Das Journal und die Buchungen

Das Journal listet jeden Vorgang Ihrer Bücher auf, nach Datum. To Bill trägt Ihre Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben selbst ein. Sie erfassen dort, was keinen Beleg in To Bill hat, etwa eine Miete oder ein Darlehen, und Sie korrigieren dort Fehler.

Bevor Sie beginnen

• Die Buchhaltung muss aktiv sein: siehe Buchhaltung aktivieren.
• Um eine Buchung zu erfassen, zu stornieren oder zu korrigieren, brauchen Sie das Recht, die Buchhaltung zu führen. Ohne dieses Recht sehen Sie das Journal ein, können es aber nicht ändern.

Experimentelle Funktion

Die Buchhaltung ist noch in Entwicklung. Prüfen Sie Ihre Zahlen vor jeder Deklaration mit Ihrem Treuhänder.

Eine Buchung wiederfinden

Öffnen Sie im Menü Buchhaltung und dann Journal. Die Buchungen des laufenden Geschäftsjahres erscheinen, die neueste zuoberst.

1. Neue Buchung: eine Buchung von Hand erfassen. Siehe Eine Buchung von Hand erfassen.
2. Die Filterleiste:
   • Die Suche findet eine Buchungsnummer, einen Text, eine Referenz oder einen Betrag;
   • Geschäftsjahr und Konto zeigen nur die Buchungen eines Geschäftsjahres oder eines Kontos;
   • Weitere Filter ergänzt den Zeitraum, die Herkunft (Rechnung, Zahlung, Manuell …), den Betrag einer Zeile und den Beleg;
   • Ansichten bietet fertige Filter: Ohne Beleg, Manuelle Buchungen und Dieser Monat;
   • Sortieren nach ordnet nach Datum, Nummer oder Betrag.

Jeder aktive Filter erscheint unter der Leiste, mit einem Kreuz, um ihn zu entfernen. Siehe Filter und Ansichten.

Klicken Sie auf eine Buchung, um sie rechts in einem Fenster zu öffnen.

1. Beleg: das Dokument, das die Buchung verbucht. Klicken Sie darauf, um es zu öffnen.
2. Buchungssatz: Konten anzeigen zeigt ihre Zeilen im Soll und im Haben.
3. Nachvollziehbarkeit: wer sie erfasst hat, wann, und ob ihre Prüfsumme intakt ist.

Die Pfeile oben im Fenster oder die Tasten j und k wechseln zur nächsten oder vorherigen Buchung.

Einfach oder Experte

In der Ansicht Einfach zeigt das Journal einen Betrag pro Buchung. In der Ansicht Experte zeigt es die Nummer jeder Buchung, ihre Konten und die Soll- und Haben-Spalten. Sie wählen die Ansicht unten im Menü der Buchhaltung: siehe Die Startseite der Buchhaltung.

Eine Buchung von Hand erfassen

Eine Buchung hat mindestens zwei Zeilen. Jede Zeile steht im Soll oder im Haben eines Kontos, und die beiden Totale müssen gleich sein.

1. Klicken Sie im Journal auf Neue Buchung.

2. Erfassen Sie das Datum, den Buchungstext, zum Beispiel «Miete Oktober», und wenn Sie möchten die Referenz des Belegs.

3. Wählen Sie auf jeder Zeile das Konto (1): Tippen Sie seine Nummer oder einen Teil seines Namens. Daneben erscheint der Saldo des Kontos an diesem Datum. Erfassen Sie dann den Betrag im Soll oder im Haben.

   

4. Prüfen Sie die Anzeige unter den Zeilen (2). Ausgeglichen: Die beiden Totale sind gleich. Andernfalls zeigt sie die Differenz: Klicken Sie auf Ausgleichen oder drücken Sie F9, um die Differenz auf die Zeile zu übertragen, in der Sie sich befinden.

5. Fügen Sie den Beleg (3) an: Ziehen Sie die Datei in den Rahmen oder klicken Sie auf Durchsuchen. PDF oder Bild, höchstens 10 MB.

6. Klicken Sie auf Buchen oder drücken Sie ⌘ Enter (Ctrl Enter unter Windows).

To Bill nummeriert die Buchung und öffnet sie in ihrem Fenster. Sie ist nun versiegelt: Sie lässt sich nicht mehr ändern.

Die MWST in einer Buchung

Sind Sie MWST-pflichtig, wählen Sie in der Spalte MWST einen Code auf der Betragszeile (Aufwand oder Ertrag), nicht auf dem MWST-Konto. Der erfasste Betrag versteht sich inklusive MWST: To Bill rechnet die MWST heraus und fügt die MWST-Zeile selbst hinzu, auf dem Konto 2200 bei einem Verkauf, 1170 oder 1171 bei einem Einkauf. Die Codes beginnen mit V für Verkäufe, M für Material- und Dienstleistungsaufwand, I für Investitionen und übrigen Betriebsaufwand. Rechnen Sie nach der Saldosteuersatzmethode ab, enthalten die Buchungen keine MWST. Siehe Die MWST Ihres Unternehmens einrichten.

Das Datum der Buchung

Es muss in einem offenen Geschäftsjahr liegen. Ein abgeschlossenes Geschäftsjahr nimmt keine Buchungen mehr an. Nach dem letzten Geschäftsjahr eröffnet sich das nächste mit seiner ersten Buchung von selbst. Enthält die Buchung MWST und ist ihre MWST-Periode bereits eingereicht, lehnt To Bill sie ebenfalls ab: Datieren Sie sie in der offenen Periode oder erstellen Sie eine Korrekturabrechnung für diese Periode.

Einen Beleg anfügen

Jede Buchung muss sich auf einen Beleg stützen. Die Buchungen Ihrer Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Bankbewegungen haben ihren eigenen: das Dokument selbst. Zwei Fälle bleiben im Auge zu behalten: von Hand erfasste Buchungen ohne Datei und Ausgaben ohne Beleg.

Um sie zu finden, klicken Sie im Journal auf Ansichten und dann auf Ohne Beleg (1). Die Zahl dahinter zählt die betroffenen Buchungen im laufenden Geschäftsjahr.

Öffnen Sie eine Buchung der Liste: Ihr Fenster zeigt Kein Beleg (1). Was zu tun ist, hängt von ihrer Herkunft ab.

• Eine Ausgabe: Fügen Sie den Beleg der Ausgabe selbst an, unter Ausgaben. To Bill storniert die ursprüngliche Buchung und verbucht sie automatisch mit ihrem Beleg neu. Siehe Belege und Scan.
• Eine manuelle Buchung: Sie ist versiegelt, der Beleg lässt sich nicht nachträglich anfügen. Klicken Sie auf Stornieren und korrigieren (2) und fügen Sie die Datei in der Korrektur an: siehe Eine Buchung korrigieren.
• Der Verkauf einer Anlage: Fügen Sie den Kaufvertrag auf der Detailseite der Anlage an. Die Buchung bleibt, wie sie ist. Siehe Anlagevermögen und Abschreibungen verwalten.

Nach einer Korrektur bleibt die ursprüngliche Buchung im Journal, durchgestrichen und mit Storniert markiert. Sie behält ihre Markierung Ohne Beleg: Den Beleg trägt die Korrektur.

Rechtsgrundlage

• Jede Buchung stützt sich auf einen Buchungsbeleg: eine Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, mit der sich der Geschäftsvorfall nachvollziehen lässt. Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Abs. 3 OR.

Eine Buchung aufheben: das Storno

Eine verbuchte Buchung wird nie gelöscht. Um sie aufzuheben, erfasst To Bill eine umgekehrte Buchung, das Storno. Beide bleiben im Journal und sind miteinander verknüpft.

1. Öffnen Sie die Buchung im Journal und klicken Sie unten im Fenster auf Stornieren.

2. Erfassen Sie den Grund (1), zum Beispiel «Doppelt erfasst». Er steht im Text des Stornos.

3. Prüfen Sie das Datum des Stornos (2): standardmässig heute. Es darf nicht vor der ursprünglichen Buchung liegen. Ist das Geschäftsjahr der Buchung abgeschlossen, wird das Storno auf den ersten offenen Tag gelegt.

   

4. Klicken Sie auf Stornieren.

Im Journal trägt die ursprüngliche Buchung die Markierung Storniert und die neue die Markierung Storno.

Eine Buchung korrigieren

Ein Konto, ein Betrag oder ein Datum ist zu ändern? Stornieren und korrigieren storniert die ursprüngliche Buchung und verbucht die korrigierte Fassung, in einem einzigen Vorgang.

1. Öffnen Sie die Buchung und klicken Sie auf Stornieren und korrigieren. Das Fenster übernimmt ihre Zeilen.

2. Erfassen Sie den Grund der Korrektur (1).

3. Korrigieren Sie, was nötig ist: Datum, Text, Konten oder Beträge. Fügen Sie den Beleg an, falls er fehlte. Ohne neue Datei bleibt der ursprüngliche Beleg erhalten.

   

4. Klicken Sie auf Stornieren und buchen (2).

Das Journal enthält dann drei Buchungen: die ursprüngliche, mit Storniert markiert, ihr Storno und die Korrektur. Das Fenster jeder Buchung führt zu den anderen (1).

Was sich nicht stornieren lässt

• Ein Storno: Korrigieren Sie stattdessen die ursprüngliche Buchung.
• Die Buchung der Gewinnverwendung: Heben Sie den Beschluss unter Buchhaltung › Gewinnverwendung auf. Siehe Die Gewinnverwendung beschliessen lassen.

Eine Rechnung oder eine Ausgabe

Korrigieren Sie besser das Dokument selbst. Eine geänderte Ausgabe wird von selbst storniert und neu verbucht. Eine versandte Rechnung korrigieren Sie mit einer Gutschrift: siehe Gutschriften. So stimmen das Dokument und Ihre Bücher überein.

Die Integrität des Journals prüfen

Jede Buchung erhält bei der Erfassung eine Prüfsumme, die aus ihrem Inhalt und aus der Prüfsumme der vorherigen Buchung berechnet wird. Jede nachträgliche Änderung würde diese Kette unterbrechen.

Klicken Sie auf Integrität prüfen (1): To Bill berechnet die ganze Kette neu und zeigt das Ergebnis an (2).

Meldet To Bill eine Veränderung, notieren Sie die angegebene Buchungsnummer und kontaktieren Sie Ihren Treuhänder.

Rechtsgrundlage

• Die Geschäftsbücher und Buchungsbelege werden so geführt, dass keine Änderung unbemerkt bleibt: Art. 3 GeBüV.
• Die Buchführung erfasst die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und nachprüfbar: Art. 957a Abs. 2 OR.

Das Journal exportieren

Exportieren, oben im Journal, lädt das Journal oder die Saldobilanz des Geschäftsjahres als CSV herunter, das Dossier für Ihren Treuhänder oder das vollständige Archiv. Siehe Die Exporte für Ihren Treuhänder.