Ihr Team einladen
Jede Person, die in To Bill arbeitet, hat ihr eigenes Konto mit eigenen Rechten. Sie laden sie per E-Mail ein; sie tritt Ihrem Unternehmen bei, sobald sie annimmt.
Bevor Sie beginnen
- Sie brauchen das Recht, Benutzer einzuladen (Benutzer · Erstellen). Standardmässig hat es nur der Administrator.
- Ihre E-Mail-Adresse muss bestätigt sein. Das verhindert, dass jemand, der ein Konto mit einer fremden Adresse eröffnet hat, weitere Personen hineinholt. Haben Sie sich mit Google oder Apple registriert, ist sie bereits bestätigt; sonst siehe Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.
- Das Business-Abonnement umfasst beliebig viele Benutzer.
- Für Ihren Treuhänder gibt es eine bessere Lösung als eine Einladung: Er betreut Ihr Unternehmen aus seinem Cockpit. Siehe Das Treuhand-Cockpit.
Die Einladung senden
Öffnen Sie das Menü Ihres Kontos unten links und dann Benutzer. Klicken Sie auf Hinzufügen (1).
Geben Sie die E-Mail der Person ein (1).
Wählen Sie ihre Rolle (2): Administrator, Mitglied, Betrachter oder Treuhänder. Die passenden Berechtigungen werden automatisch angekreuzt.
Passen Sie die Berechtigungen bei Bedarf an, Bereich für Bereich: Kreuzen Sie einen ganzen Bereich an oder klicken Sie auf jedes einzelne Recht (Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Senden …). Der Zähler zeigt, wie viele Rechte vergeben sind.
Klicken Sie auf Einladung senden. Die Meldung Einladung erfolgreich gesendet! bestätigt den Versand.
Ihre Adresse ist noch nicht bestätigt?
Die Seite zeigt es ganz oben an: «Um jemanden einzuladen, bestätigen Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse (…) mit dem Link in der Bestätigungs-E-Mail.», und Einladung senden bleibt ausgegraut. Klicken Sie auf Bestätigungs-E-Mail erneut senden (1), öffnen Sie die erhaltene E-Mail und klicken Sie auf ihren Link; kehren Sie dann zurück und laden Sie ein. Erneut senden in der Liste der Einladungen und Benutzer einladen in der mobilen App verlangen ebenfalls eine bestätigte Adresse.
Die Rolle Mitglied passt für die meisten Mitarbeitenden: Sie erlaubt im Alltag alles, ausser Benutzer, Einstellungen, Abonnement und Löhne zu verwalten. Die Rollen und Rechte im Detail finden Sie unter Benutzer, Rollen und Rechte.
Was die eingeladene Person erhält
Sie erhält eine E-Mail «… lädt Sie ein, … auf To Bill beizutreten» mit der Schaltfläche Einladung annehmen. Der Link ist 7 Tage gültig.
Geben Sie ihr diese Erklärungen weiter:
- Klicken Sie in der E-Mail auf Einladung annehmen. Die Seite … beitreten öffnet sich, mit dem Namen des Unternehmens: wer Sie einlädt, die Rolle und die Rechte, die Sie erhalten, und die Adresse, an die die Einladung gesendet wurde. Noch ist nichts angenommen.
- Sie sind nicht angemeldet: Klicken Sie auf Anmelden, wenn Sie mit dieser Adresse bereits ein To-Bill-Konto haben, sonst auf Konto erstellen, mit genau der eingeladenen E-Mail-Adresse. Danach kehren Sie zur Einladung zurück.
- Klicken Sie auf Annehmen: Sie gelangen in das Unternehmen, das Sie eingeladen hat. Später bringt Sie zu To Bill zurück, ohne anzunehmen; der Link in der E-Mail bleibt gültig, bis er abläuft.
Mit einer anderen Adresse angemeldet?
Eine Einladung lässt sich nur mit der E-Mail-Adresse annehmen, an die sie gesendet wurde. Sind Sie mit einer anderen Adresse angemeldet, sagt Ihnen die Seite das: Klicken Sie auf Konto wechseln und melden Sie sich mit der eingeladenen Adresse an.
Ist der Link abgelaufen, sagt die Seite das und nennt, wer Ihnen einen neuen senden kann.
Sobald die Einladung angenommen ist, wechselt die Person von der Liste Einladungen in die Liste Benutzer, mit der gewählten Rolle und den gewählten Rechten. Hat sie in To Bill bereits andere Unternehmen, wechselt sie mit der Auswahl oben im linken Menü zwischen ihnen.
Ein Konto, das ohne den Einladungslink erstellt wurde
Die eingeladene Person hat ihr Konto direkt erstellt, zum Beispiel über die Website von To Bill, ohne auf den Link in der E-Mail zu klicken? Sie muss nichts neu beginnen: Beim Beschreiben ihres Unternehmens zeigt To Bill ihr, dass eine Einladung auf sie wartet. Wie es weitergeht, hängt von ihrer E-Mail-Adresse ab.
Adresse noch nicht bestätigt. Der Schritt zeigt, dass eine Einladung auf diese Adresse wartet, und bietet Einladungs-E-Mail erneut senden (1) an: Der Link dieser E-Mail führt zur Einladung, wie oben beschrieben. Er hält auch fest, dass sie die Einladung an dieser Stelle sieht und mit einem Klick annimmt, sobald sie ihre E-Mail-Adresse bestätigt hat. Dazu öffnet sie die E-Mail «Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse», die sie bei der Registrierung erhalten hat, oder lässt sie sich mit E-Mail erneut senden im Hinweis darüber erneut zusenden; hat sie diesen Hinweis geschlossen, erscheint neben Einladungs-E-Mail erneut senden die Schaltfläche Bestätigungs-E-Mail senden.
Adresse bestätigt. Sobald sie auf den Link der E-Mail «Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse» klickt, zeigt die Seite E-Mail-Adresse bestätigt jede Einladung, die auf sie wartet: wer sie einlädt, das Unternehmen, die Rolle und die freigegebenen Bereiche, mit Annehmen (1). Dieselben Einladungen erscheinen danach oben im Schritt Ihr Unternehmen.
Sie tritt Ihrem Unternehmen nur mit Annehmen bei, nie automatisch; sie gelangt dann hinein, ohne ein eigenes Unternehmen zu erstellen. Später lässt sie weiterarbeiten, ohne anzunehmen, und der Link der Einladungs-E-Mail bleibt gültig, bis er abläuft. Siehe Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.
Die Einladungen verfolgen
Klicken Sie auf der Seite Benutzer oben rechts auf Einladungen.
- Status: Ausstehend, solange die Einladung nicht angenommen ist, Abgelaufen nach 7 Tagen.
- Erneut senden verschickt eine neue E-Mail mit einem neuen Link, der wieder 7 Tage gültig ist. Nutzen Sie es, wenn die Einladung abgelaufen ist oder die E-Mail nicht angekommen ist (prüfen Sie auch den Spam-Ordner).
- Um eine Einladung zurückzuziehen, kreuzen Sie sie an und klicken Sie auf Löschen. Der versendete Link funktioniert dann nicht mehr.
Eine Einladung pro Adresse
Solange für eine Adresse eine Einladung aussteht, verweigert To Bill eine zweite: Verwenden Sie in der Liste der Einladungen Erneut senden.