Payer les factures fournisseurs
La page À payer réunit les factures de vos fournisseurs qui ne sont pas encore payées, la plus urgente en premier. Vous les payez depuis votre e-banking, avec un fichier de paiement préparé par To Bill, puis vous les marquez payées.
Ouvrir la liste
Dans le menu, sous Achats, ouvrez À payer. Le bouton À payer de la page Dépenses y mène aussi.
- En haut, Total à payer, En retard et Échéance dans les 7 jours résument ce qui vous attend, par monnaie.
- Chaque ligne montre le fournisseur, le numéro de sa facture, l’Échéance (en rouge avec le nombre de jours de retard si elle est dépassée), l’IBAN et référence, le statut du Paiement et le Montant.
- L’onglet Payées, en haut à droite, liste les factures réglées, avec leur date de paiement.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la facture et la modifier.
Ajouter une facture fournisseur
Cliquez sur Ajouter une facture fournisseur (1). La page Nouvelle dépense s’ouvre.
Déposez la facture. Si elle porte une QR-facture, le fournisseur, l’IBAN, la référence, le montant et souvent l’échéance se remplissent seuls. Voir Justificatifs et lecture automatique.
Complétez la catégorie et la TVA comme pour toute dépense. Voir Saisir une dépense.
Dans la section Paiement, gardez Pas encore payée – à payer dans Payé par, puis vérifiez les informations de paiement.
Cliquez sur Enregistrer. La facture apparaît dans À payer.
Sans QR-facture, remplissez vous-même :
| Champ | Ce qu’il faut y mettre |
|---|---|
| IBAN du fournisseur | L’IBAN indiqué sur la facture. |
| Échéance | La date à laquelle la facture doit être payée. |
| Référence | Référence QR (27 chiffres) si l’IBAN est un QR-IBAN, Référence créancier (RF…) si la facture en donne une, sinon Sans référence (message). |
| Référence de paiement ou Message au fournisseur | La référence recopiée de la facture, ou un message de 140 caractères au plus, par exemple le numéro de la facture. |
| N° de facture du fournisseur, N° TVA du fournisseur | Pour retrouver la facture et justifier la TVA déduite. |
| Adresse du fournisseur | Au moins la Localité et le Pays : sans eux, la facture ne peut pas être payée par fichier de paiement. |
Un QR-IBAN demande une référence QR
Un IBAN dont le numéro de banque est entre 30000 et 31999 est un QR-IBAN. Il n’accepte que les paiements avec la référence QR à 27 chiffres de la facture. To Bill vous le signale : Cet IBAN est un QR-IBAN : choisissez « Référence QR ».
Les statuts
| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| À payer | La facture attend d’être payée. |
| Ordonnée | Elle est dans un fichier de paiement envoyé à la banque, avec sa date d’exécution. |
| Payée | Elle est réglée, à la date indiquée. |
| Incomplète (2) | Il manque quelque chose pour la payer par fichier. Survolez le statut pour voir quoi. |
Une facture est Incomplète pour l’une de ces raisons :
- L’IBAN du fournisseur manque.
- Seuls CHF et EUR se paient par fichier.
- Le montant manque. ou Le nom du fournisseur manque.
- Un QR-IBAN demande sa référence QR à 27 chiffres.
- Un IBAN étranger se paie seulement en EUR (SEPA).
- Il manque la localité ou le pays du fournisseur.
Ouvrez la facture, complétez ce qui manque, puis enregistrez.
Payer les factures
Deux façons de payer :
- Par fichier de paiement. Cochez les factures, cliquez sur Fichier de paiement (pain.001), puis importez le fichier dans votre e-banking. Les factures passent en Ordonnée. Voir Payer par fichier de paiement.
- Directement dans votre e-banking, par exemple en scannant la QR-facture avec l’app de votre banque. Marquez ensuite la facture payée dans To Bill.
Marquer des factures payées
Cochez les factures payées.
Dans la barre en bas de l’écran, cliquez sur Marquer payées.
Indiquez la date dans Payée le et le moyen de paiement dans Payé par. Si l’argent est parti d’un compte bancaire, choisissez lequel dans Depuis le compte bancaire.
Cliquez sur Marquer payées. Les factures passent dans l’onglet Payées.
Si votre comptabilité est tenue dans To Bill, le paiement y est passé en même temps : la dette envers le fournisseur (2000 Créanciers) est soldée par le compte choisi, par exemple 1020 pour la banque. Le message Le paiement est passé en comptabilité (2000 → banque). le confirme.
Quand le relevé bancaire arrive
Le paiement apparaît aussi sur votre relevé. Quand vous l’importez, To Bill reconnaît la facture grâce à la référence de paiement et la propose dans Comptabilité › Banque. Si vous avez déjà marqué la facture payée, la ligne du relevé se relie à ce paiement : il n’est pas compté deux fois. Voir Rapprocher les paiements.
Dans l’autre sens, une facture rapprochée depuis la banque reste À payer ou Ordonnée dans cette liste : marquez-la payée. To Bill voit que son paiement est déjà comptabilisé et ne le passe pas une seconde fois.
Remettre une facture à payer
Une facture ordonnée par erreur, ou marquée payée trop tôt : cochez-la, puis cliquez sur Remettre à payer. Si son paiement est déjà comptabilisé ou rapproché d’une ligne du relevé, To Bill refuse : annulez d’abord le rapprochement dans Comptabilité › Banque, ou extournez l’écriture dans le journal.
Un fichier déjà envoyé
Remettre à payer une facture Ordonnée n’annule pas l’ordre à la banque. Si le fichier est déjà importé dans votre e-banking, supprimez aussi le paiement là-bas, sinon le fournisseur sera payé.
Base légale
- Les dettes envers les fournisseurs font partie de la comptabilité des créanciers, un livre auxiliaire que l’entreprise doit tenir selon sa taille : art. 1 al. 3 Olico.
- Avec le décompte TVA selon les contre-prestations convenues, l’impôt préalable se déduit dès la réception de la facture ; avec les contre-prestations reçues, au paiement : art. 40 al. 1 et 2 LTVA.
- La QR-facture et ses références suivent la norme de SIX : Swiss Payment Standards, QR-facture.