Convidar a sua equipa

Cada pessoa que trabalha no To Bill tem a sua própria conta, com as suas próprias permissões. Convida-a por e-mail; a pessoa junta-se à sua empresa quando aceita.

Antes de começar

• É preciso ter a permissão de convidar utilizadores (Utilizadores · Criar). Por defeito, só o administrador a tem.
• O seu endereço de e-mail tem de estar confirmado. É isso que impede alguém que tenha aberto uma conta com um endereço que não é o seu de fazer entrar outras pessoas. Se se registou com o Google ou a Apple, já está confirmado; caso contrário, consulte Confirmar o seu endereço de e-mail.
• A assinatura Business inclui utilizadores ilimitados.
• Para o seu fiduciário, há melhor do que um convite: acompanha a sua empresa a partir do cockpit dele. Consulte O cockpit fiduciário.

Enviar o convite

1. Abra o menu da sua conta, no canto inferior esquerdo, e depois Utilizadores. Clique em Adicionar (1).

   

2. Introduza o E-mail da pessoa (1).

3. Escolha o Papel dela (2): Administrador, Membro, Leitor ou Fiduciário. As Permissões correspondentes ficam assinaladas sozinhas.

   

4. Se for preciso, ajuste as permissões, área a área: assinale uma área inteira, ou clique em cada permissão (Ver, Criar, Editar, Eliminar, Enviar…). O contador indica quantas permissões são dadas.

5. Clique em Enviar convite. A mensagem Convite enviado com sucesso! confirma o envio.

O seu endereço ainda não está confirmado?

A página indica-o antes de mais nada: «Para convidar alguém, confirme primeiro o seu endereço de e-mail (…) com a ligação do e-mail de confirmação.», e Enviar convite fica a cinzento. Clique em Reenviar o e-mail de confirmação (1), abra o e-mail recebido e clique na ligação, e depois volte para convidar. Reenviar, na lista dos convites, e Convidar um utilizador, na app móvel, também exigem um endereço confirmado.

O papel Membro convém à maioria dos colaboradores: pode fazer tudo no dia a dia, exceto gerir os utilizadores, as definições, a assinatura e os salários. O detalhe das funções e das permissões está em Utilizadores, funções e permissões.

O que recebe a pessoa convidada

Recebe um e-mail «… convida-o a juntar-se a … no To Bill», com o botão Aceitar o convite. A ligação é válida durante 7 dias.

Transmita-lhe estas explicações:

1. Clique em Aceitar o convite no e-mail. Abre-se a página Juntar-se a …, com o nome da empresa: quem o convida, a função e as permissões que lhe são dadas e o endereço para o qual o convite foi enviado. Ainda nada foi aceite.
2. Não tem sessão iniciada: clique em Iniciar sessão se já tiver uma conta To Bill com este endereço, ou em Criar uma conta caso contrário, com exatamente o endereço de e-mail convidado. Volta depois ao convite.
3. Clique em Aceitar: entra na empresa que o convida. Mais tarde leva-o de volta ao To Bill sem aceitar; a ligação do e-mail continua válida até expirar.

Tem sessão iniciada com outro endereço?

O convite só é aceite com o endereço de e-mail para o qual foi enviado. Se tiver sessão iniciada com outro endereço, a página avisa-o: clique em Mudar de conta e inicie sessão com o endereço convidado.

Se a ligação tiver expirado, a página indica-o e diz quem lhe pode enviar uma nova.

Depois de aceite o convite, a pessoa passa da lista Convites para a lista Utilizadores, com a função e as permissões escolhidas. Se já tiver outras empresas no To Bill, passa de uma para outra com o seletor no topo do menu da esquerda.

Uma conta criada sem a ligação do convite

A pessoa convidada criou a conta diretamente, por exemplo a partir do site do To Bill, sem clicar na ligação do e-mail? Não tem nada a recomeçar: no momento de descrever a empresa, o To Bill avisa-a de que tem um convite à espera. O que se segue depende do endereço de e-mail dela.

• Endereço ainda não confirmado. O ecrã diz que um convite espera esse endereço e propõe Reenviar o e-mail de convite (1): a ligação desse e-mail leva ao convite, como acima. Indica também que, ao confirmar o endereço de e-mail, verá o convite nesse sítio e aceitá-lo-á com um clique. Para o confirmar, abre o e-mail «Confirme o seu endereço de e-mail» recebido na inscrição, ou pede que lho reenviem com Reenviar o e-mail, no lembrete por cima; se tiver fechado esse lembrete, o botão Enviar o e-mail de confirmação aparece ao lado de Reenviar o e-mail de convite.

  

• Endereço confirmado. Assim que clica na ligação do e-mail «Confirme o seu endereço de e-mail», a página Endereço de e-mail confirmado mostra cada convite que a espera: quem a convida, a empresa, a função e as áreas abertas, com Aceitar (1). Os mesmos convites aparecem depois no topo do ecrã A sua empresa.

  

Só se junta à sua empresa com Aceitar, nunca automaticamente; entra então sem criar nenhuma empresa. Mais tarde deixa-a continuar sem aceitar, e a ligação do e-mail de convite continua válida até expirar. Consulte Confirmar o seu endereço de e-mail.

Acompanhar os convites

Na página Utilizadores, clique em Convites, no canto superior direito.

• Estado: Pendente enquanto o convite não for aceite, Expirado depois de 7 dias.
• Reenviar envia um novo e-mail, com uma nova ligação válida durante 7 dias. Use-o se o convite tiver expirado ou se o e-mail se tiver perdido (veja também a pasta de spam).
• Para anular um convite, assinale-o e clique em Eliminar. A ligação enviada deixa de funcionar.

Um convite de cada vez

Enquanto houver um convite pendente para um endereço, o To Bill recusa enviar um segundo: use Reenviar na lista dos convites.