El diario y los asientos
El diario enumera cada operación de sus libros, por fecha. To Bill registra en él por sí mismo sus facturas, pagos y gastos. Usted introduce lo que no tiene documento en To Bill, como un alquiler o un préstamo, y corrige los errores.
Antes de empezar
- La contabilidad debe estar activa: consulte Activar la contabilidad.
- Para registrar, anular o corregir un asiento necesita el permiso de llevar la contabilidad. Sin él, puede consultar el diario, pero no modificarlo.
Función experimental
La contabilidad todavía está en desarrollo. Compruebe sus cifras con su fiduciario antes de presentar cualquier declaración.
Encontrar un asiento
En el menú, abra Contabilidad y, después, Diario. Se muestran los asientos del ejercicio en curso, el más reciente arriba.
- Nuevo asiento: registrar un asiento a mano. Consulte Registrar un asiento a mano.
- La barra de filtros:
- la búsqueda encuentra un número de asiento, un concepto, una referencia o un importe;
- Ejercicio y Cuenta conservan los asientos de un ejercicio o de una cuenta;
- Más filtros añade el Período, el Origen (Factura, Pago, Manual…), el Importe de una línea y el Justificante;
- Vistas ofrece filtros listos: Sin justificante, Asientos manuales y Este mes;
- Ordenar por ordena por Fecha, Número o Importe.
Cada filtro activo se muestra bajo la barra, con una cruz para quitarlo. Consulte Los filtros y las vistas.
Haga clic en un asiento para abrirlo en un panel, a la derecha.
- Justificante: el documento que el asiento contabiliza. Haga clic en él para abrirlo.
- Asiento contable: Ver las cuentas muestra sus líneas, en el debe y en el haber.
- Trazabilidad: quién lo registró, cuándo y si su huella está intacta.
Las flechas de la parte superior del panel, o las teclas j y k, pasan al asiento siguiente o al anterior.
Simple o Experta
En vista Simple, el diario muestra un importe por asiento. En vista Experta, muestra el número de cada asiento, sus cuentas y las columnas del debe y del haber. Se elige en la parte inferior del menú de la contabilidad: consulte La página de inicio de la contabilidad.
Registrar un asiento a mano
Un asiento tiene al menos dos líneas. Cada línea va al debe o al haber de una cuenta, y los dos totales deben ser iguales.
En el diario, haga clic en Nuevo asiento.
Introduzca la Fecha, el Concepto, por ejemplo «Alquiler de octubre», y, si lo desea, la Referencia del justificante.
En cada línea, elija la Cuenta (1): escriba su número o parte de su nombre. Al lado se muestra el saldo de la cuenta en esa fecha. Después, introduzca el importe en el Debe o en el Haber.
Compruebe el indicador bajo las líneas (2). Cuadrado: los dos totales son iguales. Si no, muestra la Diferencia: haga clic en Cuadrar, o pulse F9, para trasladar la diferencia a la línea en la que se encuentra.
Adjunte el Justificante (3): suelte el archivo en el recuadro o haga clic en Examinar. PDF o imagen, 10 MB como máximo.
Haga clic en Contabilizar, o pulse ⌘ Intro (Ctrl Intro en Windows).
To Bill numera el asiento y lo abre en su panel. A partir de ese momento queda sellado: ya no se puede modificar.
El IVA en un asiento
Si está sujeto al IVA, elija un código en la columna IVA de la línea del importe (el gasto o el ingreso), no en la cuenta del IVA. El importe introducido incluye el IVA: To Bill descuenta el IVA y añade por sí mismo la línea del IVA, en la cuenta 2200 para una venta, y en la 1170 o la 1171 para una compra. Los códigos empiezan por V para las ventas, por M para las compras de mercancías y de servicios, y por I para las inversiones y otros gastos. Si declara según el método del tipo impositivo neto, los asientos no llevan IVA. Consulte Los ajustes del IVA.
La fecha del asiento
Debe caer en un ejercicio abierto. Un ejercicio cerrado ya no acepta asientos. Después del último ejercicio, el siguiente se abre por sí solo con su primer asiento. Si el asiento lleva IVA y su período del IVA ya está presentado, To Bill también lo rechaza: féchelo en el período abierto o haga una declaración rectificativa de ese período.
Adjuntar un justificante
Cada asiento debe basarse en un justificante. Los asientos de sus facturas, notas de crédito, pagos y movimientos bancarios ya tienen el suyo: el propio documento. Quedan dos casos que vigilar: los asientos registrados a mano sin archivo y los gastos sin justificante.
Para encontrarlos, haga clic en Vistas en el diario y, después, en Sin justificante (1). El número que sigue cuenta los asientos afectados en el ejercicio en curso.
Abra un asiento de la lista: su panel indica Sin justificante (1). Lo que hay que hacer depende de su origen.
- Un gasto: adjunte el justificante al propio gasto, en Gastos. To Bill anula el asiento de origen y lo vuelve a contabilizar con su justificante, automáticamente. Consulte Justificantes y escaneo.
- Un asiento manual: está sellado, el justificante no se le puede añadir a posteriori. Haga clic en Anular y corregir (2) y adjunte el archivo en la corrección: consulte Corregir un asiento.
- La venta de un elemento del inmovilizado: adjunte el contrato de venta en la ficha del elemento. El asiento se queda como está. Consulte El inmovilizado.
Después de una corrección, el asiento de origen permanece en el diario, tachado y marcado como Anulado. Conserva su indicación Sin justificante: es la corrección la que lleva el justificante.
Base legal
- Cada registro se apoya en un justificante contable: un documento, en papel o electrónico, que permite verificar la operación. Art. 957a, apdo. 2, n.º 2, y apdo. 3, del Código de Obligaciones (CO).
Anular un asiento: el contraasiento
Un asiento contabilizado nunca se borra. Para anularlo, To Bill registra un asiento inverso, el contraasiento. Los dos permanecen en el diario, vinculados entre sí.
Abra el asiento en el diario y haga clic en Anular, en la parte inferior del panel.
Introduzca el Motivo (1), por ejemplo «Asiento duplicado». Figura en el concepto del contraasiento.
Compruebe la Fecha del contraasiento (2): por defecto, hoy. No puede ser anterior al asiento de origen. Si el ejercicio del asiento está cerrado, el contraasiento pasa al primer día abierto.
Haga clic en Anular.
En el diario, el asiento de origen lleva la indicación Anulado, y el nuevo la indicación Contraasiento.
Corregir un asiento
¿Hay que cambiar una cuenta, un importe o una fecha? Anular y corregir anula el asiento de origen y contabiliza la versión corregida, en una sola operación.
Abra el asiento y haga clic en Anular y corregir. La ventana retoma sus líneas.
Introduzca el Motivo de la corrección (1).
Corrija lo que sea necesario: fecha, concepto, cuentas o importes. Adjunte el justificante si faltaba. Sin un archivo nuevo, se conserva el justificante de origen.
Haga clic en Anular y contabilizar (2).
El diario tiene entonces tres asientos: el de origen, marcado como Anulado, su Contraasiento y la Corrección. El panel de cada uno lleva a los demás (1).
Lo que no se puede anular
- Un contraasiento: corrija en su lugar el asiento de origen.
- El asiento de aplicación del beneficio: anule la decisión en Contabilidad › Aplicación del beneficio. Consulte La aplicación del beneficio.
Una factura o un gasto
Es mejor corregir el propio documento. Un gasto modificado se anula y se vuelve a contabilizar por sí solo. Una factura enviada se corrige con una nota de crédito: consulte Las notas de crédito. Así, el documento y sus libros siguen coincidiendo.
Verificar la integridad del diario
Al registrarse, cada asiento recibe una huella calculada a partir de su contenido y de la huella del asiento anterior. Cualquier modificación posterior rompería esta cadena.
Haga clic en Verificar la integridad (1): To Bill vuelve a calcular la cadena completa y muestra el resultado (2).
Si To Bill señala una alteración, anote el número del asiento indicado y póngase en contacto con su fiduciario.
Base legal
- Los libros y los justificantes se llevan de manera que ninguna modificación pase desapercibida: art. 3 de la Ordenanza sobre la llevanza y la conservación de los libros contables (Olico).
- La contabilidad se lleva de forma completa, fiel y trazable: art. 957a, apdo. 2, CO.
Exportar el diario
Exportar, en la parte superior del diario, descarga el diario o el balance de comprobación del ejercicio en CSV, el expediente para su fiduciario o el archivo completo. Consulte Las exportaciones para su fiduciario.