Ordenar sus documentos en el Drive
El Drive es el espacio de archivos de su empresa. To Bill guarda en él automáticamente los PDF de las facturas, presupuestos y recordatorios que envía, y los justificantes de sus gastos. Usted añade allí sus propios documentos: contratos, pólizas de seguro, certificados. Para adjuntar un justificante a un gasto, consulte Justificantes y lectura automática.
Abrir el Drive
Haga clic en su nombre, abajo a la izquierda del menú, y después en Drive. También puede escribir «Drive» en la búsqueda, en la parte superior de la pantalla. Consulte Buscar en todas partes.
El menú Drive solo aparece para los usuarios que tienen el permiso Drive · Ver. Las demás acciones tienen cada una su permiso: Drive · Descargar para la vista previa y la descarga, Drive · Subir para añadir archivos y crear carpetas, Drive · Eliminar para eliminar. To Bill solo muestra los botones que su rol permite. Consulte Usuarios y roles.
Las carpetas protegidas
To Bill rellena él mismo las carpetas marcadas como Protegido (1):
| Carpeta | Lo que contiene |
|---|---|
| Facturas | El PDF de cada factura enviada, tal como lo recibió su cliente, ordenado por año y por mes. |
| Presupuestos | El PDF de cada presupuesto enviado. |
| Recordatorios | El PDF de cada recordatorio enviado. |
| Gastos | El justificante de cada gasto, tal como lo subió, ordenado por año y por mes en que se añadió. |
| Facturas importadas | Las facturas traídas de otro programa. |
Una carpeta solo aparece cuando contiene un documento. Puede abrir, previsualizar y descargar estos archivos, pero no añadir, sustituir ni eliminar ninguno: son los justificantes de su contabilidad.
En Gastos, cada justificante lleva la fecha, el proveedor y el importe con IVA de su gasto, por ejemplo «2026-09-28 Imprimerie du Lac Sàrl CHF 486.45.pdf». Conserva ese nombre cuando lo descarga. Para un justificante concreto, lo más sencillo sigue siendo abrir el gasto: se muestra en su página. Consulte Registrar un gasto.
Añadir sus documentos
- Abra la carpeta en la que quiere guardar el documento, o quédese en la Raíz.
- Para crear una carpeta, haga clic en Nueva carpeta, escriba su nombre y haga clic en Crear.
- Para añadir archivos, haga clic en Nuevo (2) y elija uno o varios, de 10 MB como máximo cada uno. To Bill lo confirma: Archivo subido con éxito.
Un archivo conserva el nombre con el que lo añadió, acentos y espacios incluidos. Si añade un archivo con el mismo nombre en la misma carpeta, sustituye al primero.
No guarde justificantes contables en sus carpetas
Un tique o una factura guardados en sus propias carpetas no están vinculados a ningún gasto: no entran en su contabilidad ni en su declaración del IVA. Suba los justificantes en Gastos › Agregar; así pasan solos a la carpeta protegida.
Encontrar, abrir, eliminar
- Buscar: escriba una parte del nombre en la búsqueda, o filtre por Tipo, Modificado el o Tamaño.
- Ordenar: por Nombre, por fecha de modificación o por tamaño, con Ordenar por.
- Vista: en lista o en cuadrícula, con los dos botones de arriba a la derecha.
- Abrir una carpeta: haga clic en ella. La ruta encima de la lista, por ejemplo Raíz › Gastos › 2026 › Octubre, le lleva a cualquier carpeta superior con un clic; la flecha a su izquierda sube un nivel.
- Vista previa: haga clic en un archivo. Un PDF se muestra en To Bill, ajustado al ancho, con el número de páginas, el zoom y el icono de descarga (Descargar el PDF); una imagen se muestra tal cual. Para los demás archivos (una hoja de cálculo, un archivo comprimido…), la vista previa lo indica y propone Descargar. Ningún archivo pasa por un servicio externo para mostrarse.
- Descargar o Eliminar: abra el menú … del archivo. Un archivo eliminado no se puede recuperar.
Archivo no encontrado
Un documento puede remitir a un archivo que ya no está en el almacenamiento de To Bill, por ejemplo porque se eliminó. La vista previa muestra entonces Archivo no encontrado, sin Intentar de nuevo: volver a intentarlo no cambiaría nada, y la descarga responde lo mismo. Es el mismo mensaje para el justificante de un gasto y el de un asiento; vuelva a subir el archivo si todavía lo tiene. El PDF de una factura, un presupuesto o una nota de crédito, en cambio, se vuelve a crear a partir del documento guardado; solo el original de una factura importada no puede volver a crearse.
Base legal
- Los libros y los justificantes contables se conservan diez años a partir del final del ejercicio: art. 958f, apdo. 1, del Código de Obligaciones (CO).
- Deben conservarse con cuidado, protegidos de accesos no autorizados, y poder consultarse en todo momento: art. 5, 6 y 8 de la Ordenanza sobre la llevanza y la conservación de los libros contables (Olico).