Retomar os seus livros de outro software
Os seus livros eram mantidos noutro sítio, no bexio, no Banana, no Crésus ou pelo seu fiduciário? O To Bill retoma o seu último balanço como balanço de abertura: não tem de voltar a introduzir o passado. Este guia mostra também como contabilizar os documentos que o To Bill já continha antes da abertura dos seus livros.
Antes de começar
- Escolha a data de início dos seus livros no To Bill. O mais simples: o primeiro dia de um exercício, com o balanço que o seu fiduciário fechou na véspera.
- Peça esse balanço ao seu fiduciário, ou exporte o balancete do seu software anterior no último dia do exercício, depois dos lançamentos de encerramento.
- A retoma do balanço faz-se durante a ativação da contabilidade: consulte Ativar a contabilidade.
Se vem do bexio
Vir do bexio retoma os seus contactos, os seus produtos, as suas faturas em aberto e o seu balancete. Abra-o em Definições › Integrações, ou em Contabilidade › Retoma depois de a contabilidade estar ativa.
Cada cartão indica onde encontrar a exportação no bexio. Para os contactos, os produtos e as faturas em aberto, consulte Importar do bexio. O balancete verifica-se antes da ativação:
No bexio, exporte os saldos das suas contas no último dia do exercício: Comptabilité → Rapports (o bexio não tem versão portuguesa; este é o menu em francês), em Excel ou em CSV.
No To Bill, no cartão O seu balancete, clique em Verificar o meu balancete (1).
Largue o ficheiro. O To Bill lê-o e mostra o resultado. Nada é guardado.
Verifique a Forma jurídica. Se o To Bill propuser outra forma que corresponda melhor ao seu balanço, clique em Usá-la.
Leia o Controlo (1): o balancete tem de estar Equilibrado, com tanto a débito como a crédito.
Leia Contas próprias do seu bexio (2): estas contas não existem no plano de contas suíço para PME. O To Bill propõe para cada uma a conta-mãe, por exemplo 1020 Banco para uma segunda conta bancária 1021. Anote-as: vai precisar delas na ativação.
A tabela em baixo mostra, para cada conta do bexio, a conta do To Bill para onde irá.
Retomar o balanço de abertura
Este passo faz-se no assistente de ativação da contabilidade, com o balancete do bexio ou de qualquer outro software.
Guarde o balancete no formato CSV. Se o exportou em Excel, abra-o e guarde-o em CSV.
No assistente de ativação, no passo Ponto de partida, escolha Primeiro dia do exercício + balanço de abertura.
Em Balanço de abertura, preencha a Origem dos valores, por exemplo « Balance bexio au 31.12.2025 ».
Clique em Importar um CSV (1) e escolha o ficheiro. O To Bill preenche uma linha por conta e ignora as linhas de título e de total.
Leia a mensagem por baixo das linhas. Uma conta que não existe no seu plano de contas mantém a sua linha e o seu montante, assinalada a vermelho: clique em Criar esta conta (3), que a acrescenta ao seu plano de contas com o número e o nome do seu ficheiro, ou escolha outra conta na linha. Não passe o montante para outra linha: contaria duas vezes. No exemplo, a conta 1021 « Raiffeisen compte épargne » mantém os seus 15’000 francos.
Verifique o indicador (2): tem de mostrar Equilibrado: débito = crédito. Caso contrário, o To Bill indica quanto falta e de que lado. Um balancete exportado de um programa de contabilidade está equilibrado: uma diferença indica antes uma linha em falta, a verificar primeiro. Veja Quando o débito e o crédito diferem.
Clique em Verificar antes de abrir e depois abra os seus livros.
As suas faturas ainda em aberto
Se o To Bill contiver faturas ainda em aberto no último dia do exercício anterior, lembra-as por cima das linhas, em O que o To Bill conhece a 31.12.2025: têm de constar dos seus devedores, na conta 1100. Verifique se o montante do balancete as cobre. Acrescentar esta linha acrescenta o total delas se a linha faltar. Uma linha 1100 já importada conta como acrescentada.
O formato do ficheiro
O To Bill lê um CSV com, em cada linha, um número de conta seguido do débito e do crédito, ou de um único saldo, positivo a débito. É aceite uma coluna de descrição depois do número. É o formato da maioria dos programas: bexio, Banana, Crésus, Abacus, WinBIZ, ou uma folha de cálculo.
Gastos e rendimentos
No primeiro dia de um exercício, as contas de gastos e de rendimentos recomeçam do zero. Se o seu balancete ainda as contiver, o To Bill assinala-as: apague essas linhas e transfira o lucro ou o prejuízo do exercício para uma conta de capitais próprios, por exemplo a 2979. O seu fiduciário dir-lhe-á qual.
Depois de abertos os livros, compare o balanço do primeiro dia com o do seu fiduciário: consulte O balanço e a demonstração de resultados.
Retomar o histórico do To Bill
Já utilizava o To Bill para faturar antes de ativar a contabilidade? As faturas, despesas e recebimentos emitidos antes da abertura dos seus livros, e ainda não contabilizados, podem sê-lo de uma só vez, cada um na sua data de origem.
Abra Contabilidade › Retoma. Aparece o número de documentos ainda não contabilizados, por tipo. No topo, Vir do bexio (1) leva à retoma a partir do bexio.
Leia Repartição por ano: cada ano tem de estar marcado como Pronto a contabilizar. Um ano sem exercício contabilístico propõe Criar os exercícios em falta. Um ano num exercício encerrado tem primeiro de ser reaberto, a partir do encerramento.
Clique no botão Contabilizar (2): indica o número de documentos.
Leia o resultado. A retoma avança por lotes: se ainda houver documentos, clique em Continuar a retoma.
A retoma pode ser relançada sem risco: um documento já contabilizado nunca o é duas vezes. Para a iniciar, é preciso ter o direito de manter a contabilidade.
Com um balanço de abertura
Os documentos datados antes do primeiro dia dos seus livros estão resumidos no seu balanço de abertura. A retoma não os contabiliza uma segunda vez: só retoma os documentos datados a partir desse dia.