Règles et automatismes de la banque
L’abonnement de téléphone, le loyer, les frais de tenue de compte reviennent chaque mois sur le relevé. Une règle les reconnaît et les comptabilise pour vous. À chaque import, To Bill fait aussi seul ce qui est sûr : les paiements QR exacts, les frais bancaires, les retours de paiement. Tout ce qu’il fait seul est noté et s’annule en un clic.
Avant de commencer
Il faut le droit de gérer la comptabilité pour créer une règle ou changer un réglage. Les règles s’appliquent aux lignes des relevés importés. Voir Importer un relevé bancaire.
Les règles
Dans Comptabilité › Banque, ouvrez l’onglet Règles.
Chaque règle montre ce qu’elle reconnaît, le compte sur lequel elle comptabilise, combien de fois elle a été appliquée, son statut (Active ou En pause) et son mode : Automatique ou Propose seulement.
Créer une règle
Cliquez sur Nouvelle règle (1).
Sous Quand une ligne du relevé…, choisissez le sens : Sortie d’argent, Entrée d’argent ou Les deux.
Indiquez ce qui reconnaît la ligne, au moins l’un de ces critères :
- Le nom du tiers contient, par exemple « Swisscom ». To Bill ne tient compte ni des accents, ni des majuscules, ni de « SA » ou « Sàrl ».
- IBAN du tiers : le plus sûr, un IBAN n’appartient qu’à un tiers.
- Le texte contient, par exemple « Loyer ».
- La référence contient. Ajoutez si besoin Montant dès et Montant jusqu’à, et Sur le compte si vous avez plusieurs comptes bancaires.
Sous Alors…, choisissez ce que fait la règle :
- Comptabiliser sur un compte : choisissez le Compte, la TVA comprise si la dépense en contient, et le Libellé de l’écriture.
- Relier le document cité : la règle relie la ligne à la facture ou à la dépense dont le numéro figure dans le texte ou la référence, si le montant correspond.
Sous Options, gardez Automatique activé pour que la règle comptabilise sans demander, ou désactivez-le pour qu’elle propose seulement. Donnez-lui un Nom, par exemple « Abonnement téléphone ».
Cliquez sur Créer la règle.
La règle s’appliquera aux prochains relevés. Pour l’appliquer aux lignes déjà importées, ouvrez-la, puis cliquez sur Appliquer aux lignes ouvertes.
Une règle trop large
Une règle sur le seul montant comptabiliserait n’importe quelle ligne : To Bill demande au moins un tiers, un IBAN, un texte ou une référence. Préférez l’IBAN quand vous le connaissez.
Automatique ou proposition
Une règle Automatique comptabilise une ligne seulement si elle la reconnaît avec certitude et qu’aucune facture ni dépense n’est déjà proposée pour cette ligne : une dépense saisie avec son justificatif passe avant la règle, pour ne pas compter la charge deux fois. Sinon, la règle propose seulement, et vous confirmez dans le relevé avec OK.
Quand deux règles reconnaissent la même ligne, la plus petite Priorité passe d’abord. Ce réglage n’apparaît qu’en mode Expert.
Les règles que To Bill vous propose
Quand vous comptabilisez deux fois de la même façon un mouvement du même tiers, To Bill propose d’en faire une règle : Créer la règle ? s’affiche au-dessus du relevé et dans l’onglet Règles.
- Accepter crée la règle et comptabilise tout de suite les lignes ouvertes qui correspondent.
- Modifier ouvre la règle pour l’ajuster avant de l’accepter.
- Ignorer : elle ne sera plus proposée pour ce tiers et ce compte.
- Plus tard (reste dans Règles) : la proposition attend dans l’onglet Règles.
Modifier, mettre en pause ou supprimer une règle
Cliquez sur la règle. Changez ce qui doit l’être, puis cliquez sur Enregistrer. Désactivez Règle active pour la mettre en pause : elle ne propose ni ne comptabilise plus rien. Supprimer la retire ; ce qu’elle a déjà comptabilisé reste comptabilisé, et s’annule depuis l’onglet Automatique.
Ce que To Bill fait seul à l’import
Ouvrez l’onglet Automatique.
Quatre interrupteurs, tous activés au départ :
| Interrupteur | Ce que To Bill fait |
|---|---|
| Comptabiliser les paiements QR sûrs | Une référence QR valide, une seule facture ouverte, le montant exact au centime : le paiement est enregistré à l’import. |
| Appliquer les règles automatiques | Les règles marquées Automatique comptabilisent les lignes qu’elles reconnaissent sûrement. |
| Comptabiliser les frais bancaires | Les frais que la banque sépare d’un mouvement vont sur 6900 Charges financières, sans TVA. |
| Traiter les retours de paiement | Quand la banque rend un paiement de facture, le paiement est annulé à la date du retour et la facture redevient ouverte. |
Désactivez un interrupteur pour décider vous-même à chaque fois : les lignes concernées restent alors à traiter, avec leur proposition, dans À traiter ou Suggestions sûres.
L’historique automatique
Sous les interrupteurs, l’Historique automatique liste tout ce que To Bill a fait seul, ligne par ligne : Comptabilisé, Proposé ou Laissé, avec la raison et le degré de certitude. Filtrez avec Tout, Comptabilisé, Proposé et Laissé.
Pour revenir sur une action, cliquez sur Annuler : la ligne revient à traiter et ses écritures sont extournées dans le journal. Le même historique s’affiche dans le panneau de chaque ligne, sous Fait automatiquement.
Pourquoi une ligne a été laissée
L’historique dit pourquoi To Bill n’a pas comptabilisé une ligne : Deux règles reconnaissent la ligne, Une facture ou une dépense est déjà proposée, La règle propose seulement, Correspondance pas assez sûre, Le montant ne solde pas exactement la facture… Traitez-la dans le relevé. Voir Rapprocher les paiements.