A saúde dos livros
O To Bill controla os seus livros continuamente: o diário está equilibrado e intacto, todos os seus documentos estão contabilizados, o seu banco está reconciliado? Saúde dos livros dá o resultado, diz o que fazer em cada ponto e leva ao sítio onde a correção se faz.
Antes de começar
Todos podem ler os controlos. Para corrigir, é preciso ter o direito de manter a contabilidade.
Ler o diagnóstico
Abra Contabilidade › Saúde dos livros, ou clique em Ver os pontos em Situação e pendentes.
O diagnóstico (2) diz respeito ao exercício em curso. O título resume o estado dos seus livros:
| Título | O que significa |
|---|---|
| Os seus livros estão coerentes | Todos os controlos passam. |
| Alguns pontos a verificar | As suas contas continuam apresentáveis, mas o seu fiduciário vai fazer a pergunta. |
| Correções necessárias | Pelo menos uma anomalia bloqueante: as suas contas não podem ser apresentadas no estado atual. |
| Diagnóstico parcial | Nenhum exercício está aberto: só alguns controlos puderam ser executados. |
Os contadores dão o número de pontos Críticos, de Avisos, de Informações e de Controlos aprovados. Relançar a análise refaz os controlos de imediato.
Corrigir um ponto
Mais abaixo, os pontos estão agrupados: A corrigir para os pontos críticos, A verificar e, depois, Para informação. Cada ponto diz o que não está bem, em que período, e o que é preciso fazer.
- Leia O que fazer (1): o procedimento a seguir, numa frase.
- Em Elementos em causa, clique num elemento: abre-se a fatura, a despesa, o lançamento ou a linha bancária.
- Faça a correção onde ela se abre, por exemplo contabilize a despesa ou reconcilie a linha bancária.
- Volte a Saúde dos livros e clique em Relançar a análise: o ponto desaparece.
Preparar o encerramento leva ao encerramento do exercício: consulte O encerramento do exercício.
Os controlos
| Controlo | Gravidade | O que verifica |
|---|---|---|
| Diário equilibrado | Crítico | O total dos débitos é igual ao dos créditos. |
| Integridade do diário (cadeia de impressões) | Crítico | Nenhum lançamento foi alterado depois de introduzido. |
| Documentos contabilizados | Aviso | Cada fatura, despesa e pagamento tem o seu lançamento. |
| Reconciliação bancária | Aviso | Cada linha dos seus extratos está reconciliada ou marcada como ignorada. |
| IVA pendente (conta 2202) | Aviso | O IVA estacionado na conta 2202 corresponde a faturas ainda em aberto. |
| Contas com saldo invertido | Aviso | Nenhuma conta tem um saldo contrário à sua natureza. |
| Exercícios que cobrem os seus documentos | Aviso | Cada documento cai num exercício. |
| Lançamentos órfãos | Informação | Nenhum lançamento remete para um documento eliminado. |
| Possíveis duplicados | Informação | Nenhum montante aparece duas vezes na mesma conta, na mesma data. |
| Comprovativos em falta | Informação | Cada lançamento tem o seu comprovativo. Consulte Anexar um comprovativo. |
O agente noturno
Todas as noites, o agente noturno refaz os controlos, explica o que encontra e prepara as correções. Não contabiliza nada sem si. Verificar agora (1) executa-o de imediato.
As propostas dele aparecem no respetivo cartão, e o número delas ao lado de Saúde dos livros no menu:
- A confirmar: uma correção pronta, por exemplo Contabilizar um documento esquecido ou Estornar um duplicado. Leia-a e depois confirme. O lançamento é feito em seu nome.
- A tratar no ecrã: um ponto que tem de resolver por si. Clique em Abrir.
- Ignorar afasta uma proposta que não lhe diz respeito.
A IA é necessária
Sem IA, os controlos são executados, mas sem explicação nem verificação noturna. Um administrador ativa-a em Definições › IA. Consulte O assistente IA.
Um complemento, não uma auditoria
Este diagnóstico complementa o controlo do seu fiduciário, não o substitui. Um lançamento já contabilizado não se altera: corrige-se com um estorno. Consulte O diário e os lançamentos.
Base legal
- A contabilidade regista as operações de forma completa, fiel e sistemática, e cada registo é justificado por um comprovativo: art. 957a, n.º 2, do Código das Obrigações (CO).
- Os livros não podem ser alterados sem que a alteração seja visível: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).