La santé des livres
To Bill contrôle vos livres en continu : le journal est-il équilibré et intact, tous vos documents sont-ils comptabilisés, votre banque est-elle rapprochée ? Santé des livres donne le résultat, dit quoi faire pour chaque point et mène là où la correction se fait.
Avant de commencer
Tout le monde peut lire les contrôles. Pour corriger, il faut le droit de tenir la comptabilité.
Lire le diagnostic
Ouvrez Comptabilité › Santé des livres, ou cliquez sur Voir les points dans Situation & à faire.
Le diagnostic (2) porte sur l’exercice en cours. Son titre résume l’état de vos livres :
| Titre | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Vos livres sont cohérents | Tous les contrôles passent. |
| Quelques points à vérifier | Vos comptes restent présentables, mais votre fiduciaire posera la question. |
| Corrections nécessaires | Au moins une anomalie bloquante : vos comptes ne peuvent pas être présentés en l’état. |
| Diagnostic partiel | Aucun exercice n’est ouvert : seuls quelques contrôles ont pu tourner. |
Les compteurs donnent le nombre de points Critiques, d’Avertissements, d’Informations et de Contrôles passés. Relancer l’analyse refait les contrôles tout de suite.
Corriger un point
Plus bas, les points sont regroupés : À corriger pour les points critiques, À vérifier, puis Pour information. Chaque point dit ce qui ne va pas, sur quelle période, et ce qu’il faut faire.
- Lisez Que faire (1) : la marche à suivre, en une phrase.
- Sous Éléments concernés, cliquez sur un élément : la facture, la dépense, l’écriture ou la ligne bancaire s’ouvre.
- Faites la correction là où elle s’ouvre, par exemple comptabilisez la dépense ou rapprochez la ligne bancaire.
- Revenez à Santé des livres et cliquez sur Relancer l’analyse : le point disparaît.
Préparer la clôture mène à la clôture de l’exercice : voir La clôture de l’exercice.
Les contrôles
| Contrôle | Gravité | Ce qu’il vérifie |
|---|---|---|
| Journal équilibré | Critique | Le total des débits égale celui des crédits. |
| Intégrité du journal (chaîne d’empreintes) | Critique | Aucune écriture n’a été modifiée après sa saisie. |
| Documents comptabilisés | Avertissement | Chaque facture, dépense et paiement a son écriture. |
| Réconciliation bancaire | Avertissement | Chaque ligne de vos relevés est rapprochée ou marquée ignorée. |
| TVA en attente (compte 2202) | Avertissement | La TVA parquée sur le compte 2202 correspond à des factures encore ouvertes. |
| Comptes au solde inversé | Avertissement | Aucun compte n’a un solde contraire à sa nature. |
| Exercices couvrant vos documents | Avertissement | Chaque document tombe dans un exercice. |
| Écritures orphelines | Information | Aucune écriture ne renvoie à un document supprimé. |
| Doublons présumés | Information | Aucun montant n’apparaît deux fois sur le même compte, à la même date. |
| Pièces justificatives manquantes | Information | Chaque écriture a sa pièce. Voir Joindre une pièce justificative. |
L’agent de nuit
Chaque nuit, l’agent de nuit refait les contrôles, explique ce qu’il trouve et prépare les corrections. Il ne comptabilise rien sans vous. Vérifier maintenant (1) le lance tout de suite.
Ses propositions apparaissent sur sa carte, et leur nombre à côté de Santé des livres dans le menu :
- À confirmer : une correction prête, par exemple Comptabiliser un document oublié ou Extourner un doublon. Lisez-la, puis confirmez. L’écriture est passée à votre nom.
- À traiter à l’écran : un point à régler vous-même. Cliquez sur Ouvrir.
- Ignorer écarte une proposition qui ne vous concerne pas.
L’IA est nécessaire
Sans IA, les contrôles tournent, mais sans explication ni passage de nuit. Un administrateur l’active dans Paramètres › IA. Voir L’assistant IA.
Un complément, pas un audit
Ce diagnostic complète le contrôle de votre fiduciaire, il ne le remplace pas. Une écriture déjà comptabilisée ne se modifie pas : elle se corrige par une extourne. Voir Le journal et les écritures.