Regeln und Automatismen der Bank
Das Telefonabonnement, die Miete, die Kontoführungsgebühren erscheinen jeden Monat auf dem Kontoauszug. Eine Regel erkennt sie und verbucht sie für Sie. Bei jedem Import erledigt To Bill zudem selbst, was sicher ist: die exakten QR-Zahlungen, die Bankgebühren, die Rückbuchungen von Zahlungen. Alles, was es selbst erledigt, wird festgehalten und lässt sich mit einem Klick rückgängig machen.
Bevor Sie beginnen
Um eine Regel zu erstellen oder eine Einstellung zu ändern, brauchen Sie das Recht, die Buchhaltung zu verwalten. Die Regeln gelten für die Zeilen der importierten Kontoauszüge. Siehe Einen Kontoauszug importieren.
Die Regeln
Öffnen Sie unter Buchhaltung › Bank den Tab Regeln.
Jede Regel zeigt, was sie erkennt, auf welches Konto sie verbucht, wie oft sie angewendet wurde, ihren Status (Aktiv oder Pausiert) und ihren Modus: Automatisch oder Nur Vorschlag.
Eine Regel erstellen
Klicken Sie auf Neue Regel (1).
Wählen Sie unter Wenn eine Zeile des Auszugs… die Richtung: Geldausgang, Geldeingang oder Beides.
Geben Sie an, woran die Zeile zu erkennen ist, mindestens eines dieser Kriterien:
- Name der Gegenpartei enthält, zum Beispiel «Swisscom». To Bill berücksichtigt weder Akzente noch Grossbuchstaben, noch «AG» oder «GmbH».
- IBAN der Gegenpartei: das sicherste Kriterium, denn eine IBAN gehört nur einer Gegenpartei.
- Text enthält, zum Beispiel «Miete».
- Referenz enthält. Ergänzen Sie bei Bedarf Betrag ab und Betrag bis sowie Auf dem Konto, wenn Sie mehrere Bankkonten haben.
Wählen Sie unter Dann…, was die Regel tut:
- Auf ein Konto verbuchen: Wählen Sie das Konto, Inkl. MWST, wenn die Ausgabe MWST enthält, und den Buchungstext.
- Genanntes Dokument verknüpfen: Die Regel verknüpft die Zeile mit der Rechnung oder Ausgabe, deren Nummer im Text oder in der Referenz steht, sofern der Betrag passt.
Lassen Sie unter Optionen Automatisch eingeschaltet, damit die Regel ohne Rückfrage verbucht, oder schalten Sie es aus, damit sie nur vorschlägt. Füllen Sie Name aus, zum Beispiel «Telefonabonnement».
Klicken Sie auf Regel erstellen.
Die Regel gilt für die nächsten Kontoauszüge. Um sie auf bereits importierte Zeilen anzuwenden, öffnen Sie sie und klicken auf Auf offene Zeilen anwenden.
Eine zu weit gefasste Regel
Eine Regel, die nur auf den Betrag achtet, würde jede beliebige Zeile verbuchen: To Bill verlangt mindestens eine Gegenpartei, eine IBAN, einen Text oder eine Referenz. Verwenden Sie die IBAN, wenn Sie sie kennen.
Automatisch oder Vorschlag
Eine Regel im Modus Automatisch verbucht eine Zeile nur, wenn sie sie mit Sicherheit erkennt und für diese Zeile nicht schon eine Rechnung oder Ausgabe vorgeschlagen ist: Eine mit ihrem Beleg erfasste Ausgabe geht der Regel vor, damit der Aufwand nicht doppelt gezählt wird. Sonst schlägt die Regel nur vor, und Sie bestätigen im Auszug mit OK.
Erkennen zwei Regeln dieselbe Zeile, kommt die mit der kleineren Priorität zuerst zum Zug. Diese Einstellung erscheint nur im Modus Experte.
Regeln, die To Bill Ihnen vorschlägt
Verbuchen Sie eine Bewegung derselben Gegenpartei zweimal auf dieselbe Weise, schlägt To Bill vor, daraus eine Regel zu machen: Regel erstellen? erscheint über dem Auszug und im Tab Regeln.
- Annehmen erstellt die Regel und verbucht sofort die passenden offenen Zeilen.
- Ändern öffnet die Regel, damit Sie sie vor dem Annehmen anpassen.
- Ignorieren: Sie wird für diese Gegenpartei und dieses Konto nicht mehr vorgeschlagen.
- Später (bleibt unter Regeln): Der Vorschlag wartet im Tab Regeln.
Eine Regel ändern, pausieren oder löschen
Klicken Sie auf die Regel. Ändern Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Speichern. Schalten Sie Regel aktiv aus, um sie zu pausieren: Sie schlägt dann nichts mehr vor und verbucht nichts mehr. Löschen entfernt sie; was sie bereits verbucht hat, bleibt verbucht und lässt sich im Tab Automatisch rückgängig machen.
Was To Bill beim Import selbst erledigt
Öffnen Sie den Tab Automatisch.
Vier Schalter, zu Beginn alle eingeschaltet:
| Schalter | Was To Bill tut |
|---|---|
| Sichere QR-Zahlungen verbuchen | Eine gültige QR-Referenz, nur eine offene Rechnung, der exakte Betrag auf den Rappen: Die Zahlung wird beim Import erfasst. |
| Automatische Regeln anwenden | Die als Automatisch markierten Regeln verbuchen die Zeilen, die sie sicher erkennen. |
| Bankgebühren verbuchen | Gebühren, die die Bank von einer Bewegung abtrennt, gehen auf 6900 Finanzaufwand, ohne MWST. |
| Rückbuchungen von Zahlungen verarbeiten | Gibt die Bank eine Rechnungszahlung zurück, wird die Zahlung per Datum der Rückbuchung aufgehoben, und die Rechnung ist wieder offen. |
Schalten Sie einen Schalter aus, um jedes Mal selbst zu entscheiden: Die betroffenen Zeilen bleiben dann mit ihrem Vorschlag unter Offen oder Sichere Vorschläge zu bearbeiten.
Der automatische Verlauf
Unter den Schaltern führt der Bereich Automatischer Verlauf Zeile für Zeile alles auf, was To Bill selbst erledigt hat: Verbucht, Vorgeschlagen oder Übrig gelassen, mit dem Grund und dem Grad der Sicherheit. Filtern Sie mit Alles, Verbucht, Vorgeschlagen und Übrig gelassen.
Um eine Aktion zurückzunehmen, klicken Sie auf Rückgängig: Die Zeile ist wieder zu bearbeiten, und ihre Buchungen werden im Journal storniert. Derselbe Verlauf erscheint im Feld jeder Zeile unter Automatisch erledigt.
Warum eine Zeile übrig gelassen wurde
Der Verlauf sagt, warum To Bill eine Zeile nicht verbucht hat: Zwei Regeln erkennen die Zeile, Eine Rechnung oder Ausgabe ist schon vorgeschlagen, Die Regel schlägt nur vor, Übereinstimmung nicht sicher genug, Der Betrag begleicht die Rechnung nicht genau … Bearbeiten Sie sie im Auszug. Siehe Zahlungen abgleichen.
Rechtsgrundlage