Inviter votre équipe

Chaque personne qui travaille dans To Bill a son propre compte, avec ses propres droits. Vous l’invitez par e-mail ; elle rejoint votre entreprise quand elle accepte.

Avant de commencer

• Il faut le droit d’inviter des utilisateurs (Utilisateurs · Créer). Par défaut, seul l’administrateur l’a.
• Votre adresse e-mail doit être confirmée. C’est ce qui empêche quelqu’un qui aurait ouvert un compte à une adresse qui n’est pas la sienne d’y faire entrer d’autres personnes. Si vous vous êtes inscrit avec Google ou Apple, elle l’est déjà ; sinon, voir Confirmer votre adresse e-mail.
• L’abonnement Business comprend des utilisateurs illimités.
• Pour votre fiduciaire, il y a mieux qu’une invitation : elle suit votre entreprise depuis son cockpit. Voir Le cockpit fiduciaire.

Envoyer l’invitation

1. Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche, puis Utilisateurs. Cliquez sur Ajouter (1).

   

2. Saisissez l’Email de la personne (1).

3. Choisissez son Rôle (2) : Administrateur, Membre, Lecteur ou Fiduciaire. Les Permissions correspondantes se cochent toutes seules.

   

4. Ajustez si besoin les permissions, domaine par domaine : cochez un domaine entier, ou cliquez sur chaque droit (Voir, Créer, Modifier, Supprimer, Envoyer…). Le compteur indique combien de droits sont donnés.

5. Cliquez sur Envoyer l’invitation. Le message Invitation envoyée avec succès! confirme.

Votre adresse n’est pas encore confirmée ?

La page le dit avant tout : « Pour inviter quelqu’un, confirmez d’abord votre adresse e-mail (…) avec le lien de l’e-mail de confirmation. », et Envoyer l’invitation reste grisé. Cliquez sur Renvoyer l’e-mail de confirmation (1), ouvrez l’e-mail reçu et cliquez sur son lien, puis revenez inviter. Renvoyer, dans la liste des invitations, et Inviter un utilisateur, dans l’app mobile, demandent aussi une adresse confirmée.

Le rôle Membre convient à la plupart des collaborateurs : il peut tout faire au quotidien, sauf gérer les utilisateurs, les paramètres, l’abonnement et les salaires. Le détail des rôles et des droits est dans Utilisateurs, rôles et droits.

Ce que reçoit la personne invitée

Elle reçoit un e-mail « … vous invite à rejoindre … sur To Bill », avec le bouton Accepter l’invitation. Le lien est valable 7 jours.

Transmettez-lui ces explications :

1. Cliquez sur Accepter l’invitation dans l’e-mail. La page Rejoindre … s’ouvre, au nom de l’entreprise : qui vous invite, le rôle et les droits qu’on vous donne, et l’adresse à laquelle l’invitation a été envoyée. Rien n’est encore accepté.
2. Vous n’êtes pas connecté : cliquez sur Se connecter si vous avez déjà un compte To Bill avec cette adresse, ou sur Créer mon compte sinon, avec exactement l’adresse e-mail invitée. Vous revenez ensuite à l’invitation.
3. Cliquez sur Accepter : vous arrivez dans l’entreprise qui vous invite. Plus tard vous ramène à To Bill sans accepter ; le lien de l’e-mail reste valable jusqu’à son expiration.

Connecté avec une autre adresse ?

L’invitation n’est acceptée qu’avec l’adresse e-mail à laquelle elle a été envoyée. Si vous êtes connecté avec une autre adresse, la page vous le dit : cliquez sur Changer de compte, puis connectez-vous avec l’adresse invitée.

Si le lien a expiré, la page le dit et indique qui peut vous en envoyer un nouveau.

Une fois l’invitation acceptée, la personne passe de la liste Invitations à la liste Utilisateurs, avec le rôle et les droits choisis. Si elle a déjà d’autres entreprises dans To Bill, elle passe de l’une à l’autre avec le sélecteur en haut du menu de gauche.

Un compte créé sans le lien de l’invitation

La personne invitée a créé son compte directement, par exemple depuis le site de To Bill, sans cliquer sur le lien de l’e-mail ? Elle n’a rien à recommencer : au moment de décrire son entreprise, To Bill lui dit qu’une invitation l’attend. La suite dépend de son adresse e-mail.

• Adresse pas encore confirmée. L’écran dit qu’une invitation attend cette adresse et propose Renvoyer l’e-mail d’invitation (1) : le lien de cet e-mail mène à l’invitation, comme plus haut. Il précise aussi qu’en confirmant son adresse e-mail, elle verra l’invitation à cet endroit et l’acceptera d’un clic. Pour la confirmer, elle ouvre l’e-mail « Confirmez votre adresse e-mail » reçu à l’inscription, ou se le fait renvoyer avec Renvoyer l’e-mail, dans le rappel au-dessus ; si elle a fermé ce rappel, le bouton Envoyer l’e-mail de confirmation s’affiche à côté de Renvoyer l’e-mail d’invitation.

  

• Adresse confirmée. Dès qu’elle clique sur le lien de l’e-mail « Confirmez votre adresse e-mail », la page Adresse e-mail confirmée montre chaque invitation qui l’attend : qui l’invite, l’entreprise, le rôle et les domaines ouverts, avec Accepter (1). Les mêmes invitations s’affichent ensuite en haut de l’écran Votre entreprise.

  

Elle ne rejoint votre entreprise qu’avec Accepter, jamais automatiquement ; elle y arrive alors sans créer d’entreprise. Plus tard la laisse continuer sans accepter, et le lien de l’e-mail d’invitation reste valable jusqu’à son expiration. Voir Confirmer votre adresse e-mail.

Suivre les invitations

Sur la page Utilisateurs, cliquez sur Invitations, en haut à droite.

• Statut : En attente tant que l’invitation n’est pas acceptée, Expirée après 7 jours.
• Renvoyer envoie un nouvel e-mail, avec un nouveau lien valable 7 jours. Utilisez-le si l’invitation a expiré ou si l’e-mail s’est perdu (pensez aussi aux courriers indésirables).
• Pour annuler une invitation, cochez-la, puis cliquez sur Supprimer. Le lien envoyé ne marche plus.

Une invitation à la fois

Tant qu’une invitation est en attente pour une adresse, To Bill refuse d’en envoyer une deuxième : utilisez Renvoyer dans la liste des invitations.