Bücher aus einer anderen Software übernehmen
Wurden Ihre Bücher bisher anderswo geführt, in bexio, Banana, Crésus oder von Ihrem Treuhänder? To Bill übernimmt Ihre letzte Bilanz als Eröffnungsbilanz: Sie müssen die Vergangenheit nicht neu erfassen. Diese Anleitung zeigt auch, wie Sie die Belege verbuchen, die vor der Eröffnung Ihrer Bücher bereits in To Bill waren.
Bevor Sie beginnen
- Wählen Sie das Datum, ab dem Ihre Bücher in To Bill geführt werden. Am einfachsten: der erste Tag eines Geschäftsjahres, mit der Bilanz, die Ihr Treuhänder per Vortag abgeschlossen hat.
- Verlangen Sie diese Bilanz von Ihrem Treuhänder, oder exportieren Sie die Saldoliste Ihrer bisherigen Software per letztem Tag des Geschäftsjahres, nach den Abschlussbuchungen.
- Die Bilanz wird bei der Aktivierung der Buchhaltung übernommen: siehe Buchhaltung aktivieren.
Sie kommen von bexio
Von bexio wechseln übernimmt Ihre Kontakte, Ihre Produkte, Ihre offenen Rechnungen und Ihre Saldoliste. Sie öffnen es unter Einstellungen › Integrationen oder, sobald die Buchhaltung aktiv ist, unter Buchhaltung › Nacherfassung.
Jede Karte zeigt, wo Sie den Export in bexio finden. Für Kontakte, Produkte und offene Rechnungen siehe Import aus bexio. Die Saldoliste prüfen Sie vor der Aktivierung:
Exportieren Sie in bexio die Saldi Ihrer Konten per letztem Tag des Geschäftsjahres: Buchhaltung → Berichte, als Excel oder CSV.
Klicken Sie in To Bill auf der Karte Ihre Saldoliste auf Saldoliste prüfen (1).
Legen Sie die Datei ab. To Bill liest sie und zeigt das Ergebnis an. Gespeichert wird nichts.
Prüfen Sie die Rechtsform. Schlägt To Bill eine andere Rechtsform vor, die besser zu Ihrer Bilanz passt, klicken Sie auf Übernehmen.
Lesen Sie die Kontrolle (1): Die Saldoliste muss mit Geht auf markiert sein, also gleich viel im Soll wie im Haben.
Lesen Sie Eigene Konten aus Ihrem bexio (2): Diese Konten gibt es im Schweizer Kontenrahmen KMU nicht. To Bill schlägt für jedes das übergeordnete Konto vor, zum Beispiel 1020 Bank für ein zweites Bankkonto 1021. Notieren Sie sie: Sie brauchen sie bei der Aktivierung.
Die Tabelle unten zeigt für jedes bexio-Konto, auf welches Konto in To Bill es übernommen wird.
Die Eröffnungsbilanz übernehmen
Dieser Schritt erfolgt im Assistenten zur Aktivierung der Buchhaltung, mit der Saldoliste aus bexio oder aus jeder anderen Software.
Speichern Sie die Saldoliste im CSV-Format. Haben Sie sie als Excel exportiert, öffnen Sie sie und speichern Sie sie als CSV.
Wählen Sie im Aktivierungsassistenten beim Schritt Startpunkt die Option Erster Tag des Geschäftsjahres + Eröffnungsbilanz.
Erfassen Sie unter Eröffnungsbilanz die Herkunft der Zahlen, zum Beispiel «Saldoliste bexio per 31.12.2025».
Klicken Sie auf CSV importieren (1) und wählen Sie die Datei. To Bill füllt eine Zeile pro Konto aus und ignoriert Titel- und Totalzeilen.
Lesen Sie die Meldung unter den Zeilen. Ein Konto, das in Ihrem Kontenplan fehlt, behält seine Zeile und seinen Betrag und ist rot markiert: Klicken Sie auf Dieses Konto anlegen (3), das es mit der Nummer und dem Namen aus Ihrer Datei in Ihren Kontenplan aufnimmt, oder wählen Sie auf der Zeile ein anderes Konto. Übertragen Sie seinen Betrag nicht auf eine andere Zeile: Er würde doppelt zählen. Im Beispiel behält das Konto 1021 «Raiffeisen compte épargne» seine 15'000 Franken.
Prüfen Sie die Anzeige (2): Sie muss Ausgeglichen: Soll = Haben zeigen. Andernfalls zeigt To Bill, wie viel auf welcher Seite fehlt. Eine aus einer Software exportierte Saldoliste ist ausgeglichen: Eine Differenz weist eher auf eine fehlende Zeile hin, die Sie zuerst prüfen. Siehe Wenn Soll und Haben abweichen.
Klicken Sie auf Vor dem Eröffnen prüfen und eröffnen Sie dann Ihre Bücher.
Ihre noch offenen Rechnungen
Enthält To Bill Rechnungen, die am letzten Tag des alten Geschäftsjahres noch offen waren, erinnert es oberhalb der Zeilen daran, unter Was To Bill per 31.12.2025 kennt: Sie gehören zu Ihren Debitoren, auf das Konto 1100. Prüfen Sie, ob der Betrag in der Saldoliste sie abdeckt. Diese Zeile hinzufügen ergänzt ihr Total, falls die Zeile fehlt. Eine bereits importierte Zeile 1100 gilt als hinzugefügt.
Das Dateiformat
To Bill liest eine CSV-Datei mit einer Kontonummer pro Zeile, gefolgt entweder von Soll und Haben oder von einem einzigen Saldo, positiv im Soll. Eine Spalte mit der Kontobezeichnung nach der Nummer ist erlaubt. Das ist das Format der meisten Programme: bexio, Banana, Crésus, Abacus, WinBIZ oder eine Tabellenkalkulation.
Aufwand und Ertrag
Am ersten Tag eines Geschäftsjahres beginnen die Aufwand- und Ertragskonten wieder bei null. Enthält Ihre Saldoliste sie noch, weist To Bill darauf hin: Löschen Sie diese Zeilen und übertragen Sie den Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres auf ein Eigenkapitalkonto, zum Beispiel 2979. Ihr Treuhänder sagt Ihnen, auf welches.
Sind die Bücher eröffnet, vergleichen Sie die Bilanz des ersten Tages mit derjenigen Ihres Treuhänders: siehe Bilanz und Erfolgsrechnung.
Die bisherigen Belege aus To Bill nacherfassen
Sie haben To Bill schon vor der Aktivierung der Buchhaltung zum Fakturieren verwendet? Rechnungen, Ausgaben und Zahlungseingänge, die vor der Eröffnung Ihrer Bücher ausgestellt und noch nicht verbucht wurden, lassen sich in einem Durchgang verbuchen, jeder Beleg mit seinem ursprünglichen Datum.
Öffnen Sie Buchhaltung › Nacherfassung. Die Zahl der noch nicht verbuchten Belege wird nach Art angezeigt. Oben führt Von bexio wechseln (1) zur Übernahme aus bexio.
Lesen Sie die Aufteilung nach Jahr: Jedes Jahr muss mit Bereit zur Verbuchung markiert sein. Für ein Jahr ohne Geschäftsjahr erscheint Fehlende Geschäftsjahre erstellen. Ein Jahr in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr muss zuerst über den Abschluss wieder eröffnet werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbuchen (2): Sie nennt die Zahl der Belege.
Lesen Sie das Ergebnis. Die Nacherfassung läuft in Stapeln: Bleiben Belege übrig, klicken Sie auf Nacherfassung fortsetzen.
Die Nacherfassung lässt sich gefahrlos erneut starten: Ein bereits verbuchter Beleg wird nie zweimal verbucht. Um sie zu starten, brauchen Sie das Recht, die Buchhaltung zu führen.
Mit einer Eröffnungsbilanz
Die Belege, die vor dem ersten Tag Ihrer Bücher datiert sind, fasst Ihre Eröffnungsbilanz zusammen. Die Nacherfassung verbucht sie kein zweites Mal: Sie übernimmt nur die Belege, die ab diesem Tag datiert sind.