Le journal et les écritures
Le journal liste chaque opération de vos livres, par date. To Bill y inscrit lui-même vos factures, paiements et dépenses. Vous y saisissez ce qui n’a pas de document dans To Bill, comme un loyer ou un prêt, et vous y corrigez les erreurs.
Avant de commencer
- La comptabilité doit être active : voir Activer la comptabilité.
- Pour saisir, extourner ou corriger une écriture, il faut le droit de tenir la comptabilité. Sans lui, vous consultez le journal sans pouvoir le modifier.
Fonctionnalité expérimentale
La comptabilité est encore en développement. Vérifiez vos chiffres avec votre fiduciaire avant toute déclaration.
Retrouver une écriture
Dans le menu, ouvrez Comptabilité, puis Journal. Les écritures de l’exercice en cours s’affichent, la plus récente en haut.
- Nouvelle écriture : saisir une écriture à la main. Voir Saisir une écriture à la main.
- La barre de filtres :
- la recherche trouve un numéro d’écriture, un libellé, une référence ou un montant ;
- Exercice et Compte gardent les écritures d’un exercice ou d’un compte ;
- Plus de filtres ajoute la Période, l’Origine (Facture, Paiement, Manuelle…), le Montant d’une ligne et la Pièce justificative ;
- Vues propose des filtres prêts : Sans pièce, Écritures manuelles et Ce mois ;
- Trier par classe par Date, Numéro ou Montant.
Chaque filtre actif s’affiche sous la barre, avec une croix pour le retirer. Voir Les filtres et les vues.
Cliquez sur une écriture pour l’ouvrir dans un panneau, à droite.
- Pièce justificative : le document que l’écriture comptabilise. Cliquez dessus pour l’ouvrir.
- Écriture comptable : Voir les comptes affiche ses lignes, au débit et au crédit.
- Traçabilité : qui l’a saisie, quand, et si son empreinte est intacte.
Les flèches en haut du panneau, ou les touches j et k, passent à l’écriture suivante ou précédente.
Simple ou Expert
En affichage Simple, le journal montre un montant par écriture. En Expert, il montre le numéro de chaque écriture, ses comptes et les colonnes débit et crédit. Le choix se fait en bas du menu de la comptabilité : voir L’accueil de la comptabilité.
Saisir une écriture à la main
Une écriture compte au moins deux lignes. Chaque ligne va au débit ou au crédit d’un compte, et les deux totaux doivent être égaux.
Dans le journal, cliquez sur Nouvelle écriture.
Saisissez la Date, le Libellé, par exemple « Loyer d’octobre », et si vous voulez la Référence de la pièce.
Sur chaque ligne, choisissez le Compte (1) : tapez son numéro ou une partie de son nom. Le solde du compte à cette date s’affiche à côté. Saisissez ensuite le montant au Débit ou au Crédit.
Vérifiez l’indicateur sous les lignes (2). Équilibrée : les deux totaux sont égaux. Sinon, il affiche l’Écart : cliquez sur Équilibrer, ou appuyez sur F9, pour reporter l’écart sur la ligne où vous êtes.
Joignez la Pièce justificative (3) : déposez le fichier dans le cadre, ou cliquez sur Parcourir. PDF ou image, 10 Mo au plus.
Cliquez sur Comptabiliser, ou appuyez sur ⌘ Entrée (Ctrl Entrée sur Windows).
To Bill numérote l’écriture et l’ouvre dans son panneau. Elle est désormais scellée : elle ne se modifie plus.
La TVA dans une écriture
Si vous êtes assujetti, choisissez un code dans la colonne TVA de la ligne du montant (la charge ou le produit), pas sur le compte de TVA. Le montant saisi est TVA comprise : To Bill en retire la TVA et ajoute lui-même la ligne de TVA, sur le compte 2200 pour une vente, 1170 ou 1171 pour un achat. Les codes commencent par V pour les ventes, M pour les achats de marchandises et de prestations, I pour les investissements et autres charges. Si vous décomptez selon la méthode des taux de la dette fiscale nette, les écritures ne portent pas de TVA. Voir Les réglages de la TVA.
La date de l’écriture
Elle doit tomber dans un exercice ouvert. Un exercice clôturé n’accepte plus d’écriture. Après le dernier exercice, le suivant s’ouvre de lui-même à sa première écriture. Si l’écriture porte de la TVA et que sa période TVA est déjà déposée, To Bill la refuse aussi : datez-la dans la période ouverte, ou faites un décompte rectificatif de cette période.
Joindre une pièce justificative
Chaque écriture doit reposer sur une pièce. Les écritures de vos factures, notes de crédit, paiements et mouvements bancaires ont la leur : le document lui-même. Il reste deux cas à surveiller : les écritures saisies à la main sans fichier, et les dépenses sans justificatif.
Pour les retrouver, cliquez sur Vues dans le journal, puis sur Sans pièce (1). Le nombre qui suit compte les écritures concernées dans l’exercice en cours.
Ouvrez une écriture de la liste : son panneau indique Aucune pièce justificative (1). Ce qu’il faut faire dépend de son origine.
- Une dépense : joignez le justificatif à la dépense elle-même, dans Dépenses. To Bill extourne l’écriture d’origine et la recomptabilise avec sa pièce, automatiquement. Voir Justificatifs et scan.
- Une écriture manuelle : elle est scellée, la pièce ne s’y ajoute pas après coup. Cliquez sur Extourner et corriger (2) et joignez le fichier dans la correction : voir Corriger une écriture.
- La vente d’une immobilisation : joignez le contrat de vente dans la fiche de l’immobilisation. L’écriture reste telle quelle. Voir Les immobilisations.
Après une correction, l’écriture d’origine reste au journal, barrée et marquée Extournée. Elle garde sa mention Sans pièce : c’est la correction qui porte la pièce.
Base légale
- Chaque enregistrement est justifié par une pièce comptable : un document, papier ou électronique, qui permet de vérifier l’opération. Art. 957a al. 2 ch. 2 et al. 3 CO.
Annuler une écriture : l’extourne
Une écriture comptabilisée ne s’efface jamais. Pour l’annuler, To Bill passe une écriture inverse, l’extourne. Les deux restent au journal, liées l’une à l’autre.
Ouvrez l’écriture dans le journal, puis cliquez sur Extourner, en bas du panneau.
Saisissez le Motif (1), par exemple « Saisie en double ». Il figure dans le libellé de l’extourne.
Vérifiez la Date de l’extourne (2) : aujourd’hui par défaut. Elle ne peut pas précéder l’écriture d’origine. Si l’exercice de l’écriture est clôturé, l’extourne passe au premier jour ouvert.
Cliquez sur Extourner.
Dans le journal, l’écriture d’origine porte la mention Extournée, et la nouvelle la mention Extourne.
Corriger une écriture
Un compte, un montant ou une date à changer ? Extourner et corriger extourne l’écriture d’origine et comptabilise la version corrigée, en une seule opération.
Ouvrez l’écriture, puis cliquez sur Extourner et corriger. La fenêtre reprend ses lignes.
Saisissez le Motif de la correction (1).
Corrigez ce qui doit l’être : date, libellé, comptes ou montants. Joignez la pièce si elle manquait. Sans nouveau fichier, la pièce d’origine est conservée.
Cliquez sur Extourner et comptabiliser (2).
Le journal compte alors trois écritures : l’origine, marquée Extournée, son Extourne, et la Correction. Le panneau de chacune mène aux autres (1).
Ce qui ne s’extourne pas
- Une extourne : corrigez l’écriture d’origine à la place.
- L’écriture d’emploi du bénéfice : annulez la décision dans Comptabilité › Emploi du bénéfice. Voir L’emploi du bénéfice.
Une facture ou une dépense
Corrigez plutôt le document lui-même. Une dépense modifiée est extournée et recomptabilisée d’elle-même. Une facture envoyée se corrige par une note de crédit : voir Les notes de crédit. Ainsi, le document et vos livres restent d’accord.
Vérifier l’intégrité du journal
Chaque écriture reçoit, à sa saisie, une empreinte calculée sur son contenu et sur l’empreinte de l’écriture précédente. Toute modification après coup romprait cette chaîne.
Cliquez sur Vérifier l’intégrité (1) : To Bill recalcule toute la chaîne et affiche le résultat (2).
Si To Bill signale une altération, notez le numéro de l’écriture indiqué et contactez votre fiduciaire.
Base légale
Exporter le journal
Exporter, en haut du journal, télécharge le journal ou la balance de l’exercice en CSV, le dossier pour votre fiduciaire ou l’archive complète. Voir Les exports pour votre fiduciaire.