Ranger vos documents dans le Drive
Le Drive est l’espace de fichiers de votre entreprise. To Bill y range lui-même les PDF de vos factures, devis et rappels envoyés, et les justificatifs de vos dépenses. Vous y ajoutez vos propres documents : contrats, polices d’assurance, attestations. Pour joindre un justificatif à une dépense, voir Justificatifs et lecture automatique.
Ouvrir le Drive
Cliquez sur votre nom, en bas à gauche du menu, puis sur Drive. Vous pouvez aussi taper « Drive » dans la recherche, en haut de l’écran. Voir Rechercher partout.
Le menu Drive n’apparaît que pour les utilisateurs qui ont le droit Drive · Voir. Les autres actions ont chacune leur droit : Drive · Télécharger pour l’aperçu et le téléchargement, Drive · Téléverser pour ajouter des fichiers et créer des dossiers, Drive · Supprimer pour supprimer. To Bill ne montre que les boutons que votre rôle permet. Voir Utilisateurs et rôles.
Les dossiers protégés
To Bill remplit lui-même les dossiers marqués Protégé (1) :
| Dossier | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Factures | Le PDF de chaque facture envoyée, tel que votre client l’a reçu, rangé par année et par mois. |
| Devis | Le PDF de chaque devis envoyé. |
| Rappels | Le PDF de chaque rappel envoyé. |
| Dépenses | Le justificatif de chaque dépense, tel que vous l’avez déposé, rangé par année et par mois d’ajout. |
| Factures importées | Les factures reprises d’un autre logiciel. |
Un dossier n’apparaît qu’une fois qu’il contient un document. Vous pouvez ouvrir, prévisualiser et télécharger ces fichiers, mais pas en ajouter, en remplacer ni en supprimer : ce sont les pièces de votre comptabilité.
Dans Dépenses, chaque justificatif porte la date, le fournisseur et le montant TTC de sa dépense, par exemple « 2026-09-28 Imprimerie du Lac Sàrl CHF 486.45.pdf ». Il garde ce nom quand vous le téléchargez. Pour un justificatif précis, le plus simple reste d’ouvrir la dépense : il s’affiche sur sa page. Voir Saisir une dépense.
Ajouter vos documents
- Ouvrez le dossier où ranger le document, ou restez à la Racine.
- Pour créer un dossier, cliquez sur Nouveau dossier, tapez son nom, puis cliquez sur Créer.
- Pour ajouter des fichiers, cliquez sur Nouveau (2) et choisissez-en un ou plusieurs, 10 Mo au plus chacun. To Bill confirme : Fichier téléversé avec succès.
Un fichier garde le nom sous lequel vous l’avez ajouté, accents et espaces compris. Si vous ajoutez un fichier du même nom dans le même dossier, il remplace le premier.
Pas de justificatif comptable dans vos dossiers
Un ticket ou une facture rangé dans vos propres dossiers n’est relié à aucune dépense : il n’entre pas dans votre comptabilité ni dans votre décompte TVA. Déposez les justificatifs dans Dépenses › Ajouter, ils rejoignent alors le dossier protégé tout seuls.
Trouver, ouvrir, supprimer
- Rechercher : tapez une partie du nom dans la recherche, ou filtrez par Type, Modifié le ou Taille.
- Trier : par Nom, par date de modification ou par taille, avec Trier par.
- Affichage : en liste ou en grille, avec les deux boutons en haut à droite.
- Ouvrir un dossier : cliquez dessus. Le chemin au-dessus de la liste, par exemple Racine › Dépenses › 2026 › Octobre, vous ramène à n’importe quel dossier parent d’un clic ; la flèche à sa gauche remonte d’un niveau.
- Aperçu : cliquez sur un fichier. Un PDF s’affiche dans To Bill, ajusté à la largeur, avec le nombre de pages, le zoom et l’icône de téléchargement (Télécharger le PDF) ; une image s’affiche telle quelle. Pour les autres fichiers (un tableur, une archive…), l’aperçu le dit et propose Télécharger. Aucun fichier ne passe par un service extérieur pour être affiché.
- Télécharger ou Supprimer : ouvrez le menu … du fichier. Un fichier supprimé ne se récupère pas.
Fichier introuvable
Un document peut renvoyer à un fichier qui n’est plus dans le stockage de To Bill, s’il a été supprimé par exemple. L’aperçu affiche alors Fichier introuvable, sans Réessayer : réessayer n’y changerait rien, et le téléchargement répond de même. C’est le même message pour le justificatif d’une dépense et la pièce d’une écriture ; ajoutez de nouveau le fichier si vous l’avez encore. Le PDF d’une facture, d’un devis ou d’une note de crédit est, lui, recréé à partir du document enregistré ; seul l’original d’une facture importée ne peut pas l’être.