Regras e automatismos do banco
A assinatura do telefone, a renda, as comissões de manutenção de conta repetem-se todos os meses no extrato. Uma regra reconhece-as e contabiliza-as por si. Em cada importação, o To Bill também faz sozinho o que é seguro: os pagamentos QR exatos, as comissões bancárias, as devoluções de pagamentos. Tudo o que faz sozinho fica registado e anula-se com um clique.
Antes de começar
Para criar uma regra ou mudar uma definição, é preciso ter o direito de gerir a contabilidade. As regras aplicam-se às linhas dos extratos importados. Consulte Importar um extrato bancário.
As regras
Em Contabilidade › Banco, abra o separador Regras.
Cada regra mostra o que reconhece, a conta em que contabiliza, quantas vezes foi aplicada, o seu estado (Ativa ou Em pausa) e o seu modo: Automática ou Apenas propõe.
Criar uma regra
Clique em Nova regra (1).
Em Quando uma linha do extrato…, escolha o sentido: Saída de dinheiro, Entrada de dinheiro ou Ambos.
Indique o que permite reconhecer a linha, pelo menos um destes critérios:
- O nome do terceiro contém, por exemplo « Swisscom ». O To Bill não tem em conta os acentos, as maiúsculas nem as formas jurídicas SA ou Sàrl.
- IBAN do terceiro: o mais seguro, um IBAN pertence a um só terceiro.
- O texto contém, por exemplo « Renda » (ou a palavra que o seu banco usa no extrato, muitas vezes em francês ou alemão, como « Loyer »).
- A referência contém. Se for preciso, acrescente Montante a partir de e Montante até, e Na conta se tiver várias contas bancárias.
Em Então…, escolha o que a regra faz:
- Contabilizar numa conta: escolha a Conta, o IVA incluído se a despesa o contiver e o Descrição do lançamento.
- Ligar o documento citado: a regra liga a linha à fatura ou à despesa cujo número figura no texto ou na referência, se o montante corresponder.
Em Opções, mantenha Automática ativada para que a regra contabilize sem perguntar, ou desative-a para que apenas proponha. Dê-lhe um Nome, por exemplo « Assinatura de telefone ».
Clique em Criar a regra.
A regra será aplicada aos próximos extratos. Para a aplicar às linhas já importadas, abra-a e clique em Aplicar às linhas abertas.
Uma regra demasiado ampla
Uma regra baseada apenas no montante lançaria qualquer linha: o To Bill exige pelo menos um terceiro, um IBAN, um texto ou uma referência. Prefira o IBAN quando o conhecer.
Automática ou proposta
Uma regra Automática só contabiliza uma linha se a reconhecer com certeza e se ainda não houver uma fatura ou uma despesa proposta para essa linha: uma despesa registada com o respetivo comprovativo tem prioridade sobre a regra, para não contar o encargo duas vezes. Caso contrário, a regra apenas propõe, e confirma-a no extrato com OK.
Quando duas regras reconhecem a mesma linha, a de Prioridade com o número mais baixo passa primeiro. Esta definição só aparece no modo Especialista.
As regras que o To Bill lhe propõe
Quando contabiliza duas vezes da mesma forma um movimento do mesmo terceiro, o To Bill propõe transformá-lo numa regra: Criar a regra? aparece por cima do extrato e no separador Regras.
- Aceitar cria a regra e contabiliza de imediato as linhas em aberto que correspondem.
- Modificar abre a regra para a ajustar antes de a aceitar.
- Ignorar: deixa de ser proposta para este terceiro e esta conta.
- Mais tarde (fica em Regras): a proposta fica à espera no separador Regras.
Alterar, pôr em pausa ou eliminar uma regra
Clique na regra. Mude o que for preciso e clique em Guardar. Desative Regra ativa para a pôr em pausa: deixa de propor ou de contabilizar o que quer que seja. Eliminar remove-a; o que já contabilizou continua contabilizado e anula-se a partir do separador Automático.
O que o To Bill faz sozinho na importação
Abra o separador Automático.
Quatro interruptores, todos ativados à partida:
| Interruptor | O que o To Bill faz |
|---|---|
| Contabilizar os pagamentos QR seguros | Uma referência QR válida, uma só fatura em aberto, o montante exato ao cêntimo: o pagamento é registado na importação. |
| Aplicar as regras automáticas | As regras marcadas como Automática contabilizam as linhas que reconhecem com certeza. |
| Contabilizar as comissões bancárias | As comissões que o banco separa de um movimento vão para a conta 6900 Encargos financeiros, sem IVA. |
| Tratar as devoluções de pagamentos | Quando o banco devolve o pagamento de uma fatura, o pagamento é anulado na data da devolução e a fatura volta a ficar em aberto. |
Desative um interruptor para decidir caso a caso: as linhas em causa ficam então por tratar, com a respetiva proposta, em Por tratar ou em Sugestões seguras.
O histórico automático
Por baixo dos interruptores, o Histórico automático lista tudo o que o To Bill fez sozinho, linha a linha: Contabilizado, Proposto ou Deixado, com o motivo e o grau de certeza. Filtre com Tudo, Contabilizado, Proposto e Deixado.
Para voltar atrás numa ação, clique em Anular: a linha volta a ficar por tratar e os respetivos lançamentos são estornados no diário. O mesmo histórico aparece no painel de cada linha, em Feito automaticamente.
Porque é que uma linha foi deixada
O histórico diz porque é que o To Bill não contabilizou uma linha: Duas regras reconhecem a linha, Já é proposta uma fatura ou uma despesa, A regra apenas propõe, Correspondência não suficientemente segura, O montante não salda exatamente a fatura… Trate-a no extrato. Consulte Reconciliar os pagamentos.
Base legal
- Um lançamento não se apaga: anular uma ação faz um lançamento inverso, e o original continua visível no diário: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).
- As comissões de pagamento e de transferência estão excluídas do âmbito do IVA: não dão direito à dedução do imposto: art. 21, n.º 2, ponto 19, alínea c, da Lei do IVA (LTVA).