Reprendre vos livres d’un autre logiciel
Vos livres étaient tenus ailleurs, dans bexio, Banana, Crésus ou par votre fiduciaire ? To Bill reprend votre dernier bilan comme bilan d’ouverture : vous n’avez pas à ressaisir le passé. Ce guide montre aussi comment comptabiliser les documents que To Bill contenait déjà avant l’ouverture de vos livres.
Avant de commencer
- Choisissez la date de départ de vos livres dans To Bill. Le plus simple : le premier jour d’un exercice, avec le bilan que votre fiduciaire a bouclé la veille.
- Demandez ce bilan à votre fiduciaire, ou exportez la balance de votre ancien logiciel au dernier jour de l’exercice, après les écritures de bouclement.
- La reprise du bilan se fait pendant l’activation de la comptabilité : voir Activer la comptabilité.
Vous venez de bexio
Venir de bexio reprend vos contacts, vos produits, vos factures ouvertes et votre balance. Ouvrez-le depuis Paramètres › Intégrations, ou depuis Comptabilité › Reprise une fois la comptabilité active.
Chaque carte indique où trouver l’export dans bexio. Pour les contacts, les produits et les factures ouvertes, voir Importer depuis bexio. La balance se vérifie avant l’activation :
Dans bexio, exportez les soldes de vos comptes au dernier jour de l’exercice : Comptabilité → Rapports, en Excel ou en CSV.
Dans To Bill, sur la carte Votre balance, cliquez sur Vérifier ma balance (1).
Déposez le fichier. To Bill le lit et affiche le résultat. Rien n’est enregistré.
Vérifiez la Forme juridique. Si To Bill propose une autre forme qui correspond mieux à votre bilan, cliquez sur L'utiliser.
Lisez le Contrôle (1) : la balance doit être Équilibrée, avec autant au débit qu’au crédit.
Lisez Comptes propres à votre bexio (2) : ces comptes n’existent pas dans le plan comptable PME suisse. To Bill propose pour chacun le compte parent, par exemple 1020 Banque pour un deuxième compte bancaire 1021. Notez-les : vous en aurez besoin à l’activation.
Le tableau du bas montre, pour chaque compte bexio, le compte de To Bill où il ira.
Reprendre le bilan d’ouverture
Cette étape se fait dans l’assistant d’activation de la comptabilité, avec la balance de bexio ou de n’importe quel logiciel.
Enregistrez la balance au format CSV. Si vous l’avez exportée en Excel, ouvrez-la et enregistrez-la en CSV.
Dans l’assistant d’activation, à l’étape Point de départ, choisissez 1er jour de l’exercice + bilan d’ouverture.
Sous Bilan d’ouverture, saisissez la Source des chiffres, par exemple « Balance bexio au 31.12.2025 ».
Cliquez sur Importer un CSV (1) et choisissez le fichier. To Bill remplit une ligne par compte et ignore les lignes de titre et de total.
Lisez le message sous les lignes. Un compte qui n’existe pas dans votre plan comptable garde sa ligne et son montant, signalée en rouge : cliquez sur Créer ce compte (3), qui l’ajoute à votre plan comptable avec le numéro et le nom de votre fichier, ou choisissez un autre compte sur la ligne. Ne reportez pas son montant sur une autre ligne : il compterait deux fois. Dans l’exemple, le compte 1021 « Raiffeisen compte épargne » garde ses 15’000 francs.
Vérifiez l’indicateur (2) : il doit afficher Équilibré : débit = crédit. Sinon, To Bill indique combien il manque et de quel côté. Une balance exportée d’un logiciel est équilibrée : un écart signale plutôt une ligne manquante, à vérifier d’abord. Voir Quand le débit et le crédit diffèrent.
Cliquez sur Vérifier avant d’ouvrir, puis ouvrez vos livres.
Vos factures encore ouvertes
Si To Bill contient des factures encore ouvertes au dernier jour de l’ancien exercice, il les rappelle au-dessus des lignes, sous Ce que To Bill connaît au 31.12.2025 : elles doivent figurer dans vos débiteurs, sur le compte 1100. Vérifiez que le montant de la balance les couvre. Ajouter cette ligne ajoute leur total si la ligne manque. Une ligne 1100 déjà importée compte comme ajoutée.
Le format du fichier
To Bill lit un CSV avec, sur chaque ligne, un numéro de compte suivi soit du débit et du crédit, soit d’un seul solde, positif au débit. Une colonne de libellé après le numéro est acceptée. C’est le format de la plupart des logiciels : bexio, Banana, Crésus, Abacus, WinBIZ, ou un tableur.
Charges et produits
Au premier jour d’un exercice, les comptes de charges et de produits repartent de zéro. Si votre balance les contient encore, To Bill les signale : supprimez ces lignes, et reportez le bénéfice ou la perte de l’exercice sur un compte de fonds propres, par exemple 2979. Votre fiduciaire vous dira lequel.
Une fois les livres ouverts, comparez le bilan du premier jour avec celui de votre fiduciaire : voir Le bilan et le compte de résultat.
Reprendre l’historique de To Bill
Vous utilisiez déjà To Bill pour facturer avant d’activer la comptabilité ? Les factures, dépenses et encaissements émis avant l’ouverture de vos livres, et pas encore comptabilisés, peuvent l’être en une fois, chacun à sa date d’origine.
Ouvrez Comptabilité › Reprise. Le nombre de documents pas encore comptabilisés s’affiche, par type. En haut, Venir de bexio (1) mène à la reprise depuis bexio.
Lisez Répartition par année : chaque année doit être marquée Prêt à comptabiliser. Une année sans exercice comptable propose Créer les exercices manquants. Une année dans un exercice clôturé doit d’abord être rouverte, depuis la clôture.
Cliquez sur le bouton Comptabiliser (2) : il indique le nombre de documents.
Lisez le résultat. La reprise procède par lots : s’il reste des documents, cliquez sur Continuer la reprise.
La reprise se relance sans risque : un document déjà comptabilisé ne l’est jamais deux fois. Il faut le droit de tenir la comptabilité pour la lancer.
Avec un bilan d’ouverture
Les documents datés avant le premier jour de vos livres sont résumés par votre bilan d’ouverture. La reprise ne les comptabilise pas une seconde fois : elle ne reprend que les documents datés depuis ce jour.