Arrumar os seus documentos no Drive
O Drive é o espaço de ficheiros da sua empresa. O próprio To Bill arruma lá os PDF das faturas, orçamentos e lembretes enviados, e os comprovativos das suas despesas. Acrescenta lá os seus próprios documentos: contratos, apólices de seguro, declarações. Para juntar um comprovativo a uma despesa, consulte Comprovativos e leitura automática.
Abrir o Drive
Clique no seu nome, no canto inferior esquerdo do menu, e depois em Drive. Também pode escrever «Drive» na pesquisa, no topo do ecrã. Consulte Pesquisar em todo o lado.
O menu Drive só aparece aos utilizadores com a permissão Drive · Ver. As outras ações têm cada uma a sua permissão: Drive · Transferir para a pré-visualização e a transferência, Drive · Carregar para acrescentar ficheiros e criar pastas, Drive · Eliminar para apagar. O To Bill só mostra os botões que a sua função permite. Consulte Utilizadores e funções.
As pastas protegidas
O próprio To Bill preenche as pastas marcadas como Protegido (1):
| Pasta | O que contém |
|---|---|
| Faturas | O PDF de cada fatura enviada, tal como o seu cliente o recebeu, arrumado por ano e por mês. |
| Cotações | O PDF de cada orçamento enviado. |
| Lembretes | O PDF de cada lembrete enviado. |
| Despesas | O comprovativo de cada despesa, tal como o largou, arrumado por ano e por mês em que foi acrescentado. |
| Faturas importadas | As faturas retomadas de outro programa. |
Uma pasta só aparece depois de conter um documento. Pode abrir, pré-visualizar e transferir estes ficheiros, mas não acrescentar, substituir nem apagar: são os comprovativos da sua contabilidade.
Em Despesas, cada comprovativo tem a data, o fornecedor e o montante com IVA da respetiva despesa, por exemplo «2026-09-28 Imprimerie du Lac Sàrl CHF 486.45.pdf». Mantém esse nome quando o transfere. Para um comprovativo concreto, o mais simples continua a ser abrir a despesa: aparece na página dela. Consulte Registar uma despesa.
Acrescentar os seus documentos
- Abra a pasta onde quer arrumar o documento, ou fique na Raiz.
- Para criar uma pasta, clique em Nova pasta, escreva o nome e clique em Criar.
- Para acrescentar ficheiros, clique em Novo (2) e escolha um ou vários, de 10 MB no máximo cada um. O To Bill confirma: Ficheiro enviado com sucesso.
Um ficheiro mantém o nome com que o acrescentou, incluindo acentos e espaços. Se acrescentar um ficheiro com o mesmo nome na mesma pasta, substitui o primeiro.
Nenhum comprovativo contabilístico nas suas pastas
Um talão ou uma fatura arrumado nas suas próprias pastas não está ligado a nenhuma despesa: não entra na sua contabilidade nem na sua declaração do IVA. Largue os comprovativos em Despesas › Adicionar: entram então sozinhos na pasta protegida.
Encontrar, abrir, apagar
- Pesquisar: escreva uma parte do nome na pesquisa, ou filtre por Tipo, Modificado em ou Tamanho.
- Ordenar: por Nome, por data de modificação ou por tamanho, com Ordenar por.
- Vista: em lista ou em grelha, com os dois botões no canto superior direito.
- Abrir uma pasta: clique nela. O caminho por cima da lista, por exemplo Raiz › Despesas › 2026 › Outubro, leva-o de volta a qualquer pasta superior com um clique; a seta à esquerda sobe um nível.
- Pré-visualização: clique num ficheiro. Um PDF aparece no To Bill, ajustado à largura, com o número de páginas, o zoom e o ícone de descarga (Descarregar o PDF); uma imagem aparece tal como está. Para os outros ficheiros (uma folha de cálculo, um arquivo comprimido…), a pré-visualização indica-o e propõe Descarregar. Nenhum ficheiro passa por um serviço externo para ser apresentado.
- Descarregar ou Eliminar: abra o menu … do ficheiro. Um ficheiro apagado não se recupera.
Ficheiro não encontrado
Um documento pode remeter para um ficheiro que já não está no armazenamento do To Bill, por exemplo porque foi eliminado. A pré-visualização mostra então Ficheiro não encontrado, sem Tentar novamente: tentar de novo não mudaria nada, e a descarga responde o mesmo. É a mesma mensagem para o comprovativo de uma despesa e o de um lançamento; carregue de novo o ficheiro se ainda o tiver. O PDF de uma fatura, de um orçamento ou de uma nota de crédito, por sua vez, é recriado a partir do documento guardado; só o original de uma fatura importada não pode sê-lo.
Base legal
- Os livros e os comprovativos contabilísticos conservam-se durante dez anos a contar do fim do exercício: art. 958f, n.º 1, do Código das Obrigações (CO).
- Têm de ser conservados com cuidado, ao abrigo de acessos não autorizados, e poder ser consultados a qualquer momento: art. 5, 6 e 8 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).