Reglas y automatizaciones bancarias
La suscripción del teléfono, el alquiler o las comisiones de mantenimiento de la cuenta vuelven cada mes al extracto. Una regla los reconoce y los contabiliza por usted. En cada importación, To Bill también hace por sí solo lo que es seguro: los pagos QR exactos, las comisiones bancarias, las devoluciones de pagos. Todo lo que hace por sí solo queda anotado y se anula con un clic.
Antes de empezar
Para crear una regla o cambiar un ajuste se necesita el permiso de gestionar la contabilidad. Las reglas se aplican a las líneas de los extractos importados. Consulte Importar un extracto bancario.
Las reglas
En Contabilidad › Banco, abra la pestaña Reglas.
Cada regla muestra lo que reconoce, la cuenta en la que contabiliza, cuántas veces se ha aplicado, su estado (Activa o En pausa) y su modo: Automática o Solo propone.
Crear una regla
Haga clic en Nueva regla (1).
En Cuando una línea del extracto…, elija el sentido: Salida de dinero, Entrada de dinero o Ambos.
Indique lo que permite reconocer la línea, al menos uno de estos criterios:
- El nombre del tercero contiene, por ejemplo «Swisscom». To Bill no tiene en cuenta ni los acentos, ni las mayúsculas, ni formas jurídicas como SA o Sàrl.
- IBAN del tercero: lo más seguro, porque un IBAN solo pertenece a un tercero.
- El texto contiene, por ejemplo «Alquiler».
- La referencia contiene. Si es necesario, añada Importe desde e Importe hasta, y En la cuenta si tiene varias cuentas bancarias.
En Entonces…, elija lo que hace la regla:
- Contabilizar en una cuenta: elija la Cuenta, el IVA incluido si el gasto lo contiene, y el Concepto del asiento.
- Vincular el documento citado: la regla vincula la línea con la factura o el gasto cuyo número figura en el texto o en la referencia, si el importe corresponde.
En Opciones, deje Automática activada para que la regla contabilice sin preguntar, o desactívela para que solo proponga. Dele un Nombre, por ejemplo «Suscripción de teléfono».
Haga clic en Crear la regla.
La regla se aplicará a los próximos extractos. Para aplicarla a las líneas ya importadas, ábrala y haga clic en Aplicar a las líneas abiertas.
Una regla demasiado amplia
Una regla basada solo en el importe contabilizaría cualquier línea: To Bill exige al menos un tercero, un IBAN, un texto o una referencia. Prefiera el IBAN cuando lo conozca.
Automática o propuesta
Una regla Automática solo contabiliza una línea si la reconoce con certeza y si no hay ya una factura o un gasto propuesto para esa línea: un gasto registrado con su justificante tiene prioridad sobre la regla, para no contar el gasto dos veces. En caso contrario, la regla solo propone, y usted confirma en el extracto con OK.
Cuando dos reglas reconocen la misma línea, se aplica primero la de Prioridad más baja. Este ajuste solo aparece en la vista Experta.
Las reglas que To Bill le propone
Cuando usted contabiliza dos veces de la misma forma un movimiento del mismo tercero, To Bill propone convertirlo en una regla: ¿Crear la regla? aparece encima del extracto y en la pestaña Reglas.
- Aceptar crea la regla y contabiliza enseguida las líneas abiertas que corresponden.
- Modificar abre la regla para ajustarla antes de aceptarla.
- Ignorar: ya no se propondrá para este tercero y esta cuenta.
- Más tarde (queda en Reglas): la propuesta espera en la pestaña Reglas.
Modificar, pausar o eliminar una regla
Haga clic en la regla. Cambie lo necesario y haga clic en Guardar. Desactive Regla activa para ponerla en pausa: ya no propone ni contabiliza nada. Eliminar la quita; lo que ya ha contabilizado sigue contabilizado, y se anula desde la pestaña Automático.
Lo que To Bill hace solo al importar
Abra la pestaña Automático.
Cuatro interruptores, todos activados al principio:
| Interruptor | Lo que hace To Bill |
|---|---|
| Contabilizar los pagos QR seguros | Una referencia QR válida, una sola factura abierta, el importe exacto al céntimo: el pago se registra al importar. |
| Aplicar las reglas automáticas | Las reglas marcadas como Automática contabilizan las líneas que reconocen con seguridad. |
| Contabilizar las comisiones bancarias | Las comisiones que el banco separa de un movimiento van a la 6900 Gastos financieros, sin IVA. |
| Tratar las devoluciones de pagos | Cuando el banco devuelve el pago de una factura, el pago se anula en la fecha de la devolución y la factura vuelve a estar abierta. |
Desactive un interruptor para decidir usted mismo cada vez: las líneas afectadas quedan entonces por tratar, con su propuesta, en Por tratar o en Sugerencias seguras.
El historial automático
Debajo de los interruptores, el Historial automático enumera todo lo que To Bill ha hecho por sí solo, línea por línea: Contabilizado, Propuesto o Pendiente, con el motivo y el grado de certeza. Filtre con Todo, Contabilizado, Propuesto y Pendiente.
Para volver atrás en una acción, haga clic en Anular: la línea vuelve a estar por tratar y sus asientos se anulan en el diario con un contraasiento. El mismo historial aparece en el panel de cada línea, en Hecho automáticamente.
Por qué una línea quedó pendiente
El historial explica por qué To Bill no contabilizó una línea: Dos reglas reconocen la línea, Ya se propone una factura o un gasto, La regla solo propone, Coincidencia no suficientemente segura, El importe no salda exactamente la factura… Trátela en el extracto. Consulte Conciliar los pagos.
Base legal
- Un asiento no se borra: anular una acción registra un contraasiento, y el original sigue visible en el diario: art. 3 de la Ordenanza sobre la llevanza y la conservación de los libros contables (Olico).
- Las comisiones de pago y de transferencia están excluidas del ámbito del IVA: no dan derecho a deducir el IVA soportado: art. 21, apdo. 2, n.º 19, letra c, de la Ley del IVA (LTVA).