbucht, Nicht Ihre Buchhaltung oder Anderer Grund, mit einer Bemerkung) und klicken Sie auf Zeile ignorieren.

Ignorieren ist nicht verbuchen

Eine ignorierte Zeile kommt nicht in Ihre Buchhaltung. Ist das Geld tatsächlich geflossen, zeigt es die Differenz zwischen Auszug und Buchhaltung. Um eine ignorierte Zeile wieder aufzunehmen, öffnen Sie sie unter Abgeglichen und klicken auf Wieder auf offen setzen.

Was in Ihrer Buchhaltung gebucht wird

Zeile abgeglichen mit	Soll	Haben
Der Zahlung einer Rechnung	dem Konto der Bank (1020 …)	1100 Debitoren
Einem gewährten Skonto	3800 Erlösminderungen und 2200 Geschuldete MWST	1100 Debitoren
Vom Kunden abgezogenen Spesen	6900 Finanzaufwand	1100 Debitoren
Der Zahlung einer Ausgabe	2000 Kreditoren	dem Konto der Bank
Einem Konto, bei einem Ausgang	dem gewählten Konto, netto, und der Vorsteuer (1170 oder 1171)	dem Konto der Bank
Einem Konto, bei einem Eingang	dem Konto der Bank	dem gewählten Konto, netto, und der geschuldeten MWST (2200)

Die Zahlung einer Rechnung trägt das Datum der Zeile im Kontoauszug. Ohne MWST-Pflicht oder mit der Saldosteuersatzmethode gibt es keine MWST-Zeile: Der ganze Betrag geht auf das gewählte Konto, bei einem Skonto auf 3800. Im Modus Experte zeigt das Feld die Kontonummern jeder Buchung.

Einen Abgleich rückgängig machen

1. Öffnen Sie die Zeile im Tab Abgeglichen. Das Feld zeigt die Zahlungen und Was in Ihrer Buchhaltung gebucht wurde.

   

2. Klicken Sie auf Abgleich rückgängig machen (1).

To Bill erstellt für jede Buchung der Zeile eine Gegenbuchung (Storno), entfernt die Zahlungen, die sie angelegt hatte, und setzt die Zeile wieder auf Offen. Gelöscht wird nichts: Die ursprüngliche Buchung und ihr Storno bleiben im Journal. Ist das Geschäftsjahr abgeschlossen, wird das Rückgängigmachen abgelehnt.

Vor dem Abschluss

Noch offene Zeilen blockieren den Abschluss des Geschäftsjahres: Der ganze Auszug muss abgeglichen, verbucht oder ignoriert sein. Siehe Das Geschäftsjahr abschliessen.

Rechtsgrundlage

• Jeder Geschäftsvorfall wird vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst, durch einen Beleg nachgewiesen und nachvollziehbar: Art. 957a Abs. 2 OR. Aufwand und Ertrag werden nicht miteinander verrechnet: Art. 958c Abs. 1 Ziff. 7 OR.
• Ein Fehler wird nicht gelöscht, sondern mit einer Gegenbuchung berichtigt, sodass die Änderung erkennbar bleibt: Art. 3 GeBüV.
• Ein Skonto mindert das Entgelt: Die geschuldete MWST wird in der Periode korrigiert, in der es verbucht wird: Art. 41 Abs. 1 MWSTG.
• Zahlungs- und Überweisungsgebühren sind von der MWST ausgenommen, deshalb werden sie ohne MWST verbucht: Art. 21 Abs. 2 Ziff. 19 Bst. c MWSTG.