Ihre Dokumente im Drive ablegen
Der Drive ist der Dateiablageort Ihres Unternehmens. To Bill legt dort selbst die PDF Ihrer gesendeten Rechnungen, Angebote und Mahnungen sowie die Belege Ihrer Ausgaben ab. Sie fügen Ihre eigenen Dokumente hinzu: Verträge, Versicherungspolicen, Bescheinigungen. Wie Sie einer Ausgabe einen Beleg beifügen, steht unter Belege und automatisches Auslesen.
Den Drive öffnen
Klicken Sie unten links im Menü auf Ihren Namen und dann auf Drive. Sie können auch oben am Bildschirm «Drive» in die Suche tippen. Siehe Alles finden mit der Suche.
Das Menü Drive erscheint nur für Benutzer mit dem Recht Drive · Anzeigen. Die übrigen Aktionen haben je ihr eigenes Recht: Drive · Herunterladen für Vorschau und Download, Drive · Hochladen zum Hinzufügen von Dateien und Erstellen von Ordnern, Drive · Löschen zum Löschen. To Bill zeigt nur die Schaltflächen, die Ihre Rolle erlaubt. Siehe Benutzer, Rollen und Rechte.
Die geschützten Ordner
To Bill füllt die als Geschützt (1) markierten Ordner selbst:
| Ordner | Was er enthält |
|---|---|
| Rechnungen | Das PDF jeder gesendeten Rechnung, so wie Ihr Kunde sie erhalten hat, nach Jahr und Monat abgelegt. |
| Angebote | Das PDF jedes gesendeten Angebots. |
| Mahnungen | Das PDF jeder gesendeten Mahnung. |
| Ausgaben | Der Beleg jeder Ausgabe, so wie Sie ihn abgelegt haben, nach Jahr und Monat des Hinzufügens abgelegt. |
| Importierte Rechnungen | Die aus einer anderen Software übernommenen Rechnungen. |
Ein Ordner erscheint erst, wenn er ein Dokument enthält. Sie können diese Dateien öffnen, in der Vorschau ansehen und herunterladen, aber keine hinzufügen, ersetzen oder löschen: Es sind die Belege Ihrer Buchhaltung.
Unter Ausgaben trägt jeder Beleg Datum, Lieferant und Betrag inkl. MWST seiner Ausgabe, zum Beispiel «2026-09-28 Imprimerie du Lac Sàrl CHF 486.45.pdf». Diesen Namen behält er auch beim Herunterladen. Für einen bestimmten Beleg ist es am einfachsten, die Ausgabe zu öffnen: Er erscheint auf ihrer Seite. Siehe Eine Ausgabe erfassen.
Ihre Dokumente hinzufügen
- Öffnen Sie den Ordner, in den das Dokument gehört, oder bleiben Sie in der Alle Dateien.
- Um einen Ordner anzulegen, klicken Sie auf Neuer Ordner, tippen seinen Namen ein und klicken auf Erstellen.
- Um Dateien hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu (2) und wählen eine oder mehrere aus, je höchstens 10 MB. To Bill bestätigt: Datei erfolgreich hochgeladen.
Eine Datei behält den Namen, unter dem Sie sie hinzugefügt haben, mit Umlauten, Akzenten und Leerzeichen. Fügen Sie eine Datei mit demselben Namen im selben Ordner hinzu, ersetzt sie die erste.
Keine Buchungsbelege in Ihren eigenen Ordnern
Eine Quittung oder Rechnung in Ihren eigenen Ordnern ist mit keiner Ausgabe verbunden: Sie fliesst weder in Ihre Buchhaltung noch in Ihre MWST-Abrechnung ein. Legen Sie Belege unter Ausgaben › Hinzufügen ab; sie kommen dann von selbst in den geschützten Ordner.
Finden, öffnen, löschen
- Suchen: Tippen Sie einen Teil des Namens in die Suche oder filtern Sie nach Typ, Geändert am oder Grösse.
- Sortieren: nach Name, Änderungsdatum oder Grösse, mit Sortieren nach.
- Ansicht: als Liste oder als Raster, mit den beiden Schaltflächen oben rechts.
- Einen Ordner öffnen: Klicken Sie darauf. Der Pfad über der Liste, zum Beispiel Alle Dateien › Ausgaben › 2026 › Oktober, bringt Sie mit einem Klick zu jedem übergeordneten Ordner zurück; der Pfeil links davon geht eine Ebene nach oben.
- Vorschau: Klicken Sie auf eine Datei. Ein PDF erscheint in To Bill, auf die Breite angepasst, mit Seitenzahl, Zoom und dem Download-Symbol (PDF herunterladen); ein Bild erscheint so, wie es ist. Bei anderen Dateien (eine Tabelle, ein Archiv…) sagt die Vorschau es und bietet Herunterladen an. Keine Datei geht für die Anzeige über einen externen Dienst.
- Herunterladen oder Löschen: Öffnen Sie das Menü … der Datei. Eine gelöschte Datei lässt sich nicht wiederherstellen.
Datei nicht gefunden
Ein Dokument kann auf eine Datei verweisen, die nicht mehr im Speicher von To Bill liegt, etwa weil sie gelöscht wurde. Die Vorschau zeigt dann Datei nicht gefunden, ohne Erneut versuchen: Ein neuer Versuch würde nichts ändern, und der Download antwortet gleich. Dieselbe Meldung gilt für den Beleg einer Ausgabe und den Beleg einer Buchung; laden Sie die Datei erneut hoch, wenn Sie sie noch haben. Das PDF einer Rechnung, einer Offerte oder einer Gutschrift wird dagegen aus dem gespeicherten Dokument neu erstellt; nur das Original einer importierten Rechnung kann nicht neu erstellt werden.