O diário e os lançamentos
O diário lista cada operação dos seus livros, por data. O To Bill regista lá sozinho as suas faturas, pagamentos e despesas. É lá que introduz o que não tem documento no To Bill, como uma renda ou um empréstimo, e que corrige os erros.
Antes de começar
- A contabilidade tem de estar ativa: consulte Ativar a contabilidade.
- Para introduzir, estornar ou corrigir um lançamento, é preciso ter o direito de manter a contabilidade. Sem ele, consulta o diário mas não o pode alterar.
Funcionalidade experimental
A contabilidade ainda está em desenvolvimento. Verifique os seus números com o seu fiduciário antes de qualquer declaração.
Encontrar um lançamento
No menu, abra Contabilidade e depois Diário. Aparecem os lançamentos do exercício em curso, o mais recente no topo.
- Novo lançamento: introduzir um lançamento manualmente. Consulte Introduzir um lançamento manualmente.
- A barra de filtros:
- a pesquisa encontra um número de lançamento, uma descrição, uma referência ou um montante;
- Exercício e Conta mantêm os lançamentos de um exercício ou de uma conta;
- Mais filtros acrescenta o Período, a Origem (Fatura, Pagamento, Manual…), o Montante de uma linha e o Comprovativo;
- Vistas propõe filtros prontos: Sem comprovativo, Lançamentos manuais e Este mês;
- Ordenar por ordena por Data, Número ou Montante.
Cada filtro ativo aparece por baixo da barra, com uma cruz para o retirar. Consulte Os filtros e as vistas.
Clique num lançamento para o abrir num painel, à direita.
- Comprovativo: o documento que o lançamento contabiliza. Clique nele para o abrir.
- Lançamento contabilístico: Ver as contas mostra as linhas, a débito e a crédito.
- Rastreabilidade: quem o introduziu, quando, e se a impressão digital está intacta.
As setas no topo do painel, ou as teclas j e k, passam ao lançamento seguinte ou anterior.
Simples ou Especialista
Na vista Simples, o diário mostra um montante por lançamento. Em Especialista, mostra o número de cada lançamento, as contas e as colunas débito e crédito. A escolha faz-se no fundo do menu da contabilidade: consulte A página inicial da contabilidade.
Introduzir um lançamento manualmente
Um lançamento tem pelo menos duas linhas. Cada linha vai a débito ou a crédito de uma conta, e os dois totais têm de ser iguais.
No diário, clique em Novo lançamento.
Introduza a Data, a Descrição, por exemplo « Renda de outubro », e, se quiser, a Referência do comprovativo.
Em cada linha, escolha a Conta (1): escreva o número ou parte do nome. O saldo da conta nessa data aparece ao lado. Introduza depois o montante no Débito ou no Crédito.
Verifique o indicador por baixo das linhas (2). Equilibrado: os dois totais são iguais. Caso contrário, mostra a Diferença: clique em Equilibrar, ou prima F9, para passar a diferença para a linha em que se encontra.
Anexe o Comprovativo (3): largue o ficheiro na moldura ou clique em Procurar. PDF ou imagem, 10 MB no máximo.
Clique em Contabilizar, ou prima ⌘ Enter (Ctrl Enter no Windows).
O To Bill numera o lançamento e abre-o no respetivo painel. A partir daí fica selado: já não pode ser alterado.
O IVA num lançamento
Se estiver sujeito a IVA, escolha um código na coluna IVA da linha do montante (o gasto ou o rendimento), e não na conta de IVA. O montante introduzido inclui o IVA: o To Bill retira-lhe o IVA e acrescenta sozinho a linha de IVA, na conta 2200 para uma venda, 1170 ou 1171 para uma compra. Os códigos começam por V para as vendas, M para as compras de mercadorias e de serviços, I para os investimentos e outros gastos. Se declarar pelo método da taxa do saldo fiscal líquido, os lançamentos não têm IVA. Consulte As definições do IVA.
A data do lançamento
Tem de cair num exercício aberto. Um exercício encerrado já não aceita lançamentos. Depois do último exercício, o seguinte abre-se sozinho com o seu primeiro lançamento. Se o lançamento tiver IVA e o respetivo período de IVA já tiver sido entregue, o To Bill também o recusa: date-o no período aberto, ou faça uma declaração de retificação desse período.
Anexar um comprovativo
Cada lançamento tem de assentar num comprovativo. Os lançamentos das suas faturas, notas de crédito, pagamentos e movimentos bancários já têm o seu: o próprio documento. Restam dois casos a vigiar: os lançamentos introduzidos manualmente sem ficheiro e as despesas sem comprovativo.
Para os encontrar, clique em Vistas no diário e depois em Sem comprovativo (1). O número que se segue conta os lançamentos em causa no exercício em curso.
Abra um lançamento da lista: o painel indica Sem comprovativo (1). O que fazer depende da origem.
- Uma despesa: anexe o comprovativo à própria despesa, em Despesas. O To Bill estorna o lançamento de origem e volta a contabilizá-lo com o comprovativo, automaticamente. Consulte Comprovativos e digitalização.
- Um lançamento manual: está selado, o comprovativo não pode ser acrescentado depois. Clique em Estornar e corrigir (2) e anexe o ficheiro na correção: consulte Corrigir um lançamento.
- A venda de um bem do imobilizado: anexe o contrato de venda na ficha do bem. O lançamento fica como está. Consulte O imobilizado.
Depois de uma correção, o lançamento de origem continua no diário, riscado e marcado como Estornado. Mantém a indicação Sem comprovativo: é a correção que traz o comprovativo.
Base legal
- Cada registo é justificado por um comprovativo: um documento, em papel ou eletrónico, que permite verificar a operação. Art. 957a, n.º 2, ponto 2, e n.º 3, do Código das Obrigações (CO).
Anular um lançamento: o estorno
Um lançamento contabilizado nunca se apaga. Para o anular, o To Bill faz um lançamento inverso, o estorno. Os dois ficam no diário, ligados um ao outro.
Abra o lançamento no diário e clique em Estornar, no fundo do painel.
Introduza o Motivo (1), por exemplo « Lançamento em duplicado ». Aparece na descrição do estorno.
Verifique a Data do estorno (2): por predefinição, hoje. Não pode ser anterior ao lançamento de origem. Se o exercício do lançamento estiver encerrado, o estorno passa para o primeiro dia aberto.
Clique em Estornar.
No diário, o lançamento de origem tem a indicação Estornado, e o novo a indicação Estorno.
Corrigir um lançamento
Tem de mudar uma conta, um montante ou uma data? Estornar e corrigir estorna o lançamento de origem e contabiliza a versão corrigida, numa só operação.
Abra o lançamento e clique em Estornar e corrigir. A janela retoma as linhas dele.
Introduza o Motivo da correção (1).
Corrija o que for preciso: data, descrição, contas ou montantes. Anexe o comprovativo se faltava. Sem ficheiro novo, o comprovativo de origem é mantido.
Clique em Estornar e contabilizar (2).
O diário passa então a ter três lançamentos: o de origem, marcado como Estornado, o respetivo Estorno e a Correção. O painel de cada um leva aos outros (1).
O que não se estorna
- Um estorno: corrija antes o lançamento de origem.
- O lançamento da aplicação do lucro: anule a decisão em Contabilidade › Aplicação do lucro. Consulte A aplicação do lucro.
Uma fatura ou uma despesa
Corrija de preferência o próprio documento. Uma despesa alterada é estornada e contabilizada de novo automaticamente. Uma fatura enviada corrige-se com uma nota de crédito: consulte As notas de crédito. Assim, o documento e os seus livros continuam de acordo.
Verificar a integridade do diário
Cada lançamento recebe, quando é introduzido, uma impressão digital calculada sobre o seu conteúdo e sobre a impressão digital do lançamento anterior. Qualquer alteração posterior quebraria esta cadeia.
Clique em Verificar a integridade (1): o To Bill volta a calcular a cadeia inteira e mostra o resultado (2).
Se o To Bill assinalar uma alteração, anote o número do lançamento indicado e contacte o seu fiduciário.
Base legal
- Os livros e os comprovativos são mantidos de forma a que nenhuma alteração passe despercebida: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).
- A contabilidade é mantida de forma completa, fiel e rastreável: art. 957a, n.º 2, CO.
Exportar o diário
Exportar, no topo do diário, descarrega o diário ou o balancete do exercício em CSV, o dossiê para o seu fiduciário ou o arquivo completo. Consulte As exportações para o seu fiduciário.