Der Zustand der Bücher
To Bill kontrolliert Ihre Bücher laufend: Ist das Journal ausgeglichen und unversehrt, sind alle Ihre Belege verbucht, ist Ihre Bank abgeglichen? Zustand der Bücher zeigt das Ergebnis, sagt bei jedem Punkt, was zu tun ist, und führt dorthin, wo die Korrektur erfolgt.
Bevor Sie beginnen
Alle können die Kontrollen lesen. Um zu korrigieren, brauchen Sie das Recht, die Buchhaltung zu führen.
Die Diagnose lesen
Öffnen Sie Buchhaltung › Zustand der Bücher oder klicken Sie unter Überblick & Aufgaben auf Punkte ansehen.
Die Diagnose (2) betrifft das laufende Geschäftsjahr. Ihr Titel fasst den Zustand Ihrer Bücher zusammen:
| Titel | Was er bedeutet |
|---|---|
| Ihre Bücher sind kohärent | Alle Kontrollen sind bestanden. |
| Einige Punkte zu prüfen | Ihr Abschluss bleibt vorlegbar, aber Ihr Treuhänder wird nachfragen. |
| Korrekturen erforderlich | Mindestens eine blockierende Auffälligkeit: Ihr Abschluss kann so nicht vorgelegt werden. |
| Teilweise Diagnose | Kein Geschäftsjahr ist offen: Nur einige Kontrollen konnten laufen. |
Die Zähler zeigen die Zahl der Punkte Kritisch, Warnungen, Informationen und Bestandene Prüfungen. Analyse erneut ausführen wiederholt die Kontrollen sofort.
Einen Punkt beheben
Weiter unten sind die Punkte gruppiert: Zu korrigieren für die kritischen Punkte, Zu prüfen, dann Zur Information. Jeder Punkt sagt, was nicht stimmt, in welchem Zeitraum und was zu tun ist.
- Lesen Sie Was zu tun ist (1): das Vorgehen, in einem Satz.
- Klicken Sie unter Betroffene Elemente auf ein Element: Die Rechnung, die Ausgabe, die Buchung oder die Bankbewegung öffnet sich.
- Nehmen Sie die Korrektur dort vor, wo sie sich öffnet, zum Beispiel verbuchen Sie die Ausgabe oder gleichen die Bankbewegung ab.
- Kehren Sie zu Zustand der Bücher zurück und klicken Sie auf Analyse erneut ausführen: Der Punkt verschwindet.
Abschluss vorbereiten führt zum Abschluss des Geschäftsjahres: siehe Das Geschäftsjahr abschliessen.
Die Kontrollen
| Kontrolle | Schweregrad | Was sie prüft |
|---|---|---|
| Journal ausgeglichen | Kritisch | Das Total Soll entspricht dem Total Haben. |
| Integrität des Journals (Hash-Kette) | Kritisch | Keine Buchung wurde nach ihrer Erfassung verändert. |
| Verbuchte Belege | Warnung | Jede Rechnung, Ausgabe und Zahlung hat ihre Buchung. |
| Bankabstimmung | Warnung | Jede Zeile Ihrer Kontoauszüge ist abgeglichen oder als ignoriert markiert. |
| Ausstehende MWST (Konto 2202) | Warnung | Die auf dem Konto 2202 geparkte MWST entspricht noch offenen Rechnungen. |
| Konten mit umgekehrtem Saldo | Warnung | Kein Konto hat einen Saldo, der seiner Art widerspricht. |
| Geschäftsjahre für Ihre Belege | Warnung | Jeder Beleg fällt in ein Geschäftsjahr. |
| Verwaiste Buchungen | Information | Keine Buchung verweist auf einen gelöschten Beleg. |
| Mutmassliche Doppelbuchungen | Information | Kein Betrag erscheint zweimal auf demselben Konto am selben Datum. |
| Fehlende Belege | Information | Jede Buchung hat ihren Beleg. Siehe Einen Beleg anfügen. |
Der Nacht-Agent
Jede Nacht wiederholt der Nacht-Agent die Kontrollen, erklärt, was er findet, und bereitet die Korrekturen vor. Er verbucht nichts ohne Sie. Jetzt prüfen (1) startet ihn sofort.
Seine Vorschläge erscheinen auf seiner Karte, und ihre Zahl im Menü neben Zustand der Bücher:
- Zu bestätigen: eine fertige Korrektur, zum Beispiel einen vergessenen Beleg Verbuchen oder ein Doppel Stornieren. Lesen Sie sie und bestätigen Sie dann. Die Buchung wird in Ihrem Namen erfasst.
- Am Bildschirm zu erledigen: ein Punkt, den Sie selbst bereinigen. Klicken Sie auf Öffnen.
- Verwerfen weist einen Vorschlag zurück, der Sie nicht betrifft.
Die KI ist nötig
Ohne KI laufen die Kontrollen, aber ohne Erklärung und ohne Nachtlauf. Ein Administrator aktiviert sie unter Einstellungen › KI. Siehe Der KI-Assistent.
Eine Ergänzung, keine Revision
Diese Diagnose ergänzt die Kontrolle durch Ihren Treuhänder, sie ersetzt sie nicht. Eine bereits verbuchte Buchung wird nicht geändert: Sie wird mit einem Storno korrigiert. Siehe Das Journal und die Buchungen.
Rechtsgrundlage
- Die Buchführung erfasst die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch, und jede Buchung stützt sich auf einen Beleg: Art. 957a Abs. 2 OR.
- Die Bücher können nicht geändert werden, ohne dass sich dies feststellen lässt: Art. 3 GeBüV.