Traspasar sus libros desde otro programa

¿Sus libros se llevaban en otro sitio, en bexio, Banana, Crésus o con su fiduciario? To Bill retoma su último balance como balance de apertura: no tiene que volver a introducir el pasado. Esta guía también muestra cómo contabilizar los documentos que To Bill ya contenía antes de la apertura de sus libros.

Antes de empezar

• Elija la fecha de inicio de sus libros en To Bill. Lo más sencillo: el primer día de un ejercicio, con el balance que su fiduciario cerró el día anterior.
• Pida ese balance a su fiduciario, o exporte el balance de comprobación de su programa anterior al último día del ejercicio, después de los asientos de cierre.
• El balance se retoma durante la activación de la contabilidad: consulte Activar la contabilidad.

Viene de bexio

Venir de bexio retoma sus contactos, sus productos, sus facturas abiertas y su balance de comprobación. Ábralo desde Configuración › Integraciones, o desde Contabilidad › Incorporación una vez activada la contabilidad.

Cada tarjeta indica dónde encontrar la exportación en bexio. Para los contactos, los productos y las facturas abiertas, consulte Importar desde bexio. El balance de comprobación se revisa antes de la activación:

1. En bexio, exporte los saldos de sus cuentas al último día del ejercicio: Comptabilité → Rapports (los menús de bexio en francés), en Excel o en CSV.

2. En To Bill, en la tarjeta Su balance, haga clic en Comprobar mi balance (1).

3. Suelte el archivo. To Bill lo lee y muestra el resultado. No se guarda nada.

4. Compruebe la Forma jurídica. Si To Bill propone otra forma que encaja mejor con su balance, haga clic en Usarla.

   

5. Lea el Control (1): el balance debe estar Cuadrado, con el mismo importe en el debe que en el haber.

6. Lea Cuentas propias de su bexio (2): estas cuentas no existen en el plan contable suizo para pymes. To Bill propone para cada una la cuenta principal, por ejemplo 1020 Banco para una segunda cuenta bancaria 1021. Anótelas: las necesitará en la activación.

La tabla inferior muestra, para cada cuenta de bexio, la cuenta de To Bill a la que irá.

Retomar el balance de apertura

Este paso se realiza en el asistente de activación de la contabilidad, con el balance de comprobación de bexio o de cualquier otro programa.

1. Guarde el balance de comprobación en formato CSV. Si lo exportó en Excel, ábralo y guárdelo en CSV.

2. En el asistente de activación, en el paso Punto de partida, elija Primer día del ejercicio + balance de apertura.

3. En Balance de apertura, rellene el Origen de las cifras, por ejemplo «Balance bexio au 31.12.2025».

4. Haga clic en Importar un CSV (1) y elija el archivo. To Bill rellena una línea por cuenta e ignora las líneas de título y de total.

   

5. Lea el mensaje bajo las líneas. Una cuenta que no existe en su plan contable conserva su línea y su importe, señalada en rojo: haga clic en Crear esta cuenta (3), que la añade a su plan contable con el número y el nombre de su archivo, o elija otra cuenta en la línea. No traslade su importe a otra línea: contaría dos veces. En el ejemplo, la cuenta 1021 «Raiffeisen compte épargne» conserva sus 15'000 francos.

6. Compruebe el indicador (2): debe mostrar Cuadrado: debe = haber. Si no, To Bill indica cuánto falta y en qué lado. Un balance exportado de un programa de contabilidad está cuadrado: una diferencia indica más bien una línea que falta, que conviene revisar primero. Vea Cuando el debe y el haber no coinciden.

7. Haga clic en Comprobar antes de abrir y, después, abra sus libros.

Sus facturas aún abiertas

Si To Bill contiene facturas aún abiertas al último día del ejercicio anterior, las recuerda encima de las líneas, en Lo que To Bill conoce al 31.12.2025: deben figurar en sus deudores, en la cuenta 1100. Compruebe que el importe del balance las cubre. Añadir esta línea añade su total si falta la línea. Una línea 1100 ya importada cuenta como añadida.

El formato del archivo

To Bill lee un CSV con, en cada línea, un número de cuenta seguido del debe y del haber, o bien de un único saldo, positivo en el debe. Se acepta una columna de descripción después del número. Es el formato de la mayoría de los programas: bexio, Banana, Crésus, Abacus, WinBIZ o una hoja de cálculo.

Gastos e ingresos

El primer día de un ejercicio, las cuentas de gastos y de ingresos vuelven a empezar desde cero. Si su balance de comprobación todavía las contiene, To Bill las señala: elimine esas líneas y traslade el beneficio o la pérdida del ejercicio a una cuenta de fondos propios, por ejemplo la 2979. Su fiduciario le dirá cuál.

Una vez abiertos los libros, compare el balance del primer día con el de su fiduciario: consulte El balance y la cuenta de resultados.

Retomar el historial de To Bill

¿Ya usaba To Bill para facturar antes de activar la contabilidad? Las facturas, los gastos y los cobros emitidos antes de la apertura de sus libros, y todavía no contabilizados, pueden contabilizarse de una vez, cada uno en su fecha de origen.

1. Abra Contabilidad › Incorporación. Se muestra el número de documentos todavía no contabilizados, por tipo. Arriba, Venir de bexio (1) lleva a la importación desde bexio.

   

2. Lea Desglose por año: cada año debe estar marcado como Listo para contabilizar. Un año sin ejercicio contable propone Crear los ejercicios que faltan. Un año que cae en un ejercicio cerrado debe reabrirse primero, desde el cierre.

3. Haga clic en el botón Contabilizar (2): indica el número de documentos.

4. Lea el resultado. La incorporación avanza por lotes: si quedan documentos, haga clic en Continuar la incorporación.

La incorporación puede relanzarse sin riesgo: un documento ya contabilizado nunca se contabiliza dos veces. Para iniciarla, necesita el permiso de llevar la contabilidad.

Con un balance de apertura

Los documentos fechados antes del primer día de sus libros quedan resumidos en su balance de apertura. La incorporación no los contabiliza una segunda vez: solo retoma los documentos fechados a partir de ese día.