La salud de los libros
To Bill controla sus libros de forma continua: ¿el diario está cuadrado e intacto?, ¿todos sus documentos están contabilizados?, ¿su banco está conciliado? Salud de los libros da el resultado, indica qué hacer con cada punto y lleva al lugar donde se hace la corrección.
Antes de empezar
Cualquier usuario puede leer los controles. Para corregir, necesita el permiso de llevar la contabilidad.
Leer el diagnóstico
Abra Contabilidad › Salud de los libros, o haga clic en Ver los puntos en Situación y pendientes.
El diagnóstico (2) se refiere al ejercicio en curso. Su título resume el estado de sus libros:
| Título | Lo que significa |
|---|---|
| Sus libros son coherentes | Se superan todos los controles. |
| Algunos puntos por verificar | Sus cuentas siguen siendo presentables, pero su fiduciario le preguntará. |
| Correcciones necesarias | Al menos una anomalía bloqueante: sus cuentas no pueden presentarse tal como están. |
| Diagnóstico parcial | No hay ningún ejercicio abierto: solo se han podido ejecutar algunos controles. |
Los contadores muestran cuántos puntos hay en Críticas, Advertencias e Información, y cuántos Controles superados. Repetir el análisis vuelve a hacer los controles de inmediato.
Corregir un punto
Más abajo, los puntos se agrupan: A corregir para los puntos críticos, A revisar y, después, Para información. Cada punto indica qué falla, en qué período y qué hay que hacer.
- Lea Qué hacer (1): el procedimiento, en una frase.
- En Elementos afectados, haga clic en un elemento: se abre la factura, el gasto, el asiento o la línea bancaria.
- Haga la corrección donde se abre, por ejemplo contabilice el gasto o concilie la línea bancaria.
- Vuelva a Salud de los libros y haga clic en Repetir el análisis: el punto desaparece.
Preparar el cierre lleva al cierre del ejercicio: consulte El cierre del ejercicio.
Los controles
| Control | Gravedad | Lo que comprueba |
|---|---|---|
| Diario cuadrado | Crítica | El total del debe es igual al del haber. |
| Integridad del diario (cadena de huellas) | Crítica | Ningún asiento se ha modificado después de registrarse. |
| Documentos contabilizados | Advertencia | Cada factura, gasto y pago tiene su asiento. |
| Conciliación bancaria | Advertencia | Cada línea de sus extractos está conciliada o marcada como ignorada. |
| IVA pendiente (cuenta 2202) | Advertencia | El IVA aparcado en la cuenta 2202 corresponde a facturas todavía abiertas. |
| Cuentas con saldo invertido | Advertencia | Ninguna cuenta tiene un saldo contrario a su naturaleza. |
| Ejercicios que cubren sus documentos | Advertencia | Cada documento cae en un ejercicio. |
| Asientos huérfanos | Información | Ningún asiento remite a un documento eliminado. |
| Posibles duplicados | Información | Ningún importe aparece dos veces en la misma cuenta, en la misma fecha. |
| Justificantes que faltan | Información | Cada asiento tiene su justificante. Consulte Adjuntar un justificante. |
El agente nocturno
Cada noche, el agente nocturno vuelve a hacer los controles, explica lo que encuentra y prepara las correcciones. No contabiliza nada sin usted. Revisar ahora (1) lo ejecuta de inmediato.
Sus propuestas aparecen en su tarjeta, y su número junto a Salud de los libros en el menú:
- Por confirmar: una corrección lista, por ejemplo Contabilizar un documento olvidado o Anular un duplicado. Léala y confírmela. El asiento se registra a su nombre.
- Por tratar en pantalla: un punto que debe resolver usted mismo. Haga clic en Abrir.
- Ignorar descarta una propuesta que no le afecta.
La IA es necesaria
Sin IA, los controles se ejecutan, pero sin explicación ni pasada nocturna. Un administrador la activa en Configuración › IA. Consulte El asistente de IA.
Un complemento, no una auditoría
Este diagnóstico completa el control de su fiduciario, no lo sustituye. Un asiento ya contabilizado no se modifica: se corrige con un contraasiento. Consulte El diario y los asientos.
Base legal
- La contabilidad registra de forma completa, fiel y sistemática las operaciones, y cada registro se justifica con un justificante: art. 957a, apdo. 2, del Código de Obligaciones (CO).
- Los libros no pueden modificarse sin que la modificación sea visible: art. 3 de la Ordenanza sobre la llevanza y la conservación de los libros contables (Olico).